Outlook 2013 : La gestion du temps

Gérer un rendez-vous simple

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Cette séquence vous montre comment gérer un rendez-vous simple, le déplacer, le modifier ou encore l'effacer.
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Transcription

Nous allons maintenant voir comment on peut gérer un rendez-vous. Imaginons que le rendez-vous que nous avons pris précédemment, pour le 19 février 2014, eh bien, il y a un petit souci avec ce rendez-vous. Quel est ce souci, me direz-vous ? Il est tout simple: le client nous appelle, enfin, le prospect nous appelle en nous disant : « Ah, écoutez, 9 heures 35, ça me va pas trop, est-ce qu'on pourrait pas déplacer ce rendez-vous cet après-midi ». Voilà une affaire qui est importante, parce que c'est assez fréquent que l'on prenne un rendez-vous et puis qu'on soit amené à le déplacer, voire à changer sa durée. Eh bien, donc c'est possible de faire ça, pour changer, donc, un rendez-vous, première chose à faire, c'est de venir sur le rendez-vous en question. Une fois que vous êtes sur le rendez-vous en question, vous avez la possibilité tout simplement de cliquer dessus une fois, pour accéder, donc, aux différents éléments que nous avons vus, lorsque nous avons enregistré ce rendez-vous. Nous pouvons modifier l'alarme, par exemple, nous avons la possibilité d'ouvrir le rendez-vous pour modifier aussi les informations qui sont dedans, et nous pouvons aussi en mode Affichage Jour, par exemple, eh bien, tout simplement modifier l'heure de début de ce rendez-vous, l'heure de fin, voire la durée. Attention à la durée, rappelez-vous de la loi de Parkinson. Comme quoi, il faut toujours fixer une durée, un événement dans un calendrier, parce que, si vous ne fixez pas de durée, eh bien, vous allez prendre un temps infini pour faire la tâche en question. Donc là, le rendez-vous en question, eh bien, le client me dit, moi, c'est pas bon, c'est pas 9 heures 35, c'est 10 heures, et, donc, je me dis: « Tiens, le rendez-vous, il va peut-être être un peu plus long, parce que le client m'a donné de nouvelles informations au téléphone, le prospect m'a donné de nouvelles informations ». Donc, j'agrandis mon rendez-vous jusqu'à midi. Eh bien, vous voyez que pour faire cela, j'ai tout simplement cliqué sur le Rendez-vous et j'ai utilisé ces petites poignées. A l'aide de ces poignées, de la poignée haute, je peux changer l'heure de démarrage de mon rendez-vous et a l'aide de la poignée basse, je peux changer l'heure de fin de mon rendez-vous. Donc, ça, c'est quand-même extrêmement pratique. Si maintenant je suis en affichage, par exemple, Semaine de travail et que le client me dit : « Mais Monsieur, ce n'est plus 19 que je peux vous recevoir, mais c'est le 18 ». Je prends mon Rendez-vous, je glisse et je l'amène donc le dix-huit. Je l'amène le 18 ou le 20, à une autre heure, d'ailleurs, hein. Il est possible donc de se positionner absolument où on le souhaite, de manière à déplacer donc très facilement ce rendez-vous. Donc, vous avez cette première approche qui consiste à glisser-déplacer. Vous avez une deuxième approche qui consiste à double cliquer sur votre rendez-vous et à changer les valeurs tout simplement dans ces cases-là. Ici, au lieu de dire mardi18, je vais dire que le rendez-vous, eh bien, c'est, par exemple, le 20, que c'est le 20, à très exactement 11 heures trente, et je fais Enregistrer, Fermer, mon rendez-vous, donc, change de position. Donc, à vous de voir, hein, ce qui vous semble le plus simple, mais sachez donc, qu'il est possible de modifier un rendez-vous absolument comme bon nous semble. Nous avons aussi la possibilité, lorsque nous sélectionnons ce rendez-vous, de le glisser, de le glisser, de venir le déposer dans un autre calendrier, pourquoi pas, je vais allumer ce calendrier. Vous voyez, Prospect, société Graphico. Ben, maintenant je l'ai mis dans le calendrier qui est sur le serveur Microsoft Exchange de l'entreprise. Donc, vous pouvez prendre un rendez-vous d'un calendrier et l'amener dans un autre calendrier, absolument comme bon vous semble, il suffit de déplacer. Alors, attention quand vous déplacez, comme je viens de le faire, vous voyez que cela génère une copie. Donc, si copie, il y a, il faut penser à supprimer l'original. Donc, supprimer l'original, c'est pas très compliqué. Une fois que vous avez déplacé votre rendez-vous, dans l'autre calendrier, vous remarquez que là, je l'ai déplacé à la même date, je prends l'original, je clique dessus et donc une fois que j'ai cliqué dessus, je n'ai plus qu'à appuyer sur la touche Suppr pour l'effacer. Donc, sinon j'ai une copie, je trouve mon rendez-vous de deux côtés, ça peut être aussi une option. Voilà, donc, j'efface ça de ce calendrier-là, ici. Voilà, donc, les différentes possibilités que vous avez pour gérer un rendez-vous.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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