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L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Gérer ses absences

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Appliquez le gestionnaire d'absence du bureau. Vous allez pouvoir déterminer la période d'absence et en informer automatiquement les personnes qui vous envoient un e-mail pendant ce laps de temps.
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Transcription

Nous allons parler d'un outil transverse de la totalité des modules d'Outlook qui va me permettre de prévenir les personnes qui essaient de me contacter pendant la période des congés. C'est ce qui s'appelle je gestionnaire d'absence de bureau. Ce gestionnaire d'absence de bureau que vous allez pouvoir retrouver dans chaque onglet outil de chaque module. Vous voyez ici, je suis dans le courrier j'ai bien ici dans l'onglet outil, le gestionnaire d'absence de bureau. de la même façon que je vais le trouver au niveau de l'onglet outil du calendrier exactement de la même façon, au niveau de l'onglet outil des contacts, des tâches etc, etc. Donc ça veut bien dire que ça va être un outil qui va être transverse à la totalité de mes modules. Allons voir ensemble cet outil. Cet outil va me permettre de sélectionner un message lorsque les utilisateurs vont essayer de me joindre alors que je suis absent. Je vais d'abord définir sur quel compte je veux que ce message reparte. Donc ici c'est mon compte de Robert Redford, voyez que Gérard Lambert apparaît mais avec un petit point d'exclamation, tout simplement c'est parce qu'il a partagé un agenda avec moi, mais pas assez pour que je puisse travailler en son nom. Donc je vais décider d'envoyer les réponses automatiques pour le compte de Robert Redford, dans la première partie en haut, c'est un message que je vais pouvoir planifier pour les personnes de mon entreprise. donc les personnes internes et là je vais pouvoir marquer, je serai en congé du 15 au 25 novembre 2015, je vais définir bien évidemment d'activer ce gestionnaire d'absence du bureau et de renvoyer des réponses automatiques uniquement d'une date et d'une heure précise à une autre date, et ça c'est vraiment très pratique, rappelez-vous qu'avant, on ne pouvait pas le planifier. On était obligé de le mettre en place quand on partait. Donc, là moi je vais mettre ça en place le 15 à 8 heures, pour revenir le désactiver, le 25 à 8 heures également. voilà. et ici c'est le 25 Donc première étape, j'ai défini ici, le message qui va être envoyé à mes collègues en quelque sorte, c'est à dire les personnes qui sont dans la même entreprise que moi. Mais je pourrais également définir ici un message qui sera ici destiné aux personnes extérieures à mon entreprise. Donc c'est ce que je vais venir faire ici, je vais donc venir re-saisir je serai de congé, du 15 au 25 novembre vous pouvez contacter mon assistante au... etc, etc. Donc ça c'est le message qui sera spécifique aux personnes externes Mais même parmi les personnes externes je peux encore réduire. Plutôt que de dire : c'est toutes les personnes ici qui sont extérieures à mon entreprise je peux dire attention, moi je veux renvoyer ce message mais exclusivement aux personnes qui sont dans ma liste de contact, et liste de contact entendons-nous bien c'est vraiment les contacts tels que nous les avons crées ensemble précédemment, donc ceux qui sont ici. Donc voila comment je peux définir un message standard pour mes collègues, et un message pour l'extérieur, bien évidemment que je peux réduire à la liste de mes contacts. Voila donc ce que je vais obtenir lorsque je vais cliquer sur ok, Attention je précise bien que là, pour l'instant mon gestionnaire d'absence du bureau n'est pas mis en place, donc si vous essayez de m'envoyer un mail je vais le recevoir et je vais pouvoir le traiter. Il ne se mettra en place qu'à la date et à l'heure voulue, et s'enlèvera automatiquement à la date et heure qui ont été planifiées. Voila notre nouvel outil d'assistance de gestion d'absence du bureau encore une fois que vous allez pouvoir trouver quel que soit en fin de compte le module Outlook.

L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Prenez en main les fonctionnalités d’Outlook pour Mac 2016. Envoyez des e-mails, organisez votre boîte de réception, gérez efficacement vos contacts, vos calendriers et vos tâches.

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Date de parution :17 nov. 2015
Mis à jour le:7 nov. 2016

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