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L'essentiel de SharePoint 2016

Gérer les versions principales et secondaires

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Allez plus loin grâce aux fonctionnalités des versions principales, des versions secondaires ou des brouillons. Vous verrez également comment améliorer la visibilité du document.
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Transcription

Deuxième étape : nous allons mettre en place dans cette bibliothèque des versions principales et des versions secondaires. Donc je reviens au niveau des paramètres de la bibliothèque, je redéveloppe les Paramètres de contrôle de version. Et je vais bien lui dire : cette fois-ci, je veux des versions principales, certes, mais également des versions secondaires. Je vais lui demander deux versions secondaires par version principal mais surtout et c’est cela qui m’intéresse le plus, à partir du moment où nous mettons en place des versions secondaires, c’est ce qu’on appelle des brouillons. Or, dès qu’on va choisir ici : Créer des versions principales et secondaires, je vais avoir également quelque chose qui va me permettre de dire qui peut voir les brouillons et je vais pouvoir choisir uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments. Ce qui va me permettre de pouvoir créer des documents, travailler en modification avec mon équipe sur des documents et lorsque je déciderais de les passer en version principale, visualiser ces documents par tout le monde et non pas uniquement les personnes qui sont en modification sur la bibliothèque. Nous allons donc maintenant rajouter un nouveau document. Voilà qui est fait. Nous pouvons vérifier qu’il y a bien marqué Télécharger des fichiers mais surtout que la nouvelle version va remplacer un fichier existant s’il existe déjà, alors que tout à l’heure, nous n’avions pas ce comportement-là. Et je suis pour l’instant en version 0.1. Donc Sabine ici voit le document. Si je viens vous montrer ce qui se passe avec Nicolas, Nicolas, lorsqu’il va actualiser sa page, va voir le document puisqu’il fait partie des personnes qui peuvent modifier. Par contre, si je vous montre ce qui se passe pour l’instant avec notre utilisatrice qui est Diana, qui ne peut que visualiser des documents, vous voyez qu’en tout et pour tout, elle ne voit que la version principale. Donc je vais retourner en tant que Nicolas faire des modifications sur le document, alors modifications qui, encore une fois, peuvent être des modifications à l’intérieur du document, comme sur les propriétés. Donc je vais rajouter par exemple un seuil. Ça devient donc une version 0.2. Je vais repasser cette fois en tant que Sabine. J’actualise la page et je viens ouvrir le document pour faire une modification. Modifier dans le navigateur. Je viens passer le titre en rouge et en gras et je repars dans ma bibliothèque et nous en sommes bien, cette fois-ci, à une version 0.3. Or, à un moment, que ça soit Nicolas ou moi-même, nous estimons que cette version est mûre pour être rendue visible auprès des autres utilisateurs. Nous allons donc pouvoir, toujours par l’intermédiaire du menu contextuel ici, venir dans les Options avancées pour trouver quelque chose qui s’appelle Publier une version principale. N’oubliez pas que vous avez la possibilité de le faire également au niveau de la barre d’outils ou au niveau de l’onglet FICHIERS. Je peux rajouter un commentaire : ok pour publication. Et je valide. Donc je suis passée en version 1.0. Ce qui fait que maintenant, bien évidemment nous allons voir ce que ça donne quand un utilisateur ne peut pas modifier, ne peut que lire et j’ai bien Diana qui peut voir le fichier en version 1.0. À tout moment, si des modifications supplémentaires ont été mises en place, que ça soit Sabine ou Nicolas qui ont le droit pour pouvoir le faire, on peut venir dire : moi, en fin de compte, je trouve que cette version principale, elle n’a pas lieu d’être, nous devrions rétrograder ce document en version secondaire. Je vais pouvoir faire l’effet inverse, à savoir ici, retirer la publication de cette version, repassant bien en 0.3 et si on vient vérifier maintenant pour le contexte de Diana, juste visiteur, elle ne voit à nouveau plus ce document. Ce document aurait été en version non pas 0.3 mais 1.3, Diana ne verrait à nouveau que la version 1.0. Voilà comment on peut décider de gérer ce qui s’appelle une notion de visualisation, de visibilité pour les utilisateurs qui ne sont pas des utilisateurs qui doivent modifier le contenu mais juste le consommer par l’intermédiaire des brouillons générés par ce qui correspond aux versions principales et secondaires. Donc c’est le paramétrage que nous retrouvons ici. J’aurais pu également choisir de visualiser ces documents pour tout le monde même en lecture dès qu’on appliquait en fin de compte ou qu’on crée une version secondaire. L’utilisation des brouillons, vraiment sa plus-value, c’est de pouvoir limiter justement à uniquement les utilisateurs pouvant modifier

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Date de parution :29 mars 2017

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