​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Gérer les tâches

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Dans le module Calendrier d'Outlook, vous allez pouvoir exploiter, gérer et rechercher les différentes tâches.
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Transcription

Dans Outlook, nous avons plusieurs possibilités de gérer des actions à faire, soit dit en passant des « tâches ». Première possibilité, venir dans le module des tâches ici, et venir créer une nouvelle tâche, ayant bien évidemment, dans un tout premier temps, un objet, par exemple « envoi du courrier », avec une date de début, qui peut être la date du jour ou un autre jour, une date de fin, donc une échéance, la possibilité de définir un rappel, son état, sa priorité, et des options supplémentaires dans un onglet supplémentaire qui s'appelle « Détails ». J'enregistre cette tâche, voilà qui est fait. J'ai donc bien une tâche qui apparaît ici, puisque je l'ai créée directement à partir du module de tâches. Maintenant, revenons au module qui nous intéresse le plus souvent, à savoir l'élément « courrier ». C'est celui avec lequel nous travaillons toute la journée et là, vous voyez, j'ai reçu par exemple un mail de mon collègue Laurent Valente qui m'indique qu'il y a des informations à préparer en vue d'un séminaire. Je n'ai pas le temps de traiter immédiatement son mail, par contre je peux exploiter ce qui s'appelle ses « indicateurs » ici et en venant faire un clic avec le bouton droit sur mon état de petit drapeau, je vais pouvoir choisir, avec ce qu'on appelle des échéances prédéfinies, « Aujourd'hui », « Demain », « Cette semaine » ou « Personnalisé ». Si je viens choisir ici un indicateur personnalisé, je peux définir également, par exemple une date d'échéance, un rappel, etc. Ce que je viens de créer ici et que vous pouvez visualiser par cet intermédiaire de petit drapeau, bien évidemment, je peux le ré-exploiter, et quelle que soit l'échéance, sur n'importe quel élément de type mail. Mais on ne se rend pas très bien compte, ce que vous venez de créer ici finalement, ce sont également des tâches, et ces tâches, je vais pouvoir les visualiser de plusieurs façons. Bien sûr, dans le module des tâches. Si je reviens ici, je m'aperçois bien que j'ai les deux tâches qui correspondent à ce que je viens de définir, là et là, mais je pourrais également les visualiser de façons différentes en venant rajouter ici ce qui s'appelle un « dossier de recherche ». Je viens ici choisir « Dossiers de recherche », nouveau dossier de recherche, et c'est ce que je veux avoir en termes d'indication de suivi. Ce sont ces fameux petits drapeaux que nous avons. Donc, si je viens lui demander ici de me créer un dossier de recherche, de courrier avec indicateur de suivi, je valide. J'ai ici mon dossier de recherche que bien évidemment je peux faire glisser, remonter dans les favoris, et quand je viens voir ce qui correspond ici à « Pour le suivi », vous voyez, ce sont les deux éléments que j'ai marqués avec les petits drapeaux. Attention, ceci ne concerne bien évidemment que les éléments que j'ai créés à partir de mon module de courrier. Autre possibilité également, et je reviens à nouveau ici sur l'affichage de ma boîte de réception, c'est de travailler avec les affichages nombreux et variés dans Outlook, et donc venir ici dans l'onglet « Affichage », choisir de rajouter ce qui s'appelle la « barre des tâches ». Une barre des tâches que je peux alimenter avec différentes options, les prochaines réunions et rendez-vous sur mon calendrier, mais surtout avec les tâches. Du coup, vous voyez que je récupère ici non plus que les éléments que j'ai créés à partir de mon module courrier, mais la vision de toutes mes tâches, ce qui me permet bien évidemment, le matin, si j'arrive un peu plus tôt, voyez, j'ai marqué plusieurs choses à faire, de ne pas être obligée d'ouvrir tous mes éléments de ma boîte de réception ou ce qui se trouve ici dans mes sous-dossiers, parce que j'aurais pu le faire également ici, et voyez que c'est automatique, mais de venir juste ici sur cet élément de synthèse, dire que j'aimerais bien voir l'élément de tâche que j'ai créé, vous savez à partir du mail de mon collègue qui est donc ici « Préparation du séminaire ». J'ai créé et fait ce que j'avais à faire comme information pour le séminaire, peut-être que j'ai renvoyé un mail. Bref, j'ai traité cette action. Maintenant, je n'ai plus besoin de conserver ceci, il me suffira de venir simplement cliquer sur le petit indicateur qui n'apparaît plus ici dans la liste de ce que j'ai à faire, et je le vois maintenant apparaître ici avec un V vert voulant indiquer tout simplement que j'ai réalisé mon action. Si nous allons même un peu plus loin, nous pourrons visualiser que ce qui a été ouvert en termes d'onglet contextuel supplémentaire, c'est bien « l'outil des tâches ». Cela veut dire que sans quitter mon module de courrier ici, j'ai travaillé exactement comme si j'étais ici, au niveau de mon module des tâches, en disant, par exemple celui-ci, j'ai fait ce que j'avais à faire, ma tâche, je l'ai déclarée comme étant terminée. Elle n'apparaît plus ici et bien évidemment, je ne la verrai plus non plus ici sur le côté. Bref, pour travailler avec les tâches et surtout rechercher des tâches, les retrouver, bien sûr vous pouvez utiliser le module de tâches ici et bien évidemment la recherche, mais vous pouvez également utiliser, directement à partir du module courrier, la barre des tâches qui vous permet de faire de la même façon, et ça vous permet de la même façon, de définir si vous voulez le voir par échéance, par catégorie, par dossier, par type, par importance. N'oubliez pas que si vous voulez voir ce qui est suivi juste au niveau, cette fois-ci, des éléments mail, vous le retrouvez également ici dans le dossier de recherche « Pour le suivi ». Donc, plusieurs possibilités de créer, de gérer et de retrouver des tâches dans Outlook version 2016.

​Outlook 2016 : Astuces et techniques

​Optimisez votre utilisation d’Outlook 2016. Exploitez le module Courrier, prenez en main le travail collaboratif avec les modules Calendriers et Personnes, etc.

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Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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