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Gérer les statuts de présence

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Vous allez découvrir comment gérer les statuts de présence. D'où proviennent-ils ? Comment les personnaliser ? Nathalie Roussel répond à vos questions.
09:59

Transcription

Nous allons aborder maintenant un sujet capital dans Skype Entreprise, et ce sujet correspond certainement à des petites vignettes de couleurs que vous avez vu apparaitre dans la vidéo précédente, c’est ce qu’on appelle les « statuts de présence». Ces statuts de présence qui correspondent pour la plupart du temps ce que l’on utilise le plus souvent, à une petite vignette verte pour « disponible », rouge pour « occupé » et sens interdit pour « ne pas déranger». Vous allez pouvoir, au fur et à mesure, constater que ce statut arrive et provient de différentes sources. Dans un tout premier temps, Skype Entreprise va récupérer ce qui apparait dans votre calendrier Outlook. Je prends un exemple : si une réunion est planifiée dans mon agenda Outlook, mon statut apparaitra automatiquement comme étant « En réunion » dans Skype Entreprise. Lorsque je suis par exemple dans une communication audio ou vidéo directement à partir de Skype Entreprise, mon indicateur de présence va apparaitre également comme étant « Occupé », il va même me rajouter une indication supplémentaire disant que je suis « En communication », donc de provenance Outlook la messagerie, mais également la partie qui correspond à mon activité dans Skype Entreprise. Mais il y a une troisième partie également qui est le fait que manuellement, je peux changer également mon statut de présence. imaginons que je n’ai rien planifié sur mon agenda Outlook mais que par contre je désire rester tranquille, j’ai un gros dossier à travailler, je ne veux pas être dérangé. Je vais pouvoir donc moi, particulièrement à un instant spécifique, mais décider de changer mon statut et le passer avec le petit sens interdit qui dira aux autres personnes « ne pas me déranger ». Je pourrais même fournir effectivement des informations supplémentaires en termes d’activités ou en termes d’emplacement. Vous allez voir que ce statut «ne pas déranger», nous en reparlerons à postériori puisqu’il va correspondre réellement à ce que l’on a également en termes de travail, de communication avec des personnes qui vont être affectées à un critère de confidentialité particulier, qui est ce qu’on appelle « les groupes de travail ». Mais voilà, pour bien expliquer en fin de compte les statuts de présence. Donc ça, on l’a vu de façon théorique, passons donc voir tout de suite maintenant dans l’application et vous pouvez constater ici que, effectivement, j’ai des statuts qui correspondent à des petites vignettes de couleurs. Regardons déjà le mien, regardez que moi je suis marquée étant en vert, donc disponible mais je pourrais effectivement dire comme l’exemple que je vous ai cité précédemment, j’ai beau ne rien avoir sur mon agenda, je ne veux pas qu’on me dérange et je vais mettre ici « Ne pas déranger ». Je pourrais même rajouter une petite note ici, en disant « dossier important à valider ». Donc, comme ça peut être qu'on va me laisser tranquille. Je pourrais définir l’emplacement en définissant que je suis « en salle Rabelais ». Voilà. Donc ça c’est les informations, bien évidemment, que mes contacts vont pouvoir visualiser. Dans une certaine partie, nous reverrons ça dans le détail tout à l’heure. Vous voyez que pour l’instant, mes autres contacts bah sont, ce que l’on appelle et je vous le remontre ici, « inactifs ». Ça veut dire qu’ils ont pas fait grand chose depuis un certain temps. Mais comme ici je porte double casquette, j’ai le client Skype Entreprise à l’affichage que vous voyez, mais je tiens également le rôle de mon collègue qui est Laurent Valente qui est connecté sur la machine d’à coté, je vais lui demander à Laurent Valente, voilà c’est fait, de changer son statut. Il est donc passé ici en « disponible » et je revois bien ici ma petite vignette verte apparaitre. Je vais demander à Laurent de passer en statut « Ne pas dérange r», voilà qui est fait. Vous voyez qu’automatiquement, c’est pour ça que l’on appelle ça de la communication instantanée. Il n’y a pas d’attente, c’est immédiat, je vois bien ce qui se passe. Et puis je continue, je vais toujours demander à Laurent de venir mettre « de retour dans quelques petites minutes », et voilà à quoi correspond en fin de compte ces indications de présence. Alors revenons mettre Laurent en statut « disponible ». Voilà qui est fait. Maintenant, voyons voir également à quel endroit je vais retrouver ces informations de présence. Je vais les retrouver, non pas uniquement dans l’affichage ici qui est le premier onglet en visu qui s’appelle « les groupes », c’est le classement, mais dans le deuxième ici qui s’appelle le « Statut ». Et du coup regardez que j’ai bien ici Laurent Valente qui est en statut « en ligne», par contre Augusto et Nathalie Roussel sont absents. Alors maintenant, je vais vous parler de mon client. Mon client, rappelez-vous, que j’ai rajouté tout à l’heure est en « Présence inconnue » En fin de compte, qu’est-ce que j’ai fait? Je suis allée chercher un contact que j’ai dans Outlook. Mais peut être que ce client, bah, ne travaille pas du tout sur Skype Entreprise et donc sa présence ne m’est pas connue. Donc ça c’est quelque chose qui peut arriver avec effectivement des contacts extérieurs et que vous avez rajouté, ou pour la raison suivante, c’est que l’entreprise du client a bloqué le fait de diffuser ses informations de présence. Donc regardez également si ça vous arrive chez vous et contacter votre client pour savoir s’il travaille bien avec Skype Entreprise, et dans ce cas là peut être que c’est juste la détection de présence qui est bloquée. Donc, je vais demander de la même façon à, bah tiens on va changer, je vais demander à Augusto qui est mon autre collègue de changer effectivement à nouveau son statut de présence et je vais lui demander de passer en « disponible » et regarder qu’automatiquement, j’ai bien l’information qui est arrivée. Donc ce qui fait que moi, toutes les informations en tant que Sabine que je change ici, bien évidemment mes autres collègues vont les voir immédiatement. Donc voilà, deux affichages par groupe, par statut bien évidemment, mais je vais vous montrer également autre chose et je sors de Skype dorénavant, parce que regardez, je repasse dans Outlook là, et dans Outlook, bah j’ai reçu notamment ici un mail d’Augusto Simoes. Regardez qu’ici je vois bien cette petite vignette verte. Je vois bien ici à coté de ce qui aurait pu être sa photo une bande verte qui m’indique bah son statut. Et de la même façon si je demandais à Augusto de changer à nouveau son statut pour le passer en « occupé », regardez c’est immédiatement réalisé que je vois ce statut. Ce qui veut dire quoi? Ce qui veut dire que ces statuts, en fin de compte, de présence, je ne vais pas les avoir que dans Skype Entreprise, mais je vais les retrouver dans Outlook, alors que ce soit d’ailleurs au niveau de la messagerie, comme au niveau de l’agenda. Si votre entreprise utilise un intranet, de type SharePoint par exemple, vous retrouverez également ces indicateurs de présence dans Sharepoint. Donc voilà en fin de compte le but et l’utilisation de ces statuts de présence. Maintenant je reviens sur un autre sujet qui peut être important puisqu’on a parlé du « Ne pas déranger ». Et c’est celui que je viens remettre. « Ne pas déranger », ça veut dire que si on essaie de me contacter, je ne vais pas avoir à l’affichage, je vous l’ai dit cette petite fenêtre sur le coté, qui m’indique que par exemple Laurent essaie de me contacter. Pourquoi? Parce que je ne veux pas être dérangé Donc il n’y a aucune raison, bah que comme si c’était mon téléphone, je ne veux pas qu’il sonne, donc je le mets sur le son muet ou sur vibreur. C’est le même principe, ici, dans Skype Entreprise. Si ce n’est que je peux définir par « Contacts », ici ce que l’on appelle le « niveau de confidentialité ». Alors c’est quoi le « niveau de confidentialité » ? Par défaut, mes collègues sont dans ce qui s’appelle les « Collègues ». Moi, ce niveau de confidentialité va surtout surtout me servir à une chose : c’est que je veux quand même malgré tout être prévenue, même si je suis en statut « Ne pas déranger », lorsque ces certaines personnes qui essaient de me joindre, parce que c’est peut-être important. Et du coup, ces personnes-là, il faut qu’elles aient un statut de niveau de confidentialité de type « Groupe de travail ». Et ce qui fait que si maintenant j’ai rajouté Augusto Simoes mais je peux le faire également ici par exemple, Laurent Valente, en termes de « Groupe de travail », mais ces deux personnes lorsqu’elles vont essayer de me contacter même si je suis en statut ici « Occupé », « Ne pas déranger » même, bah j’aurais bien leurs informations qui apparaîtra en bas, à droite de mon écran. Donc ça c’est vraiment important à prendre en ligne de compte, c’est cette liaison qu’il y a avec certains statuts, avec certaines actions et bien évidemment, l’affectation du niveau de confidentialité de certaines autres personnes. Niveau de confidentialité, vous voyez que par exemple, je n’ai absolument pas modifié ici pour Nathalie Roussel qui est donc un contact extérieur et qui a été automatiquement d’ailleurs identifié par le système. Je vous laisserais regarder, vous avez différents statuts au niveau de confidentialité : les « familles, les amis », le « groupe de travail » c’est le plus important, les « Contacts extérieurs » ils sont catégorisés automatiquement, mais on peut également « bloquer » des contacts parce qu’on veut pas être dérangé du tout, même si on n’a pas le statut « Ne pas déranger », pendant un certain temps par ces personnes-là. Donc voilà, en fin de compte, les utilisations de ce qu’on appelle la « Détection de présence » et ses fameux indicateurs. Nous allons revoir bien évidemment tout de suite après les actions que l’on va pouvoir faire, tant qu’à faire, quand les personnes seront bien évidemment disponibles.

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Date de parution :21 juin 2016

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