Outlook 2010 : Astuces et techniques

Gérer les réponses automatiques

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Une règle un peu particulière permet de répondre automatiquement aux messages. Par exemple, en cas d'absence, vous pourrez personnaliser votre réponse en fonction du contexte.
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Transcription

Il y a une règle très intéressante à l'intérieur d'Outlook, qui est le gestionnaire d'absence. Le gestionnaire d'absence est une règle un petit peu particulière telle que vous pouvez avoir une réponse automatique pendant l'absence que vous pouvez avoir au bureau ou l'absence que vous pouvez avoir dans l'entreprise. Pour y accéder, vous utilisez l'onglet Fichier et vous avez un bouton Réponses automatiques qui se trouve dans la section Informations -au pluriel- du côté gauche. Je clique sur Réponses automatiques. Il apparaît alors un dialogue qui, par défaut, me dit : Ne pas envoyer de réponse automatique. Je vais donc sélectionner Envoyer des réponses automatiques. Je suis donc absent durant une période définie et je vais pouvoir gérer, d'une manière automatisée, pendant une certaine période, la réponse. Par exemple, envoyer uniquement cette réponse automatique pendant un laps de temps défini. Je vais dire, par exemple, en prévision que je serai absent du 24 jusqu'au 28. Pendant cette période-là, ici, entre zéro heure jusqu'à 23h30, entre le lundi et le vendredi, je ne pourrai pas répondre à ces messages. Alors, ans cette règle-là, il y a également deux éléments importants : Quelle est la réponse que je vais faire au sein de mon organisation ? Quelle est la réponse que je vais faire en dehors de mon organisation ? A priori, au sein de mon organisation, le message sera peut-être un peu plus convivial et plus court. Par exemple : « Bonjour, absent en ce moment, je ne manquerai pas de prendre connaissance de votre message dès que possible. » Et je signe. Je signe « Martial », on se connaît, on est peu dans l'entreprise, c'est assez sympathique. Néanmoins, en dehors de mon organisation, c'est quelque chose qui est peut-être un peu plus conventionnel et je vais dire dans ma réponse automatique : « Absent en ce moment, je ne manquerai pas de prendre connaissance de votre message dès que possible. » Et j'ajoute : « Pour une action urgente, merci de contacter Madame Josette Duguidon », à josette@, suivi de l'adresse e-mail. C'est vrai que je vais inviter les personnes durant mon absence à contacter quelqu'un susceptible de me remplacer. Dans le cadre de mon organisation, nous ne sommes pas nombreux et les gens connaissent qui joindre au cas où je serais absent. Si vous êtes dans une organisation plus importante, peut-être est-il nécessaire également de mettre là qui joindre en votre absence. Dans le cas des réponses en dehors de mon organisation, on a ici une case à cocher qui est : Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société. C'est quelque chose que je peux ne pas cocher, mais cela reviendrait à ne pas envoyer de réponses automatiques en dehors de mon entreprise. Dans le cas présent, je coche en disant je vais faire une réponse automatique, même aux gens qui ne sont pas de ma société. Par contre, est-ce que je vais répondre uniquement si je connais ces personnes, c'est-à-dire que ces personnes doivent être dans mes contacts, ou alors, à toute personne étrangère à ma société ? Je vais pouvoir également définir des règles d'exception. Par exemple, en ajoutant ici une règle, je me dis que si le message vient de la part de Martin Dupont qui est mon patron, je vais pouvoir définir ici une réponse différente avec un objet et un texte de message différent. Ça sera quelque chose que je vais pouvoir automatiser. Je vais donc faire Annuler, mais la liste des règles que je mettrai ici sont des règles d'exception. C'est-à-dire que l'automatisme qui est ici va se réaliser d'une manière évidemment automatique, comme il se doit, sauf dans le cas où la liste de ces règles serait vraie. Dans le cas présent, je fais Annuler et je confirme mon message d'absence. Pour le moment, la réponse automatique dite d'absence du bureau n'est donc pas active étant donné que je ne suis pas dans les dates. Si dans les réponses automatiques, je n'avais pas choisi la période, ici, de début et de fin et que j'avais fait simplement OK, alors, à partir de maintenant, et on le voit, ici, symbolisé par ce cadre jaune écrit en rouge je suis bien effectivement dans le cas de réponses automatiques. Quand je viens ici dans Accueil, j'ai également un bandeau qui m'alerte en disant : « Attention, il y a réponse automatique en ce moment pour ce compte. » Je peux très bien garder les réponses automatiques jusqu'à ce que je décide de les désactiver. Je suis donc, par exemple, actuellement absent, ce qui ne m'empêche pas d'utiliser Outlook pour consulter certains messages, tout en laissant les réponses automatiques se dérouler jusqu'à ce que j'aille ici, dans Fichier et que je choisisse de désactiver les réponses automatiques ou de le faire directement à partir du bandeau ici, voire aller carrément dans Réponses automatiques et de choisir ici, de ne plus envoyer les réponses automatiques. Vous voyez que ce cas particulier de règles, géré sur la réponse automatique dite d'absence du bureau est quelque chose de très pratique et vous allez pouvoir pleinement l'utiliser au fur et à mesure de vos déplacements hors entreprise.

Outlook 2010 : Astuces et techniques

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