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Gérer les dépenses

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Apportez de la valeur ajoutée en apprenant à gérer les dépenses. Le suivi des dépenses vous permet d'ajuster et de connaître le coût final du projet.

Transcription

L'étape dix de processus de conduite de projet est le suivi de dépenses. Ce suivi permet d'ajuster et de connaître le coup final du projet. Il y a beaucoup de valeurs ajoutées à faire cet exercice. Dans les livres comptables nous trouvons de nombreux calculs et opérations mathématiques, et c'est assez horrible. Ici ces opérations sont réduites à six combinaisons qui illustrent les différentes possibilités de ce qui pourrait se produire en termes de gestion des coûts. Une fois que vous avez compris ces six combinaisons, vous avez compris l'aspect financier de la conduite de projet. Chacune des six combinaisons est constituée des sommes que vous avez déjà dépensées, comparé à l'avancement du projet. Ce qui montre que par exemple il est possible de constater un dépassement du budget à un moment t et en même temps de voir que le projet est plus avancé que prévu. Comme nous aurons analysé ces six combinaisons, vous aurez compris l'essentiel des aspects financiers de la conduite de votre projet. J'ai ici ces six combinaisons possibles comme le ferait peut-être un comptable. Dans la première, notre comptable n'est pas content, le budget est largement dépassé. Dans la dernière il est très satisfait, le budget est maîtrisé, et nous avons fait des économies. Regardons maintenant ces opérations de près et voyons si notre comptable a raison. Je vais utiliser les codes couleur rouge, jaune et vert pour illustrer. Rouge signifie que le projet est en grande difficulté. et qu'il échouera probablement, jaune, qu'il rencontre des problèmes que l'on pourra régler, et vert, que le projet se porte bien. Prenons maintenant la première situation à laquelle notre comptable donnerait un rouge. La prévision des dépenses est de 500, et vous avez dépensé 720, donc c'est un désastre. Que se passe-t-il, si je reste calme et que je consulte l'outil de pilotage ? Qu'en pensez-vous ? C'est un rouge, un jaune ou un vert ? Mon sentiment est que nous sommes un peu en avance, et c'est plutôt une bonne nouvelle. Ceci pour expliquer le fait que nous avons dépensé plus que prévu. Mais ce n'est pas aussi dramatique que pourrait le penser notre comptable. Nous avons réalisé des tâches pour une valeur de 600 au lieu de 500. Mais pour ce faire, nous avons dépensé 720. Nous avons dépassé le budget, mais ce n'est pas dramatique. Donc, je mettrai à celui-ci un jaune pour les dépenses, et un vert pour l'avancement. Ce projet est jaune, des décisions devront être prises. C'est la situation numéro un. La deuxième situation est différente. Vous pouvez voir que nous n'avons pas dépensé autant, mais que nous sommes toujours dans le rouge du point de vue du comptable, moins mauvais que le premier. Par contre, nous sommes bien avancé dans la progression, vert. Supposons que nous ayons réalisé des tâches pour une valeur de 800 au lieu de 500 pour une dépense de 650, c'est une bonne nouvelle. Nous sommes en avance et nous avons dépensé moins que prévu, donc vert. L'évaluation de notre comptable est incorrecte. Vous avez bien compris que je n'ai rien contre les comptables, parce qu'ils ont une analyse différente. Le comptable ne devrait pas juger le projet. C'est le job du manager qui est le seul à pouvoir approcher les dépenses et la progression. Vous ne pouvez évaluer les finances sans utiliser un diagramme comme celui-ci. Voyons maintenant la troisième situation. Nous avons budgété 500 et dépensé 550. Le comptable évaluerait en jaune, car nous avons peu dépassé. Regardez ceci et voyez ce que vous en pensez. Le diagramme nous indique clairement que nous sommes un peu en retard. Nous avons probablement effectué des tâches pour une valeur de 450 au lieu de 500 et nous avons dépensé 550. Donc, nous voyons que nous avons dépensé plus que prévu. Peut-être deux fois plus que ne le réalise le comptable. En terme de progrès nous sommes dans le jaune, en terme d'argent nous sommes dans le rouge. Nous avons dépassé de 100, pas seulement 50. Nous avons dépensé plus d'argent, mais nous n'avons pas fait le travail. Il va être très difficile de récupérer ce projet. Le quatrième exemple mérite un jaune pour la progression et un jaune également pour les dépenses. Nous sommes en retard et nous avons dépensé plus que prévu. Donc, en cumulé, nous trouvons dans le rouge, et le comptable, sans avoir vu le diagramme, aurait donné un vert. Cette situation pourrait facilement se produire, car nos coûts sont uniquement imputés à du personnel. Si vous avez une équipe de programmeurs qui travaillent, l'entreprise dépensera exactement ce qui est prévu chaque semaine de chaque mois. Mais si votre projet a pris du retard, quelle qu'en soit la raison, vous pouvez vous retrouver dans la situation quatre. Cette situation mérite un jaune pour la progression et un jaune également pour les dépenses. C'est une situation assez habituelle, elle peut arriver facilement, d'autant plus si vos coûts sont uniquement constitués de salaire. Elle est trompeuse, car nous ne sommes pas dans le vert, mais dans le rouge. Situation numéro cinq maintenant. Le comptable va mettre vert, il est content. Vous n'avez dépensé que 450 au lieu de 500. Regardez du plus près et voyez si vous êtes satisfait de cette situation. J'espère que vous vous dites que ça ne va pas. C'est un désastre total. Vous n'avez effectué que 200 de résultats et ça vous a coûté 450. Le budget est largement dépassé, mais les dépenses sont cachées derrière le terrible retard. Nous avons effectué des tâches pour une valeur de 200 pour un coup de 450, alors que nous aurions dû réaliser pour 500, et ceci est bien illustré par le diagramme. Vous l'aurez compris, consultez le diagramme de Gantt. Quand nous voulons interpréter les finances d'un projet, est une des leçons importantes de cet exercice. La situation cinq est deux fois dans le rouge, c'est un désastre total. Et finalement, venons-en à la sixième et dernière situation. Le comptable, il donnerait un vert, nous n'avons que dépensé 410, c'est merveilleux. Regardons maintenant le diagramme et voyons quelle couleur nous donnerions à la situation. Elle n'est pas mauvaise, nous avons pris un peu de retard, donc jaune pour l'avancement. Nous avons réalisé pour 450 au lieu de 500. Mais la bonne nouvelle est que les 450 ne nous ont coûté que 410. Donc, nous sommes en-dessous du budget, un peu de retard. Alors, vert pour l'argent et jaune pour la progression. En moyen, nous avons un jaune, nous allons devoir agir. Si le facteur temps était le plus important, nous devrions certainement faire quelque chose. La bonne nouvelle est que nous avons de l'argent disponible pour nous permettre de rattraper le retard. Situation jaune, donc, nous pouvons rectifier. Nous avons vu seulement six situations, et si vous comprenez ces six cas, vous comprenez la méthode de gestion financière d'un projet. Parfois vous avez des activités qui ont plus de valeurs que d'autres. Par exemple, si nous revenons à la deuxième situation, nous pouvons penser que tout va bien. Mais que se passerait-il, si la dernière tâche que nous n'avons pas effectuée, était réellement chère. Alors, il y aurait une difficulté potentielle, et la situation ne serait pas aussi bonne que nous le pensons. De même, dans la situation un le comptable nous dirait que nous avons dépassé le budget. Mais si à l'avance, que nous avons été une activité vraiment coûteuse, ça voudrait dire qu'en fait nous n'avons pas dépassé le budget. Et pour finir, explorons cette situation désastreuse qui est la cinq. Les dépenses non linéaires, pourraient-elles nous sauver ? Possible, non ? Si cette première activité qui coûte 450 correspondait à l'achat de l'équipement, et que les activités non encore réalisées valaient 50, nous serions toujours en retard, aucun doute à ce sujet. Mais du côté finances ça pourrait passer. Ce serait bien sûr facile à vérifier en consultant notre diagramme de Gantt et en vérifiant la nature de cette première activité, en espérant qu'elle ne soit pas trop coûteuse. Si elle coûte plus, vous êtes en difficulté. Je vous invite donc à prendre en compte les dépenses de manière linéaire comme notre comptable, et de garder à l'esprit que parfois les dépenses ce sont pas linéaires, et que certains points méritent d'être vérifiés. Voilà une manière de suivre les finances d'un projet. Maintenant prenez votre projet en cours et vérifiez le flux financier en gardant un œil sur votre diagramme de Gantt.

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