Excel 2016 : Importation et exportation de données

Gérer les connexions existantes

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Gérez les connexions à des sources externes comme la génération d'un fichier ODC ou le renommage. Gérez également la suppression de la connexion.
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Transcription

Nous allons parler maintenant des connexions relatives aux imports, alors effectivement considérons le fichier vide que nous avons ici devant nous, et effectuons un premier import, par exemple de type fichier texte. Allons chercher un fichier CSV de type séparation à point-virgule, et puis importons-le simplement, comme ceci en tant que tableau dans une première feuille. On va renommer cette feuille : CSV, ensuite on va créer une autre feuille que l’on va renommer XML et considérons que nous y fassions un import de type XML comme ceci. Maintenant que nous avons ici deux fichiers importés, il y a quelque chose qu’il faut bien comprendre, c’est que le fichier CSV ici, si je fais un clic-droit, il y a une option Actualiser où il me redemande où est la source et le fichier XML, pareil, mais il ne va pas me demander où est la source. Il faut savoir que pour faire ceci, Excel au fait, se rappelle que ces données viennent de quelque part via des connecteurs, et ces connecteurs quand vous commencez à utiliser, surtout les Macros et le VBA, il faut savoir les gérer. Et aussi quand, d'ailleurs, on fait du Power Pivot. Alors, on va dans l’onglet Données et dans l’onglet Données il y a ici un bouton qui se nomme Connexions. Ce bouton Connexions va vous montrer, pour chacun des imports que vous avez faits, du moins ce que vous avez pas détruit déjà entre guillemets, eh bien le nom du connecteur correspondant. Regardez ici pour le CSV, il y a un connecteur qui s’appelle Données_CSV_PointVirgule et pour le XML, au fait simplement XML, c’est simplement que le nom du connecteur prend le nom du fichier. Si par exemple, on va regarder Données_CSV_PointVirgule et que l’on clique sur le bouton Propriétés, qui équivaut à cliquer sur le bouton Propriétés que vous voyez en haut ici dans l’onglet, eh bien pour le fichier CSV, on se retrouve avec quelques propriétés du type possibilité de renommer la connexion, de lui donner une Description, de demander le nom du fichier à l’actualisation et ça c’est ce que vous avez vu Excel faire tout à l’heure, et si déjà je décoche Demander le nom du fichier et que je fais un OK et Fermer, si dorénavant je rafraichis ce fichier CSV comme vous pouvez le voir, il ne demande plus le nom du fichier, donc, apprendre à lire les options de connexions qu’il y a ici est important. Par exemple le fichier CSV, on peut automatiser le rafraichissement. Par exemple je peux dire toutes les minutes, je peux aussi dire que je veux qu’à chaque fois que mes collègues ouvrent le fichier, que ça actualise les données, et que ça supprime les données de la plage de données externes avant d’enregistrer le classeur, par exemple. Bon, ça c’est déjà beaucoup plus rare. Ensuite, on peut aussi dire Actualiser cette connexion à la commande Actualiser tout, qui est le comportement par défaut, puisqu'effectivement, dans le bouton Actualiser, vous avez une option Actualiser tout, qui va actualiser, par défaut, toutes les tables que vous avez dans le fichier Excel, et il arrive effectivement des fois que certaines connexions, on ne veut pas qu’elles soient mises à jour lorsqu’on fait un Actualiser tout, donc on ira ici et on décochera. Dans Définition, on se retrouve avec des paramètres un petit peu techniques qui sont surtout dédiés, on va dire, aux technologies serveurs, et par exemple dans le cas d’un fichier CSV c’est simplement le chemin du fichier CSV. Pareil pour le fichier XML, si on va dans Propriétés, on retrouve le Nom de la connexion, la Description, mais on n’a pas la possibilité d’actualiser automatiquement ni d’actualiser lors de l’ouverture ou de choisir si ça doit s’actualiser ou pas lorsqu’on Actualise tout. Si jamais, déjà une chose, les autres options que vous voyez, je les ai traitées dans la formation sur les tableaux croisés dynamiques, donc là je vous y renvoie, du moins dans la formation sur les notions avancées des tableaux croisés dynamiques. Vous ne les trouverez pas dans la formation sur les notions de base. Donc là, il y a une question qui vient souvent des participants c’est : donc, suivant la technologie, je ne peux pas faire l’équivalent d’un rafraîchissement, donc, comment procéder à ce moment-là ? Eh bien, c’est là que vous avez deux options : c’est soit vous passez à Power Query ou vous passez à VBA. Evidemment, quand je dis deux options, c’est les deux options les plus classiques parce qu’en réalité, il y en a beaucoup plus que deux. Mais dans le monde Excel, on dit souvent Power Query dûment on le dit depuis Excel 2010 ou Macro VBA, à vous de décider. Maintenant ce qu’il faut comprendre aussi, c’est que ces connections on peut les supprimer. Par exemple, ici ce fichier CSV qui a sa connexion et donc la possibilité d’être actualisé, on peut supprimer la connexion, faire un OK et Fermer. Et pour le coup, ici si je sélectionne mon fichier CSV et je fais un clic-droit, je ne peux plus l’actualiser parce qu’il a perdu, au fait, sa connexion. Donc voilà pour les options de connexions que nous avons dans Excel avec deux exemples de sources de données, sachant que avec de l’Access ou du SQL server c’est similaire, et puis que surtout si vous voulez voir ces notions traitées dans un contexte beaucoup plus intéressant, référez-vous à la formation sur les notions avancées des tableaux croisés dynamiques dans Excel.

Excel 2016 : Importation et exportation de données

Maîtrisez l’import de données depuis des sources externes avec Excel. Apprenez également à convertir celles-ci dans des formats adaptés aux exigences de vos interlocuteurs.

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Date de parution :19 déc. 2016

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