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SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Gérer les alertes et les notifications d'e-mail

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Tenez-vous informé des modifications liées aux éléments de bibliothèques et de listes. En tant que gestionnaire de sites, créez des alertes pour vos utilisateurs et gérez les notifications.
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Transcription

Un des premiers freins au travail collaboratif, que ce soit sur SharePoint ou d'autres types de plateforme, c'est le fait que les utilisateurs n'aiment pas que quelqu'un passe après eux modifier un de leurs fichiers, sans qu'ils n'en soient avertis. D'où l'importance de la gestion des alertes ou la notion de notification via mail qui va permettre aux utilisateurs de rester toujours connectés à leurs données. Par exemple, là je me place en tant qu'utilisateur Nathalie Roussel, je suis sur cette bibliothèque et j'aimerais systématiquement être tenue au courant chaque fois qu'une modification est effectuée sur ce plan de cours. Je vais pouvoir dans un premier temps choisir l'élément sur lequel je veux déclencher cette notification. Après avoir choisi l'élément, je vais pouvoir, par l'intermédiaire de l'onglet « Fichiers », qui correspond, non pas au container complet bibliothèque ou liste, mais à certains éléments, venir chercher quelque chose qui s'appelle « M'avertir ». Lorsque je viens ici sur la gestion des alertes, j'ai deux solutions : créer une alerte, donc décider d'être alerté dans certains cas de figure ou, si j'ai déjà des alertes, notamment ici sur ce fichier, pouvoir les gérer a posteriori. Commençons par en créer une. Je décide de définir une alerte sur ce document. Lorsque je vais définir ceci, il va me dire, dans un premier temps, quel est le titre de l'alerte. C'est issu de la bibliothèque qui s'appelle « Plans de cours» et sur le document qui s'appelle 1256. À qui vont être envoyées ces alertes ? Étant donné que c'est moi qui suis connectée : à moi-même. Je vais pouvoir définir également, suivant le paramétrage que vous avez dans votre organisation, si je vais être alertée par courrier électronique ou par SMS si c'est quelque chose qui a été mis en place sur votre serveur de messagerie. Après, je vais pouvoir choisir quel est le déclencheur pour être alertée. Est-ce une modification effectuée ? Est-ce que c'est un autre utilisateur qui modifie un document ? Ou, de façon plus précise, est-ce que c'est un autre utilisateur qui modifie un document créé par moi ? Ou, si on veut vraiment être sûr d'avoir un historique de la traçabilité de ce qui est réalisé, un autre utilisateur modifie un document que j'ai modifié en dernier. Si je veux être tenue au courant de tout ce qui est fait, je vais demander une notification chaque fois qu'une modification sera effectuée sur ce document. Après, il va falloir que je choisisse la fréquence de notification. Ça peut être une notification immédiate, dans ce cas-là je vais recevoir un élément mail chaque fois qu'une modification aura été effectuée. Un récapitulatif quotidien, dans ce cas-là, il va falloir que je choisisse l'heure à laquelle je désire recevoir cette information. Je pourrais dire par exemple 18h. Ou un récapitulatif hebdomadaire, dans ce cas-là je choisirai le jour, par exemple, vendredi à 19h. Voilà les options qui s'offrent à moi lorsque je suis à la création d'une alerte sur un document. Histoire de vous montrer ce qui se passe, je vais choisir de me faire alerter sur toutes les modifications, et en notification immédiate. Je n'ai plus qu'à valider. Automatiquement je vais déjà avoir reçu une information par mail. Donc, je vais ouvrir ma boîte aux lettres qui va me permettre d'avoir une information. L'information me dit que l'alerte sur le document a été créée dans le site, que je recevrai des alertes en fonction de la méthode de remise, c'est-à-dire ce que j'ai choisi en termes de critères, de la fréquence. À tout moment, j'ai un lien qui me permet d'accéder directement sur la gestion à toutes les alertes. Je reste là, et je vais demander à mon collègue, qui s'appelle Laurent Valente, de venir faire une modification sur ce document. Une fois que la modification aura été faite, je vais vous montrer ce qui se passe côté SharePoint. Je réactualise ma page. Et vous pouvez constater que c'est bien Laurent Valente qui a fait cette modification, il y a quelques secondes, sur le document. Des fois il faut quelques secondes, le temps que le traitement se fasse, mais voyez, j'ai automatiquement l'alerte qui est arrivée avec toujours les informations du document et le lien direct vers le document. Qui a modifié, quel jour, quelle heure. Je peux toujours aller directement sur les informations qui ont servie à déclencher cette alerte, notamment lui demander de modifier les paramètres de mes alertes ou afficher directement la bibliothèque « Plans de cours ». C'est ce que je vais vous montrer. Donc, je reviens ici sur ma bibliothèque. J'aurais pu, si je le voulais, supprimer cette alerte ou en modifier les critères, revenir directement sur ma bibliothèque, sur mon document, revenir ici sur « Fichiers », et choisir cette fois-ci, non plus de définir l'alerte, c'est fait, mais de gérer mes alertes. Des alertes, j'aurais pu en avoir plusieurs. Ici j'ai la gestion complète de toutes les alertes qui ont été créées sur le site et pas uniquement sur la bibliothèque, mais sur la totalité du contenu du site. Je retrouve bien l'alerte que je viens de créer devant vous pour le document. Si je clique dessus je vais pouvoir ouvrir la façon dont j'ai configuré cette alerte, pour changer par exemple les critères, mais surtout, ce qui m'intéresse, c'est de changer ça, et de passer ça par exemple en un récap' hebdomadaire. Rappelez-vous : trop d'infos tuent l'info. Il ne faut pas spammer nos boîtes aux lettres. Donc, je vais faire ça pour vendredi 19h. Je n'ai plus qu'à valider. Si j'avais voulu supprimer cette alerte, j'aurais choisi l'option « Supprimer ». Premier cas de figure : j'ai défini une alerte pour moi-même. Tous les utilisateurs peuvent le faire. Mais je pourrais également dire en tant que gestionnaire : j'aimerais pousser cette alerte auprès de certains utilisateurs. C'est ce que je voudrais faire ici, sur la bibliothèque qui s'appelle « Procédures ». Cette fois-ci je vais le faire, non pas sur un fichier, mais histoire de vous montrer qu'on peut le faire également sur la totalité du contenu de la bibliothèque. Je vais choisir l'option « M'avertir ». Vous allez voir que « M'avertir », ce n'est pas le terme le plus judicieux en l'occurrence. Pourquoi ? Parce qu'étant donné que je suis gestionnaire de ce site j'ai la possibilité de dire : je ne voudrais pas que ces alertes me soient envoyées à moi. Je me supprime en tant qu'utilisateur. Par contre je vais aller chercher deux membres de mon équipe qui sont Laurent Valente et Sabine Paris. Je vais pouvoir envoyer et déclencher cette notification auprès d'autres personnes. Toujours pareil : courrier électronique ou SMS. Est-ce que ça concerne toutes les modifications ou simplement des éléments qui ont été ajoutés ou supprimés. Après, je peux aller plus loin dans le détail avec les options que nous avons vues précédemment. De la même façon, le déclenchement et la fréquence, notification immédiate, récap' quotidien, et récapitulatif hebdomadaire. Une fois que j'ai validé ceci, Laurent Valente ou Sabine Paris vont pouvoir recevoir ces notifications au fur et à mesure des modifications. Seulement, au bout d'une semaine, avec ce qui est fait dans ces différentes bibliothèques, ils vont s'apercevoir qu'ils reçoivent beaucoup d'éléments mail. Qu'est-ce qu'ils vont pouvoir faire ? Première possibilité : comme moi, ils pourront revenir ici et demander à gérer, non plus mes alertes, mais les leurs. Sabine ne verra que les alertes de Sabine, et Laurent ne verra que les alertes de Laurent. Ce qui veut dire que tout utilisateur reste toujours maître des alertes qui ont été positionnées par un gestionnaire de site. Mais je pourrais aussi, à titre global, revenir sur les paramètres du site et trouver une option qui s'appelle, dans l'« Administration du site », la gestion des alertes utilisateur. Là, je vais pouvoir choisir quel est l'utilisateur que je veux gérer, en l'occurrence Sabine est arrivée à se débrouiller toute seule, elle a pu modifier son alerte, par contre Laurent, non seulement il n'a pas le temps, mais il n'est pas arrivé à le faire. Donc c'est moi qui peux le faire pour lui. En tant que gestionnaire, j'ai accès ici à toutes les alertes qui ont été mises sur Laurent Valente, et vous voyez que j'en avais fait une, devant vous, sur « Procédures », mais j'en avais déjà fait une sur « Plans de cours ». « Plans de cours », ça ne m'intéresse plus, je peux le sélectionner et supprimer les alertes. Par contre, pour « Procédures », je tiens à ce qu'il reste toujours au courant de ces éléments. Donc, je vais pouvoir lui demander de modifier cette alerte exactement comme on l'a vu ensemble. N'oubliez pas : un utilisateur a la possibilité de venir modifier ses alertes. Il peut changer la fréquence, changer le déclencheur, voire le supprimer. Vous avez également la possibilité de pousser les alertes à différentes personnes. Cette personne qui recevra l'alerte que vous lui avez déclenchée a toujours un lien pour aller modifier les alertes qui le concernent sur le site. Voilà la première interaction que nous avons entre SharePoint et la partie Outlook qui gère les envois de messages de notification d'alerte.

SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

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