L'essentiel de SharePoint 2016

Gérer les alertes

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En tant que gestionnaire de contenu, assurez le suivi des alertes. Ainsi, l'utilisateur sera notifié de toute modification de documents et de données.
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Transcription

Un des plus gros freins qu'on peut connaître lorsqu'on décide de mettre en place des solutions de travail collaboratives telles que celle-ci, c'est le fait que l'utilisateur a peur que quelqu'un d'autre passe après lui modifier un document qu'il aurait lui-même créé. Pour ceci, dans SharePoint, nous avons des moyens de communication qui permettent aux utilisateurs de rester connectés avec les données, bref, d'être au courant de ce qui se passe, c'est ce qu'on appelle la gestion des alertes. Donc tout utilisateur, quels que soient ses droits tant qu'on n'a pas modifié les autorisations par défaut, a le droit de s'alerter sur un ou plusieurs documents, voire sur une bibliothèque complète. Nous allons voir, qu'en tant que propriétaire de site, on a également la possibilité non pas de s'alerter soi-même mais de pousser des alertes auprès d'autres utilisateurs de manière à ce qu'ils soient tenus au courant sans qu'ils aient eux-mêmes à faire une action en premier lieu. Donc c'est ce que je vais vous montrer avec Sabine. Je viens me placer sur la bibliothèque de documents et Sabine dans un premier temps voudrait se faire alerter si le document qui s'appelle *Clauses* ici est modifié. Elle choisit donc le document. Elle va pouvoir utiliser les différents moyens qui sont le menu contextuel, ici *Autres* ou venir directement dans l'onglet *FICHIERS* et choisir cette icône avec la petite cloche qui permet de se tenir en alerte donc de définir une alerte sur le document. Première étape, il va automatiquement renseigner le nom de l'alerte par rapport au document sélectionné. Nous voyons que l'utilisateur à qui la notification va être envoyée est Sabine. Je vous ai dit qu'en tant que propriétaire Sabine aurait la possibilité d'ajouter, par exemple, Nicolas en même temps qu'elle et elle aurait pu également choisir de ne pas du tout s'alerter et d'envoyer l'alerte à Nicolas. Pour l'instant, je vais garder Sabine et Nicolas en termes d'alerte. Après, nous avons plusieurs types de notifications en fonction de ce qui est installé dans notre entreprise ou par courrier électronique. Donc il y a mail ou ici par messagerie texte, c'est-à-dire par texto et par SMS, si votre serveur de messagerie vous le permet. Donc je vais envoyer une notification via mail et je décide en fin de compte du déclencheur de l'alerte. Est-ce que je vais m'envoyer une alerte quand une modification est effectuée, quand un autre utilisateur modifie un document, quand un autre utilisateur modifie un document qui a été créé par moi ? Donc vous voyez qu'il y a plusieurs déclencheurs et après le déclencheur, on choisit ce qui s'appelle la notification et sa fréquence d'actualisation. Est-ce que ça va être une notification immédiate, un récapitulatif quotidien, et là je choisis l'heure à laquelle je veux recevoir cette notification, ou un récapitulatif hebdomadaire avec le jour et l'heure ? Donc je vais choisir dans un premier temps ici une notification immédiate pour tout type de modifications. Je rappelle bien que cette modification a été faite sur le document et je me contente de faire *OK*. Automatiquement, le principe d'alerte a été mis en place. Donc je ne vais pas tarder à recevoir une notification avec le lien vers le document sur lequel je me suis alertée et un lien ne serait-ce que pour modifier par la suite la fréquence de mes alertes ou supprimer l'alerte si je n'en ai plus besoin. Nous avons fait ceci sur un document. Mon utilisateur aurait pu faire ça également sur plusieurs documents, voire ici sur l'onglet *BIBLIOTHÈQUE* directement non pas sur un document mais sur un groupe de documents. Vous voyez nous recevons ici l'alerte. Donc je vais déjà mettre en place cette fois-ci une alerte sur la totalité de la bibliothèque.

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Date de parution :29 mars 2017

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