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L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Gérer le suivi et les catégories

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Vous allez voir comment personnaliser, exploiter et utiliser les catégories. Définissez ensuite une tâche de suivi.
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Transcription

Nous allons continuer maintenant avec les options de suivi et de catégorie. Lorsque je suis par exemple ici sur le mail que m'a envoyé Nathalie Roussel, si je l'affiche ici dans le volet de lecture, vous pouvez voir apparaître une indication ici de couleur, comme vous pouvez également le visualiser ici dans la liste de mes messages. Ces informations proviennent de ce qui s'appelle les catégories. Ces différentes catégories que vous pouvez retrouver au niveau du clic droit, bien évidemment mais également au niveau du ruban, sont des indications de couleurs qui vous permettent rapidement de visualiser par rapport à des thèmes qui pour vous sont importants. Voyez que moi, j'en ai personnalisé deux formation et projet. Je vais vous montrer bien évidemment comment personnaliser comment exploiter et après comment utiliser au quotidien ces différentes catégories. Donc j'ai ici déjà repris la couleur orange et la couleur jaune pour les formations et les projets, moi j'aimerais définir la couleur rouge et je fais un double-clic pour la renommer comme étant les choses à faire. Pour avoir quelque chose qui me permette rapidement d'aller aux informations que j'ai à faire, qui sont importantes pour moi, et puis peut-être que je veux également marquer des éléments que je veux garder, vous savez qu'on garde régulièrement parce qu'il y a des informations importantes que je veux toujours avoir sous le coude, donc je vais exploiter la couleur verte, pour faire : à garder. Et je viens donc valider en fin de compte ces deux modifications. Du coup je vais avoir la possibilité maintenant de prendre n'importe quel élément de type mail, je reprends par exemple ici l'élément que m'a envoyé Gérard Lambert, que dorénavant je peux classer encore une fois ou ici par l'intermédiaire du ruban, ou directement par l'intermédiaire d'un clic droit puisque j'ai ici également la notion de classer, comme quoi j'ai une action à faire dessus Donc voyez qu'il m'a bien mis cet identifiant ici. Donc imaginez un petit peu maintenant le scénario d'usage, je reçois des mails toute la journée, j'ai pas obligatoirement le temps de les traiter tout de suite donc je peux me contenter de mettre des petits marqueurs. Comme ça ce que l'on appelle des petits drapeaux, des petits flags. Mais si se sont des actions, ce qui est le cas, sur le mail de Gérard Lambert peut-être que je voudrais aller un peu plus loin, et sans être obligé de passer dans le module des tâches, on verra en détail mais qui je vous l'accorde n'était pas le module de prédilection parce qu'on voulait créer une tâche, il fallait ouvrir le module, créer la tâche, c'était pas particulièrement bien intégré, quand est-ce qu'on sait quand on a quelque chose à faire, la plupart du temps c'est à partir de l'élément courrier, et c'est ce que j'ai à faire moi sur le mail que m' envoyé Gérard, à partir de cela, il faudrait que je définisse une priorité, définir un rappel, une échéance bref tous les éléments qui constituent une tâche mais sans être obligé de sortir de mon module courrier. Comment est-ce que je vais pouvoir faire ça, à nouveau vous commencez à vous en doutez, j'ai plusieurs possibilités, je vais pouvoir faire un clic droit sur l'élément et choisir assurer un suivi ou je vais avoir des éléments prédéfinis aujourd'hui, demain, la semaine prochaine ou une échéance ou une date personnalisée et puis je vais pouvoir définir si je veux ajouter un rappel ou non, et puis bien évidemment si j'en avais déjà en cours, les marquer comme étant terminés. Premier chemin, donc clic droit. Deuxième possibilité c'est par l'intermédiaire ici de ce petit drapeau, et je vais pouvoir choisir cette fois-ci de mettre quelque chose d'un peu personnalisé. En fin de compte, moi j'ai vraiment besoin de faire une action avant une date particulière, donc je vais définir ici que je veux faire ça par exemple, allez on va faire directement le 15 novembre par contre j'ai besoin d'un rappel, ce rappel je voudrais qu'il soit un peu avant parce que si c'est à rendre le 15 peut-être qu'il me faudrait travailler en amont, donc je vais définir un rappel pour le 10, et lorsque je vais faire ok, voyez en fin de compte cet élément est bien arrivé avec quelque chose qui correspond ici à des éléments d'échéances Et bien évidemment puisque je vous ai dit qu'en fin de compte c'était pouvoir créer une tâche sans passer par le module des tâches, et bien maintenant, je vais aller dans le module des tâches, rappelez-vous que je pourrais cliquer ici ou utiliser ce qui correspond au raccourci clavier donc c'est ce que je vais aller voir directement ici dans les tâches, et voyez maintenant que j'ai bien mon élément mail qui est apparu ici dans les tâches alors que en l'occurrence je ne suis pas du tout venu le créer ici. J'étais bien venu le créer ici au niveau du courrier. Donc voila comment est-ce que l'on peut créer certains éléments de suivi, de catégorie. Nous reverrons ces catégories puisque vous venez de le voir dans le module des tâches, toutes ces catégories sont bien évidemment communes à la totalité de mes différents modules, donc je vais pouvoir vraiment après exploiter tout ceci, ne serait-ce peut-être qu'avec des affichages particuliers, des tris, des filtres, ce que l'on appelle des dossiers virtuels bref, après avoir mis toutes ces informations, comment les exploiter c'est ce que nous allons voir tout de suite après.

L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Prenez en main les fonctionnalités d’Outlook pour Mac 2016. Envoyez des e-mails, organisez votre boîte de réception, gérez efficacement vos contacts, vos calendriers et vos tâches.

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Date de parution :17 nov. 2015
Mis à jour le:7 nov. 2016

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