L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Gérer le suivi de réponse et modifier une réunion

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Visualisez les réponses des invitations envoyées et apprenez à modifier un élément de la réunion. Vous pouvez choisir la diffusion des modifications apportées. Créez également une périodicité dans un élément et définissez-en les options.
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Transcription

Bien, voyons voir maintenant comment suivre toutes les réponses des différentes personnes que j'ai invité. Alors certes, vous avez pu le remarquer au fur et à mesure, je reçois automatiquement ici les informations d'acceptation, de refus, de propositions de nouvel horaire, dans ma messagerie, mais bon, si j'ai invité 15 participants ça va pas être facile à gérer, moi j'aimerais voir ça de façon synthétique. Et bien, c'est ce que nous avons à nouveau ici lorsque l'on vient se placer sur une réunion, lorsqu'on rouvre cette réunion, dans notre assistant de planification qui nous a servi au départ rappelez-vous à savoir si les personnes étaient dans un premier temps disponibles ou pas, je vais avoir cette vision synthétique vous voyez que là Gérard Lambert a accepté que pour l'instant Angelina Joly n'a pas répondu et bien évidemment, j'aurais la synthèse des différentes réponses rassemblées ici dans cet assistant de planification. Maintenant, je me rends compte moi que je vais avoir du mal moi à assurer cette réunion de 10 heures à 11 heures 30, parce qu'on a placé pour moi une réunion avant donc je me dis que j'aimerais bien décaler en fin de compte cette réunion en début d'après-midi. Donc je vais mettre ça en date de 14 heures, regardez qu'il a automatiquement gardé le même créneau horaire, et il me montre bien ici ce qui correspond au prochain créneau. Donc une fois que j'ai défini le nouvel horaire, il faudra peut-être que je prévienne les personnes. Donc je vais avoir la possibilité d'envoyer une mise à jour pour prévenir les personnes que j'avais déjà invité que se soit Gérard Lambert ou Angelina Joly de ce nouvel horaire. Donc, je fais envoyer l'invitation et vous vous doutez bien qu'à nouveau le mail est parti et je n'ai plus maintenant qu'à attendre à nouveau leur retour. En attendant, ce que je voulais vous montrer c'est qu'on va pouvoir également travailler sur des éléments dits périodiques. Je prends un exemple, Je voudrais commencer à planifier le lundi matin une réunion d'équipe. Donc je vais commencer par mettre ça en date du lundi 9 et je vais mettre cette réunion de 14h00 à 14h30, c'est juste un petit point, voila. A 14h30 ça sera parfait. Donc réunion d'équipe, et comme c'est une réunion périodique, je m'étais dit que c'était peut-être pas la peine, de marquer ici c'est le bureau 112 toujours l'emplacement, je me dis c'est peut-être pas la peine d'aller voir ce qui correspond effectivement à la périodicité. Regardez que à partir du moment où je définis ici dans un premier temps en faisant un double-clic, c'est automatiquement un rendez-vous qui me propose, pour passer au statut réunion ici, il suffit que je fasse Inviter, et là j'ai bien l'assistant de planification. Donc je vois que pour la première occurrence, c'est à dire, c'est bon, moi, je suis dispo, je vais rajouter ici mon Gérard, voila obligatoire, je vais rajouter de la même façon Harry Potter, qui fait partie également de mes collaborateurs, j'ai une super équipe moi en fin de compte. et je n'ai plus normalement qu'à faire Envoyer. Cependant cette réunion, figurez-vous que moi j'ai envie qu'elle se crée automatiquement tous les lundi matin, donc je vais définir ici ce qui s'appelle une périodicité. Donc j'aurais plusieurs choix, est-ce que c'est une seule fois? Donc reproduite une fois. Est-ce que c'est chaque lundi? Est-ce que c'est chaque 9 du mois? Est-ce que c'est tous les jours? Ou est-ce que c'est personnalisé? Bien évidemment qui peut le plus peut le moins, Donc je vais passer ici sur Personnaliser, pour pouvoir avoir la visu de tout ça. Et je dis que c'est quelque chose qui doit être ou hebdomadaire ou mensuel ou annuel, donc je vais choisir ici hebdomadaire, ça aurait pu être une fois tout les 15 jours donc, j'aurais choisi ici 2 semaines, c'est effectivement ici tous les lundi, et c'est d'une durée d'une demi heure. A partir du moment où j'ai défini cette périodicité, je vais donc pouvoir cette fois-ci envoyer cette invitation et gérer les retours exactement comme on l'a vu précédemment, je vais passer ici en affichage Mois pour bien vous montrer que chaque lundi, ici, et si je passer du mois de novembre au mois de décembre, vous pouvez constater la même chose, je vais avoir cette réunion. Par contre, vous voyez, du coup, moi j'ai planifié une réunion d'équipe pendant que moi, j'étais en congé. Donc, je me dis, je voudrais modifier celle-ci. Dans ce cas vous allez avoir plusieurs choix. Si vous venez ici regardez vous avez annulé la réunion, mais vous avez deux choses, la série, donc ça porterait sur la totalité en fin de compte des réunions d'équipe ou ce qu'on appelle l’occurrence. Et si on parle d’occurrence, c'est bien que la réunion du 21 c'est à dire celle sur laquelle j'étais. Et du coup, je peux bien évidemment décider d'annuler celle-ci, et c'est uniquement celle-ci qui sera annulée et bien évidemment je fais envoyer la modification et donc automatiquement, je vais avoir maintenant quelque chose qui va me permettre de travailler de façon globale, oui je continue et j'envoie l'annulation tout de suite, vous voyez que j'ai vraiment ici la totalité de mes réunions hebdomadaires, sauf celle du 21. Mais j'aurais pu dire également, que celle du 28, j'aurais voulu la déplacer au lendemain. Donc regardez, je la prends, je la déplace, j'ai bien modifié mais à la volée, cette fois-ci une des occurrences de ma série, et sans être obligé d'ouvrir à proprement parler la réunion, je peux lui demander d'envoyer une mise à jour. Donc voila comment est-ce que je peux travailler sur ce qui correspond à la notion de mise à jour de réunion, d'envois de réunions périodiques.

L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Prenez en main les fonctionnalités d’Outlook pour Mac 2016. Envoyez des e-mails, organisez votre boîte de réception, gérez efficacement vos contacts, vos calendriers et vos tâches.

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Date de parution :17 nov. 2015
Mis à jour le:7 nov. 2016

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