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Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Gérer l'affichage des tâches

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Vous allez comprendre pourquoi afficher les tâches et la liste des tâches. Apprenez également à les exploiter.
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Transcription

Je vous propose dans ce tutoriel, de découvrir les différents modes d'affichages qui existent au niveau des tâches. Déjà dans les tâches on s’aperçoit d'une chose, c'est que on à deux items ici, le premier item, c'est Liste des tâches, et le deuxième item c'est Tâches. Quelle est la différence entre Liste des tâches et Tâches ? La Liste des tâches affiche à la fois des tâches et des mails sur lesquels on a mis un petit drapeau de suivi. Je vais prendre un exemple : je reviens à mes mails, dans ma « boite de réception, » et je prends ce mail, à propos de « MuséoCube » et on a mis un petit drapeau dessus, qui est celui-là, pour en assurer le suivi. Lorsque je viens dans les Tâches et bien à propos deMuséoCube je le trouve ici. Là vous voyez que la petite icône symbolise le fait que en réalité cette tâche c'est un mail ! Elle n'est là que parce que j'ai mis un drapeau de suivi dessus. Par contre si je viens sur une tâche, ça ce sont des vrai tâche définies dans la fonctionnalité Tâches de Outlook, donc l’icône n"est pas du tout la même, vous voyez la petite icône c'est un petit clipboard, un petit support papier avec une petite pince une feuille de papier et une coche dessus. Lorsque vous êtes en Liste des tâches vous avez les deux qui s'affichent, alors que lorsque vous êtes en Tâches vous n"avez que les vraies tâches, celles qui ont été définies en tant que telle dans la fonctionnalité Tâches d'Outlook. Dans les deux cas vous avez la possibilité de présenter les choses différemment. Là nous avons cette présentation qui est la présentation standard mais nous pouvons changer, aussi bien dans Liste des tâches que dans Tâches, totalement cette présentation. Tout simplement en cliquant sur l'onglet Accueil et en venant dans Affichage actuel. Là j'ouvre cette boite et je vais dire que je voudrais un affichage détaillé. Je clique sur Détaillé, et j"ai donc un affichage avec un certain nombre de colonnes à ma disposition. Colonnes que je vais pouvoir déplacer dans un sens ou dans l'autre tout simplement en glissant. J'ai aussi la possibilité sur certaines des colonnes de faire des tris, par exemple sur la date d'échéance, sur le fait que ma tache est commencée ou non. Sur le fait que ça a été modifié ou pas, terminé ou pas. Sur le fait que c'est dans tel ou tel dossier. Donc on peu faire un tri tout simplement en cliquant sur l'intitulé de la colonne. Nous avons aussi la possibilité en terme d'affichage, de venir en Liste simple La différence ? C"est un peu moins détaillé que l'Affichage détaillé. Par exemple, dans l'affichage détaillé ici j'ai une colonne « pièce jointe, » si il y avait une pièce jointe, je verrais un petit symbole ici m'indiquant qu'il y a une pièce jointe. Si je passe en liste simple ? Cette colonne pièce jointe a complètement disparu. Dans la Liste des tâche ou dans les Tâches, en plus de pouvoir déplacer des colonnes, faire des tris, vous avez aussi la possibilité de rajouter des informations, d'en supprimer. Et pour ce faire, vous venez sur n'importe laquelle des colonnes, vous faites un clic droit, vous venez sur Organisé par, et là vous venez sur Paramètres d'affichage. Vous cliquez dessus gauche. Dans le dialogue qui fait son apparition vous cliquez sur Colonne. Et là vous avez la possibilité d'ajouter ou d'enlever des colonnes. Par exemple, les notes je n'en veux pas. Je clique sur Supprimer, je retire la colonne Notes. Et puis j'ai la possibilité bien sur, de prendre par exemple, le propriétaire ici, que je n'ai pas, et puis de dire que je veux l'ajouter. Je fais OK. Et là je fais encore OK. Qu'est ce que cela produit ? La colonne note n'y est plus, j'ai une colonne Propriétaire avec le nom du propriétaire de la tâche. Donc on peut vraiment adapter l’outil à nos besoins quotidiens. Ensuite nous avons la Liste des tâches. C'est l'affichage par défaut, standard, lorsque vous mettez Outlook en route pour la première fois. Dans cet affichage vous avez donc toutes les tâches et les suivis que vous avez a effectuer, et lorsque que vous cliquez sur l'un ou sur l'autre vous le voyez apparaître ici. C'est classé dans l'ordre aujourd'hui, demain, cette semaine, la semaine prochaine... Aujourd’hui, qu'est-ce que j'ai a faire ? J'ai à faire cela. Quand je pense avoir terminé une tâche, il me suffit de faire un clic droit dessus, puis de venir indiquer dans assurer un suivi, que cette tâche est marquée comme terminée. Donc je clique dessus, ma tâche est terminée elle disparaît. Aujourd'hui je n'ai plus rien à faire je peux rentrer à la maison. Non, ce n'est pas vrai je vais quand même continuer ce tutoriel. J'ai encore comme affichage les affichages des tâches par priorité, J'ai aussi la possibilité d'afficher les tâches actives. J'ai aussi la possibilité d'afficher les tâches terminée. On retrouve celle que je vient de marquer comme terminée. Elle est ici sous une forme barrée. Si je le souhaite aussi je peux afficher ce que j'ai à faire aujourd'hui et uniquement aujourd'hui. Aujourd'hui j'ai ça à faire mais c'est barré, ça veux donc dire que je l'ai fait. J'ai ce qu'il y a à faire dans les sept prochains jours, si je veux prendre un peux d'avance par exemple. J'ai aussi la possibilité de voir ce qui est en retard Là je suis quelqu'un de sérieux, vous le constatez je n'ai rien en retard. Mais si j'avais une tâche qui devait être faites pour hier par exemple, elle apparaîtrait ici comme un retard. D'ailleurs on va essayer de le faire. Je vais venir sur un mail, n'importe lequel. Par exemple celui-là ! On va dire que, en terme de suivi, c'est Personnalisé et on va lui mettre une date antérieure on va mettre par exemple le sept et on va faire OK. Maintenant si je reviens sur mes tâches, je vois que j'ai pris du retard. La dates d'échéance était le 07/09 on l'a largement dépassé. Il y a un petit souci, je suis en retard. Voilà donc à quoi sert cette affichage. C'est donc extrêmement pratique de basculer en cours de travail, d'un mode d'affichage à l'autre. Ceci afin de bien mettre en exergue ce que vous souhaitez. On a aussi les Tâches assignées, c'est à dire les tâches que j'ai déléguées à quelqu'un d'autre. Pour finir on a les tâches du serveur. C'est à dire les tâches qui sont stockées coté serveur. Ceci bien sur à condition d'avoir un compte en ligne, Office 365, ou un compte sur un serveur Microsoft exchange. Je vois revenir pour conclure l sur l'affichage standard, Liste des tâches. Voilà en quelques mots les différents modes que vous avez, que vous pouvez appliquez indifféremment sur tâches ou sur Liste des tâches, ceci afin de vous faciliter la lecture des choses que vous avez à effectuer dans la journée par exemple.

Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Envoyer, recevez, et gérez des e-mails et tirez pleinement parti d’Outlook dans sa version Office 365. Abordez les fonctions Contacts, Calendrier, Tâches et Notes, etc.

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Date de parution :30 sept. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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