Outlook 2013 : La gestion du temps

Gérer l'affichage des calendriers

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Comment gérer l'affichage de vos calendriers ? C'est ce que vous allez voir ici.
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Transcription

Lorsque nous avons beaucoup de calendriers, il est peut-être important de savoir gérer leur affichage pour se faciliter l'existence. Lorsque vous souhaitez afficher ou pas un calendrier, il suffit tout bêtement d'éteindre la croix qui est devant son nom, là, par exemple, je n'ai que le Rendez-vous pro qui est visible, Si je clique sur Planning des salles de réunion et que j'éteins Rendez-vous pro, je n'ai plus que le Planning des salles de réunion. Donc, je peux afficher un seul et unique calendrier à la fois. J'ai aussi donc la possibilité d'en afficher plusieurs à la fois. Je vais prendre ici Rendez-vous pro et Planning des salles de formations. Lorsque vous avez plusieurs calendriers, ces calendriers sont présentés de gauche à droite, en fonction du niveau qu'ils ont verticalement dans cette fenêtre. Rendez-vous pro étant plus haut que Planning des salles de formations, eh bien, ce Rendez-vous pro apparaît sur la gauche de l'écran. Le Planning des salles de formations étant plus bas, il apparaît sur la droite de l'écran. Et il en va de même, donc, pour les Rendez-vous perso, par exemple, qui vient s'intercaler entre les deux. Si vous souhaitez mettre Rendez-vous perso maintenant sur la gauche de Rendez-vous pro, il vous faut le déplacer ici en le montant comme ceci, de manière à ce qu'il vient sur la gauche. Lorsque vous voulez faire apparaître tel ou tel planning, il vous suffit, comme je vous l'ai indiqué tout à l'heure, de cocher ces cases ou bien de cliquer sur cette petite croix qui permet donc d'éteindre, bon, comme si j'avais décoché ici, le Rendez-vous perso. Lorsque vous avez deux ou plus calendriers, ils se mettent côte à côte. Mais vous avez peut-être le besoin de les superposer. Pour ce faire, il suffit de cliquez tout bêtement sur la petite flèche noire, et là, voilà mes deux calendriers le Planning des salles de formations et les Rendez-vous pro sont superposés, en rose, les Rendez-vous pro, là actuellement ils sont actives, vous voyez que la couleur est plus intense sur ce calendrier, puisque je suis dessus. Par contre, si je clique sur Planning salles des formations, la couleur est plus intense sur cela, puisque je suis sur le Planning des salles de formations. Donc, on peut passer de l'un à l'autre en les superposant, pour se rendre compte des endroits où ça peut s'entrechoquer. On a la possibilité bien évidemment de dissocier cet affichage tout simplement en cliquant sur la petite flèche noire pour revenir à l'état premier. Voilà donc la manière de gérer plusieurs calendriers visuellement dans cette zone-là. Alors, maintenant, c'est bien, mais c'est pas suffisant, il faut aussi être à même de pouvoir afficher son calendrier suivant une unité de temps que nous choisissons. Pour ce faire, nous avons l'onglet Accueil. Dans l'onglet Accueil, nous avons le groupe Organiser, et dans le groupe Organiser, nous trouvons la possibilité d'afficher le jour, et donc là, je n'ai qu'une seule journée qui est présente à l'écran. Je peux afficher la Semaine de travail, comme ceci, donc là, du lundi au vendredi, j'ai la possibilité d'afficher la semaine complète du lundi au dimanche, j'ai la possibilité d'afficher mon calendrier sous forme de mois, comme ceci. Nous pouvons aussi, grâce à l'onglet Affichage, retrouver les différents affichages que nous venons de voir, hein. Nous pouvons afficher un jour, nous pouvons afficher la semaine de travail, la semaine du cours, le mois. Nous avons aussi la possibilité de faire un affichage en planification des deux côtés. Cet affichage est un petit peu particulier, Les heures, au lieu d'être verticales, passent à l’horizontal. Hein, donc là, j'ai mes heures qui apparaissent comme ceci, les unes à côté des autres. Donc, nous pouvons afficher nos calendriers de différentes manières, nous avons aussi la possibilité de pouvoir nous positionner à tel ou tel moment dans le temps. Lorsque je souhaite choisir un mois, je peux naviguer à l'aide de cette petite flèche pour passer d'un mois à l'autre. Ici je suis actuellement sur le mois de mars, je vais faire venir [inaudible] de mois. Alors, là, je suis sur le mois de mars. Pour aller plus vite, je peux cliquer sur le nom du mois et me positionner directement sur le mois qui m'intéresse. Donc, ici nous allons de décembre deux mil treize à juin deux mil quatorze. Je clique sur décembre deux mil treize, je suis revenu au mois de décembre. Nous pouvons aussi atteindre une date précise, je veux atteindre, par exemple, le vingt décembre, je clique sur le vingt, je suis positionné au vingt décembre. Nous pouvons aussi travailler, lorsque nous sommes en semaine de travail tout simplement en cliquant sur la semaine qui nous intéresse. Je souhaite aller sur cette semaine-là, je clique, toute la semaine est donc sélectionnée, et je la vois apparaître à ce niveau-là. Donc, ce petit calendrier fonctionne conjointement avec le mode d'affichage que nous avons ici en haut. Enfin, il faut savoir que nous avons la possibilité de travailler sur l'échelle de temps. On peut affiner la granularité. Là, actuellement, nous sommes sur une échelle de temps de trente minutes en trente minutes, mais nous pouvons passer, par exemple, de dix minutes en dix minutes. Si je viens, par exemple, sur planification, bien, ici je vais avoir une échelle de temps qui marche de dix minutes en dix minutes, de six minutes en six minutes, ou de soixante minutes en soixante minutes. Neuf heures, dix heures, onze heures, douze heures, treize heures , etc. Donc, on a la possibilité de jouer sur la granularité de l'affichage. Voilà, donc, en quelques mots, comment on peut gérer l'affichage , donc, en jour, semaine ou mois, en fonction, donc, de ce que nous avons à faire. Je vais maintenant me positionner sur février deux mil quatorze et là je me dis: « J’aimerais bien revenir à la date d'aujourd'hui. » Pour revenir à la date d'aujourd'hui, grâce à l'onglet Accueil, je peux trouver le groupe Atteindre, et dans le groupe Atteindre, je peux atteindre directement aujourd'hui en cliquant sur l'icône du même nom, je me suis positionné donc à aujourd'hui. J'ai aussi la possibilité, lorsque je suis, par exemple, en mars 2014, pourquoi pas, je peux atteindre les sept prochains jours, les sept prochains jours, bien sûr, par rapport à la date d'aujourd'hui. Donc, là, j'ai les sept prochains jours qui s'affichent par rapport à la date d’aujourd’hui. Voilà, vous savez tout ou presque tout quant à la manière de gérer l'affichage des calendriers.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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