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Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

Gérer des dates

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Votre formateur vous initie aux fonctions de dates d'Excel 2016. Vous verrez comment réaliser des calculs simples sur les dates.
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Transcription

Lorsqu’on travaille avec Excel au quotidien, forcément un jour ou l’autre on se heurte au problème des dates. Alors, on va faire un petit tour d’horizon rapide pour essayer de comprendre ce qui se passe. Je vais déjà dans un premier temps vous montrer qu’il est tout à fait possible de faire des simples calculs sur des dates. Là j’ai dans ce classeur qui s’appelle gestionDates que vous trouverez bien sûr dans les fichiers d’exercices de cette formation chapitre quatre, j'ai une Date de début et une Date de fin, je voudrais connaître la différence. Combien il y a de différences entre ces deux dates ? Moi, je vais faire tout simplement une bête soustraction. Je fais égal, je prends la Date de fin bien sûr moins la Date de début, la date la plus proche de moi moins la date la plus lointaine. Je valide et il s'est passé entre les deux dates, 45 jours, donc je n’ai rien eu à spécifier à Excel. Il a été capable de calculer le nombre de jours. Alors pourquoi il me calcule le nombre de jours ? Parce que ça, regardez bien, si j’écris le 01/02/2017 par exemple, je valide, j’ai une date mais en réalité ce n’est pas une date. Si je viens ici et que je mets Général comme format, c’est un nombre. En réalité, le simple fait de taper quelque chose avec la barre oblique fait comprendre à Excel qu’il s’agit d’une date et il applique donc automatiquement sur la cellule le format date mais en réalité en interne, pour lui, la date que j’ai tapée, c’est un nombre de jours écoulés entre une date de référence et la date que j’ai tapée. Donc entre cette date de référence et la date que j’ai tapée il s’est passé 42 767 jours. Voilà, donc moi, le fait d’avoir tapé une date, j’ai en interne en réalité des valeurs comme ça. Et donc ce n’est pas étonnant après que quand je fais une soustraction ou une addition, ça marche très bien puisque il travaille par rapport à ces jours. Donc là en l’occurrence, il a trouvé deux valeurs de ce type-là, quand il fait la soustraction la différence entre les deux valeurs, ça donne 45. D’autre part, sachez que lorsque vous tapez des dates des fois il arrivera que vous obteniez ça. Alors pas d’affolement si ça vous arrive, vous pourriez remettre les choses d’aplomb tout simplement en venant dans cette partie-là dans l’onglet Accueil et en venant donc sur Date courte ou Date longue suivant le cas, là ici, Date courte et hop tout rentre dans l’ordre. Donc en règle générale, quand vous tapez quelque chose deux chiffres, barre oblique, deux chiffres, barre oblique, quatre chiffres, il comprend que c’est une date et il applique tout seul le format date. Il peut arriver qu’il ne le fasse pas, à ce moment-là vous trouverez un nombre, un numéro de série, on appelle ça, ce qu’on avait précédemment à l’écran. Et donc, ma foi il suffit d’appliquer dessus un format date pour que tout rentre dans l’ordre. Ceci étant dit, continuons : Date de fin de vie. je vais faire une addition donc je vais faire égal, ensuite je clique sur ma date plus, et puis je clique sur le nombre de jours, je valide avec Entrée et là voilà, ça s’arrêtera donc le 05/09/2022. Pourquoi ça marche ? Pour les mêmes raisons que précédemment, ça c’est un numéro de série, donc je rajoute à ce numéro de série, 2 000 et donc comme ce numéro de série représente un nombre de jours, si je rajoute 2 000, 2 000 jours de plus, ça donne le 05/09/2022. Maintenant j’ai une Date de référence, on va prendre par exemple le 03/06/2017 Voilà ! Et maintenant, je voudrai savoir 90 jours avant, qu’est-ce que c’est ? Je fais égal, je prends ma date, moins 90, je valide, je fais la même chose ici, égal, je prends ma date, plus 90, je valide et donc j’ai bien la date, 90 jours avant, 90 jours après. Ça fonctionne sans aucune espèce de problème. Donc on peut avec Excel faire des calculs, des additions, des soustractions sans autre forme de procès. Alors maintenant, dernière petite chose à connaître sur les dates, qui est importante, j’ai une liste de dates à taper. Alors bon, je tape par exemple le 02/02/2017, je valide, pas de problème, ça marche. Maintenant je vais taper le 29/02/2017. Je valide et ça marche aussi. Je tape maintenant le 31/11/2017, je valide, ça marche, je tape le 05/02/2017, je valide, ça marche. Non ça ne marche pas, ça ne marche pas. Le problème, c’est que ma colonne n’est pas assez large et donc je ne me rends pas vraiment compte qu’il y a un problème. Mais regardez, si j’élargis ma colonne, il y a quelque chose de bizarre. Vous remarquez que la première date, que j’ai tapée, elle est cadrée sur la droite et la dernière, elle est cadrée sur la droite alors que les deux ici sont cadrées sur la gauche, qu’est-ce que ça veut dire ? Ça veut dire que dès que vous tapez une date illicite, elle s’aligne sur la gauche, le 29 Février 2017, ça n’existe pas. Le 31 Novembre 2017, ça n’existe pas. Donc dès qu’une date est illicite, elle est cadrée à gauche. Dès qu’une date est considérée comme bonne par Excel elle est cadrée à droite. C’est pour ça que je vous conseille vivement lorsque vous avez des dates à saisir commencez par élargir un tout petit peu la colonne. Comme ça dès qu’il y a quelque chose qui ne va pas, ça vous saute aux yeux parce que si vous laissez la taille standard comme on l’avait précédemment, il faut vraiment très attentif pour se rendre compte qu’on a fait une bourde au niveau de la saisie. Dernière petite chose, vous pouvez aussi saisir une date de cette manière-là. Je vais faire par exemple 03- je ne mets pas une barre oblique, je mets un trait, 03-04-2017 et je valide et ça c’est aussi compris comme étant une Date.

Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

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