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Les fondements de la gestion de projet : La communication

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Dans cette séquence, vous allez apprendre à placer votre communication dans l'espace et dans le temps.

Transcription

La communication a toujours suscité l'intérêt des civilisations car elle a une structure flexible et changeante. Dès l'Antiquité, Aristote découpait la communication en quatre étapes : la première étape est la création d'idées en fonction de notre raison, de nos émotions et de notre éthique. La seconde étape concerne l'arrangement ou l'ordonnancement de ces idées, de façon stratégique. La troisième étape est l'habillement des idées en mots puissants, persuasifs et clairs. C'est le choix du style. Enfin, la quatrième et dernière étape est la délivrance d'un message approprié à notre interlocuteur. Ce modèle a aujourd'hui évolué car le volume et les supports d'information ont considérablement augmentés. Le modèle d'Aristote a eu le mérite d'exister en son temps. Aujourd'hui, l'environnement a changé créant un espace, un champ des possibles différent. Vous devez vous demander pourquoi je parle de tout cela. Tout simplement pour mettre en relief l'importance de la structure en communication. Une structure est en effet nécessaire si nous voulons communiquer de manière efficace. Elle dépend des besoins présents, actuels. Aristote proposait une certaine structure certainement adaptée à sa perception de l'environnement de son époque. Depuis, de nombreux modèles ont été établis enrichissant la vison globale de ce qu'est la communication. Je pense qu'il n'y a pas de vérité concernant cette structure ou, du moins, la seule vérité pour moi c'est que cette structure doit être dynamique. Une structure qui reste trop longtemps figée finit par ne plus correspondre à une réalité présente, elle devient obsolète. Ainsi notre analyse de la situation, de l'environnement de notre projet à une date donnée peut être représentée sur deux axes : un axe vertical et un axe horizontal. Sur l'axe vertical, la communication descendante ou hiérarchique s'adresse à l'ensemble des employés. Nous distinguons trois niveaux décisionnels dans une entreprise : le niveau stratégique représente le pouvoir décisionnel à long terme, le niveau administratif concerne les décisions tactiques à moyen terme et le niveau opérationnel représente le pouvoir fonctionnel, à court terme, au quotidien. La communication verticale a pour but de diffuser les informations réglementaires comme le règlement intérieur, les mesures de sécurité ou les conventions collectives. Elle permet de résoudre les conflits internes, d'informer et expliquer un projet à l'ensemble du personnel. Elle est sélective car les besoins des acteurs, à chaque niveau hiérarchique, exige une information différenciée. Les supports utilisés dans ce type de communication sont par exemple les lettres internes, les réunions, les notes de service, les panneaux d'affichage, les serveurs Internet ou encore les courriels. Toujours sur l'axe vertical, la communication ascendante ou salariale remonte l'information vers la hiérarchie ou la direction. Elle peut être spontanée et provoquée ou organisée par un comité. La communication ascendante permet de faire remonter l'information et de vérifier et détecter d'éventuelles anomalies en matière de communication interne ou externe dans le projet. Nous verrons plus tard l'importance du dialogue et de l'écoute active. Les supports utilisés sont par exemple, les tracts, le dialogue, les boîtes à idées, les journaux syndicaux l'affichage, les lettres ouvertes, les débats, les réunions d'expression ou encore les sondages. Enfin, le second axe représente la communication horizontale destinée à tous les acteurs d'un même niveau hiérarchique de l'organisation. On parle souvent de communication inter ou intra départements car elle favorise la circulation de l'information à l'intérieur de chaque niveau, qu'il soit opérationnel, administratif ou stratégique. C'est une communication importante car elle joue principalement le rôle de ciment entre les acteurs au quotidien. Elle est responsable de la bonne ambiance au sein des équipes. Enfin, de par l'évolution des structures de projet, la communication peut être également transversale. Comme elle est orientée sur une tâche ou une action définie, elle a tendance à regrouper toutes les parties prenantes concernées. Elle facilite la prise de décision et la cohérence des actions entre les parties prenantes. Tous ces axes peuvent être gradués selon l'importance ou la proximité des parties prenantes. Alors, avez-vous pu cerner l'ampleur de la gestion de la communication au sein d'un projet ? Pouvez-vous différencier les deux axes de l'environnement d'un projet ?

Les fondements de la gestion de projet : La communication

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Date de parution :27 avr. 2017

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