Excel 2013 : La validation des données

Garantir le respect d'une nomenclature

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Une erreur dans la saisie d'une référence peut entraîner de lourdes pertes. Voyez comment garantir le respect de vos nomenclatures, aussi complexes soient-elles.
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Durant cette séquence, nous allons apprendre ensemble à garantir le respect d'une nomenclature. Déjà, qu'est ce qu'une nomenclature ? C'est tout simplement un système d'écriture. Si vous travaillez avec des numéros de dossiers ou des numéros de commandes, eh bien elles reposent sur une nomenclature. C'est une technique qui permet de les différencier, de savoir quand est-ce qu'elles ont été passées ou où est-ce qu'elle doivent être livrées. Elles ont donc une raison d'être. Si vos nomenclatures ne sont pas respectées, vous aurez des erreurs dans votre activité. Voyons comment la validation des données peut nous aider à répondre à ce type de problème. Tout d'abord, je dois analyser la nomenclature. Je l'ai laissée sous cette forme ici, donc j'ai une référence, parce qu'habituellement, elles sont présentées de cette façon, en texte, pas forcément en utilisant une table automatique. Faisons une analyse et cherchons à comprendre comment est construite cette nomenclature. je compte, 3 x, 3 chiffres, 3 x et deux tirets, ça me fait 11 caractères. Ici, je remarque à chaque fois que j'ai trois éléments, un tiret, trois éléments, un tiret, trois éléments. Je vais l'écrire de la même façon. Trois points d'interrogation, tiret, trois points d'interrogation, tiret, trois points d'interrogation. Souvenez-vous que les points d'interrogation remplacent n'importe quel caractère. Cela veut dire que ça n'a pas d'importance, pour moi c'est l'emplacement des tirets qui est important. Continuons. Pour notre exemple, nous dirons que les trois premiers éléments et les trois derniers ne sont pas importants. Par contre, les trois du milieu doivent être des chiffres. Nous allons donc nous imposer cette condition. Trois caractères du milieu, ce doit être des chiffres. Ça, c'est l'analyse préliminaire. Maintenant, dans un second temps, je vais devoir traduire ces critères en fonction, pour qu'Excel puisse comprendre. Là, il me faut une fonction qui puisse compter le nombre de caractères. Je vais donc Là, il me faut une fonction qui puisse reconnaître une structure de texte. Je vais utiliser cherche. Là, ça va être plus pointu, il me faut, premièrement une fonction qui puisse extraire les caractères du milieu. Une des fonctions qui permet cela est stxt. Une fois que ces caractères sont extraits, je dois pouvoir dire si ce sont des chiffres ou non. La fonction estnum me permet cela. Enfin, je dois valider toutes ces conditions en même temps. Je vais donc utiliser la fonction et. Poursuivons notre travail et écrivons directement nos fonctions une à une. Je vais utiliser =nbcar, j'ouvre la parenthèse. Là il me demande un texte à analyser, je vais lui donner la référence. Je ferme la parenthèse. Si je fais Entrée, il m'indique le nombre de caractères. C'est bien, mais ce n'est pas ce que je veux. Moi, je veux valider s'il y en a 11. Je reprends donc ma formule, je laisse nbcar et je mets =11. Entrée. Là il m'indique VRAI. C'est ce que je souhaite, je voulais soit un VRAI, soit un FAUX. Si je change le nombre d'éléments, il bascule. Très bien. Maintenant, utilisons la fonction cherche. =cherche. J'ouvre la parenthèse. Là, je dois lui indiquer le texte cherché, qu'est-ce que je recherche ? Je vais reprendre la même structure que nous avons ici. J'ouvre les guillemets et j'écris : trois points d'interrogation, tiret, trois points d'interrogation, tiret, trois points d'interrogation. Pour rappel, cela veut dire que les trois premiers termes, les trois termes du milieu et les trois derniers, je m'en moque. Ce qui m'importe, c'est qu'il y ait des tirets aux bons endroits. Je ferme les guillemets, point-virgule, je lui indique où trouver ces éléments. Je lui indique cette cellule. Je peux fermer la parenthèse, faire Entrée. Là, il me donne le chiffre 1, la validation des données comprendra ça comme un VRAI. Si je change la structure, il me met un message d'erreur, qui sera analysé comme un FAUX, ça fonctionne donc. Continuons avec stxt. =stxt, j'ouvre la parenthèse. Là, je vais lui indiquer un texte où travailler. Toujours ma référence, point-virgule. Je dois lui indiquer à partir de où je dois commencer l'extraction. Nous, on veut les trois caractères du milieu. Le premier chiffre, donc le 1, il se trouve en position 1 2 3 4 5, j'écris donc 5. Point-virgule. À partir de là, je dois lui dire combien de caractères extraire. À partir du 1, il m'en faut 1 2 3, 3 caractères. J'écris 3, je ferme la parenthèse, Entrée. Deux choses se sont passées. Premièrement, ça a bien fonctionné, il a extrait les bons éléments, 1 2 3. Deuxièmement, vous pouvez remarquez quelque chose de curieux. Au-dessus, j'ai le j'ai 1 2 3 qui est aligné à gauche, alors que je n'ai strictement pas touché à l'alignement. Cela veut dire que ce chiffre est reconnu comme un nombre par Excel. Par contre ces chiffres ici sont reconnus comme du texte, quoi qu'il arrive. Une petite astuce pour contourner ça. Si jamais cela vous arrive, prenez votre fonction et multipliez-la par 1. Cela ne va pas changer le résultat, mais regardez. Entrée, mes chiffres sont désormais alignés à droite. Cela veut dire que Excel peut les reconnaître comme des nombres. Si je touche à la référence, si je mets un x par exemple, il me met un message d'erreur, il n'y a pas que des nombres. Pour finir, je peux rajouter estnum, qui me permet d'analyser si ce sont des nombres, ou pas. =estnum, j'ouvre la parenthèse, je laisse tout ça, je ferme la parenthèse. Il ne me reste plus qu'à utiliser le est, =est avec chacun de ces éléments. Celui-ci, point-virgule, celui-ci, point-virgule, celui-ci. Je ferme la parenthèse, tout est vrai. Maintenant, pour couper et coller tous ces éléments dans la validation des données, ça va être complexe, alors on va utiliser une astuce. Dans notre et, on va progresser étape par étape et on va extraire chacune des formules que nous avons écrites. Déjà, là, j'ai K3. Je vais donc en K3. Je prends la formule, Ctrl ou Cmd x, j'efface le =. Je retourne dans le et, et je remplace K3 par ce que j'ai coupé. Ctrl ou Cmd v, Entrée. La formule fonctionne toujours, mais il y a une cellule en moins, on commence à faire du nettoyage. Pareil pour la suivante. Ctrl ou Cmd x, j'efface le =. Je vais ici et je remplace donc ce qu'il y avait en K4. J'efface, Ctrl ou Cmd v. Entrée. Je fais pareil pour la dernière. J'extrais l'ensemble, Ctrl ou Cmd x, j'efface le =. Et je remplace K5. Ctrl ou Cmd v. Je fais Entrée. Ma fonction ici est parfaitement fonctionnelle, ç'aurait été plutôt difficile de tout écrire à la suite. Par contre, nous avons vu qu'il est possible d'écrire les éléments les uns après les autres, et puis de les inclure donc, étape après étape. Je peux prendre tous ces éléments, faire Ctrl ou Cmd x, j'efface et je peux aller dans la validation des données. Je clique sur la bonne cellule. Données. Validation des données. J'autorise un élément personnalisé, égale, et je colle ma formule. Je vérifie qu'il n'y a bien qu'un seul égale, je fais OK. A priori, rien n'a changé. Si je modifie un tant soit peu ma référence, et je fais Entrée, la valeur que vous avez tapée n'est pas valide, c'est bon. Ma formule est parfaitement correcte, libre à moi, après, de la convertir en table automatique. Je sélectionne l'ensemble, Insertion, Tableau. Mon tableau comporte des en-tête, OK. Si jamais j'étire mon tableau, je peux écrire une nouvelle référence et voir si elle fonctionne ou non. Votre validation des données se poursuit automatiquement. Vous savez désormais comment garantir le respect de vos nomenclatures, grâce à la validation des données dans Microsoft Excel.

Excel 2013 : La validation des données

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Mis à jour le:4 avr. 2018

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