Excel 2016 : La validation des données

Garantir le respect d'une nomenclature

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Une erreur dans la saisie d'une référence peut avoir des conséquences fâcheuses. Voyez comment assurer le respect des nomenclatures, y compris les plus complexes.
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Durant cette séquence, nous allons apprendre ensemble à garantir le respect d'une nomenclature. Déjà, qu'est-ce qu'une nomenclature ? C'est tout simplement un système d'écriture. Si vous travaillez avec des numéros de dossier, ou alors des numéros de commandes, il se peut qu'elles respectent une nomenclature pour savoir par exemple dans quel ordre elles ont été passées. Si vos références comprennent des erreurs, il se peut que les mauvais produits aillent vers les mauvaises personnes ou que les dossiers ne soient pas bien traités, par exemple. La validation des données nous permet d'éviter ce genre d'erreurs. Voyons voir comment. Pour cet exemple, nous allons suivre ensemble une méthodologie pas à pas afin de résoudre ce problème. Ici, nous allons avoir une référence. Le but est d'analyser comment elle est construite pour ensuite créer les bonnes fonctions qui nous permettront de la faire respecter en termes de construction. Penchons-nous sur le cas. Nous avons un, deux, trois, quatre, cinq, six, sept, huit, neuf, dix, onze éléments, onze caractères. Je l'écris. Avant d'aller plus loin, vous remarquerez qu'ici il n'y a pas de table automatique. La plupart des données que vous aurez sont souvent sous forme classique. C'est donc pour respecter ce fait que je l'ai écrit de cette façon. Poursuivons. J'ai trois caractères, un tiret, trois caractères, tiret, trois caractères. Écrivons donc ainsi : trois caractères n'importe lesquels, avec un tiret, et ainsi de suite. Souvenez-vous qu'en termes d'écriture, un point d'interrogation signifie le caractère n'est pas important. Et en effet, moi ce qui m'intéresse là c'est la position des tirets. Onze caractères, des tirets placés à ces endroits. Ensuite, pour notre exemple, nous nous dirons que les trois premiers éléments et les trois derniers éléments ne sont pas importants. Par contre, les trois du milieu doivent être des chiffres. J'écris donc : « 3 caractères du milieu doivent être des chiffres ». Maintenant que j'ai fini mon analyse, je vais devoir traduire ces critères en fonction, pour qu'Excel puisse les comprendre. Là, j'ai onze caractères. Je sais que la fonction « nbcar » me permet de compter le nombre de caractères. Je l'utiliserai donc. À la suite, j'ai une chaîne de texte écrite de façon précise. Je sais que la fonction « cherche » me permet de les détecter. Là, ça va être plus complexe. Je vais devoir trouver une fonction qui me permet d'extraire les trois caractères du milieu. Une des fonctions qui me permet de le faire est « stxt ». Une fois que j'ai extrait ces caractères, je dois savoir si ce sont des chiffres ou non. La fonction « estnum » m'y aidera. Enfin, il me faut une fonction pour pouvoir réunir le tout et valider tous ces critères en même temps. Ce sera la fonction « et ». Bien. L'étape suivante consiste à écrire réellement les formules, voir si elles sont fonctionnelles. Commençons. = nbcar j'ouvre une parenthèse, il me faut un texte. Je vais tout simplement prendre la référence. Je ferme la parenthèse. Entrée. J'ai le résultat 11. C'est bien, mais ce n'est pas ce que je souhaite. Pour ma validation des données, j'ai besoin de savoir si c'est vrai ou faux. Donc je vais faire NBCAR= 11 Là, j'ai bien un résultat « vrai », c'est ce que je souhaite. Si je modifie la référence, J'ai bien résultat « faux ». Ça fonctionne. Pour la fonction « cherche », je l'écris, = cherche( il me faut un texte cherché. Je vais reprendre exactement cette structure. J'ouvre les guillemets, trois points d'interrogation, tiret, trois points d'interrogation, tiret, trois points d'interrogation. Je ferme les guillemets. Point-virgule, je lui indique où est-ce que je dois trouver cette structure. Je lui indique donc la référence. Je ferme la parenthèse. Entrée. Là, j'ai un 1 qui s'affiche. Il sera considéré par la validation des données comme étant un « vrai ». Si je change un caractère, j'ai un message d'erreur, donc ce sera considéré comme un « faux ». C'est bon. Pour la suite, et plus complexe, je vais utiliser « stxt ». = stxt j'ouvre la parenthèse, je dois choisir le texte sur lequel je veux travailler. Toujours ma référence. Point-virgule. Je dois lui dire à partir de quel point je dois commencer l'extraction. Moi je veux extraire les chiffres, donc je dois commencer à partir de 1. Un, deux, trois, quatre, cinq. Le 1 est en cinquième position, j'écris 5 Point-virgule. Nombre de caractères, je dois lui dire combien de caractères je souhaite extraire. Moi, c'était les trois caractères du milieu. J'écris 3 Je ferme la parenthèse. Entrée. À partir de là, j'ai un problème qui est discret. Regardez l'alignement des chiffres. Là, vous pouvez voir que celui-ci est aligné à droite. Là, ces chiffres sont alignées à gauche. Pour Excel, cela veut dire que ce 1 là est considéré comme un nombre. Ce 123 là est considéré comme du texte. Quoi qu'il arrive. Moi, j'ai besoin de les reconnaitre comme étant des chiffres. Pour y arriver, je vais effectuer une légère conversion. Là, vous voyez, c'est aligné à gauche. Je retourne dans ma formule et je vais multiplier par 1. Si ce sont bien des chiffres, ça ne changera pas le résultat. Si c'est autre chose, ça mettra un message d'erreur. Je fais Entrée. Ce sont bien des chiffres, et je vois qu'ils se sont réalignés à droite. Ils sont bien considérés comme étant des nombres par Excel. Si je modifie ma référence, au bon endroit, je peux remarquer que j'ai un message d'erreur. Je recrée ma référence, comme ceci. Maintenant je vais rajouter « estnum ». Je me place avant « stxt » et je vais l'encadrer avec « estnum ». Je l'écris. estnum j'ouvre la parenthèse et je vais analyser tout ceci avec estnum. Je ferme la parenthèse et je fais Entrée. Là, il m'affiche bien « vrai ». Si je modifie un élément, il m'affiche « faux ». C'est ce que je souhaite. Enfin et pour conclure, il me faut la fonction « et » J'écris =et et j'inclus chacun de ces éléments. Je prends le premier, point-virgule le deuxième, point-virgule, le troisième Je ferme la parenthèse et là, je vois que « et » fonctionne. Je vais modifier un léger élément. « et » m'affiche un message d'erreur, c'est bon, ce sera considéré comme faux. Maintenant, le plus difficile peut être d'inclure toutes ces formules dans la validation des données. Je vais vous donner une technique pour que ce soit plus simple. Là, j'ai la fonction « et » qui est finale, avec K3, K4 et K5. Je vais prendre chacune des formules, les couper, et les coller ici. Vous allez voir comment. Là, j'ai K3. Je fais Entrée. Je vais donc en K3 et je vais couper tout ce qu'il y a à l'intérieur. Je sélectionne tout. Ctl+ ou Cmd+X, j'efface. Je retourne dans ma formule finale. Je retourne en K3. Et là, en K3 il n'y a plus rien. C'est normal, j'ai coupé. Je vais donc effacer K3 et je vais coller ce que j'ai. C'est bon. Je n'ai plus qu'à faire Entrée. Ma formule est toujours fonctionnelle, et j'ai une cellule de moins. Le nettoyage peut continuer. Là, je suis en K4. Je prends tous les éléments, Ctrl+ ou Cmd+X, j'efface le égal. Je vais à la suite. Je reprends K4, je l'efface, Ctrl+ ou Cmd+V. Je peux faire Entrée. Ça continue de fonctionner. La dernière formule, je sélectionne. Ctrl+ ou Cmd+X, j'efface le égal, Entrée, je retourne, j'efface le K5, Ctrl+ ou Cmd+V, Entrée., Apparemment, tout fonctionne. Je vais changer la référence. Message d'erreur, ce sera considéré comme faux, c'est donc bon. Ultime étape, je vais prendre toute cette formule et je vais la coller dans la validation des données. Je sélectionne tout. Ctrl+ ou Cmd+X, j'efface le égal. Je vais dans ma référence, Données Validation des données et là, je choisis Personnalisé. Dans la formule, j'écris « égal » et je fais Ctrl+ ou Cmd+V pour coller toute ma formule. Ça aurait été complexe de l'écrire d'un seul coup directement dans la validation des données. Cependant, cette méthode vous évite, d'une part de faire des erreurs, et, d'autre part, elle est surtout un peu plus accessible. J'ai mon égal, j'ai ma formule qui n'a pas bougé. Je peux me permettre de faire OK Rien n'a bougé. Je change ma référence, j'ai bien un message d'erreur. Ma validation de données fonctionne. Maintenant que ceci est fait, je peux convertir ceci en table automatique. Je sélectionne le tout, Insertion Tableau Mon tableau comporte des en-têtes. OK. J'agrandis mon tableau. J'écris n'importe quoi : 123 et je peux voir que toute ma formule complexe se réapplique aux nouvelles lignes de ma table automatique. 456 J'ai donc une validation de données fonctionnelle, qui me permet d'accompagner mon activité. Vous savez désormais comment garantir le respect d'une nomenclature grâce à la validation des données dans Microsoft Excel.

Excel 2016 : La validation des données

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Date de parution :13 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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