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Outlook 2013 : La gestion du temps

Gagner du temps au quotidien

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Apprenez à gagner du temps au quotidien ! Tout est une affaire de bon sens et c'est ce que vous allez comprendre à travers ce visionnage.
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Nous avons abordé dans ce chapitre la partie Analyser, nous avons découvert quels étaient les principaux voleurs de temps, où nous avons vu quelles étaient les lois qui régissaient le temps, la loi de Pareto, la loi de Parkinson et où nous avons appris qu'un événement était constitué de cycles Début, Déroulement, Fin, et que vis-à-vis de ces cycles on pouvait avoir certaines difficultés. Nous avons abordé ensuite la manière de s'organiser: est-ce que j'utilise le Calendrier, est-ce que j'utilise les Tâches, est-ce que je fais un calendrier Agressif, un Calendrier normal ou est-ce que je fais un calendrier Protectionniste ? Je vous convie maintenant à passer au dernier point, à savoir le Faire, c'est-à-dire, qu'est-ce qu'il faut faire au quotidien pour optimiser son temps avec ou sans Outlook, d'ailleurs. La première chose, il faut gagner du temps au quotidien. Pour gagner du temps au quotidien, Rangez votre bureau. Ranger son bureau, ça prend que quelques minutes le matin ou le soir, on classe les papiers, on les met dans un dossier, le dossier dans l'armoire, et le tour est joué . Non, le tour n'est pas joué, parce que vous avez deux bureaux. Eh oui, vous avez votre bureau virtuel, à savoir votre ordinateur. Là aussi, il faut apprendre à ranger, créer des dossiers, créer des sous-dossiers, nommer vos dossiers et sous-dossiers avec des noms parlants, nommez aussi vos fichiers avec des noms parlants et organisez-vous de telles sorte que vous puissiez atteindre n'importe quel fichier à un maximum de trois clics. Si vous n'êtes pas sur un réseau client-serveur, et bien, faites régulièrement des sauvegardes sur un disque dur externe et aussi sur un service de stockage externe, comme SkyDrive, par exemple, ou Dropbox. Apprenez à dire non au quotidien, parce que vous pouvez effectivement rendre service en accomplissant une petite tâche rapide pour quelqu'un, mais perdre votre temps à pleines d'activités qui ne vous sont pas directement utiles. Non, alors ne dites pas non sèchement, mais dites toujours « Oui, mais...», ça ouvre toujours une petite porte pour la négociation. Faites un planning, faire un planning, c'est quelque chose d'important, parce que sans planning très clair des tâches que vous avez à accomplir, il est très difficile de mener à bout un projet ou même tout bêtement d'avancer. Tenez-vous à la tâche que vous avez prévue sur votre planning et ne surfez pas sur trois ou quatre tâches différentes simultanément. Fixez-vous des délais, sans délai, c'est tout simple, la réalisation d'une tâche pourra prendre trois heures ou même la journée entière; pensez à la loi de Parkinson. Donc, si vous ne vous mettez pas de limites, il va être beaucoup plus dur de résister à la tentation de faire autre choses, de passer d'une tâche à l'autre ou tout simplement de ne pas s'arrêter sur des détails insignifiants et chronophage. Donc, fixez-vous des délais, notez tout, sachez que dans Outlook vous avez les notes, les notes, ça remplace le post-it de manière très avantageuse. Donc, notez tout, parce qu'un email oublié ou un papier qu'il aurait fallu remplir absolument aujourd'hui, et demain, bah voilà, votre planning, il va être complètement chamboulé, parce que vous avez oublié justement de remplir ce papier, il va donc vous falloir le remplir pour rattraper votre erreur et éventuellement gérer les conséquences de cette erreur. Donc, notez absolument tout. Dans certains cas n'hésitez pas arriver une heure plus tôt au bureau. Je vous dis pas de le faire tous les jours, mais arriver une heure plus tôt au bureau, ça permet de travailler pendant une heure dans un calme total, pas de téléphone, pas de bruit. Il y a certaines professions où c'est quelque chose d'absolument nécessaire, lorsqu'il y a un gros coup de feu. Je prends par exemple les développeurs. Un développeur qui arrive une heure plus tôt au bureau, c'est un développeur qui va pouvoir coder de manière bien plus efficace pendant cette heure que pendant tout le reste de sa journée, parce qu'il va être totalement au calme. Conservez-vous, lorsque vous élaborez votre planning, des créneaux pour les imprévus, parce que si vous ne gérez pas ces imprévus, et bien, vous allez finir par être à nouveau en retard sur tout ce que vous avez à faire. Donc, pensez toujours à vous réserver au moins une heure de battement sur votre planning chaque jour de telle sorte que vous puissiez caler dans cette heure tous les imprévus qui ne manqueront pas d'arriver. Apprenez à déléguer, pensez à la maîtrise d'Eisenhower. Toutes les tâches qui sont non urgentes, non importantes, peuvent être déléguées. Eh bien, ça, cela va vous permettre d'alléger votre planning. Soyez extrêmement attentif, c'est quelque chose d'important. Une information que vous comprenez mal, ou un interlocuteur que vous n'écoutez pas à 100%, ou tout simplement un email que vous avez survolé, et boom, ça y est, vous faites une erreur dans la réalisation d'une tâche. Et cette erreur, eh bien, il faudra la rattraper par la suite ce qui va vous permettre d'accumuler gentiment des retards. Donc, soyez très attentif à tout ce que l'on vous dit. Et puis, une fois que vous aurez assimilé les différentes règles qui sont évoquées dans cette formation, n'hésitez pas transmettre vos méthodes de travail à vos collègues, apprenez à vos collègues à gérer leur propre emploi du temps, vous leur rendrez service. Écoutez votre horloge interne: matin, après-midi, soir. Quand vous élaborez votre planning, il est peut- être opportun de tenir compte, si vous êtes du matin, du fait qu'il est préférable avant huit heures du matin, de caler les activités physiques. Par exemple, si dans votre profession il y a des activités physiques, essayez de les caler avant huit heures du matin, parce que c'est le moment où vous avez le plus de tonus corporel, c'est là où votre corps génère le plus de dopamine, qui donne donc un coup de feu à vos muscles. Ensuite, de neuf heures trente à onze heures trente, eh bien, calez toutes les tâches qui demandent de faire appel à votre créativité, qui sollicite un gros effort intellectuel. Et n'hésitez pas entrecouper toutes vos tâches avec des pauses courtes, hein, une pause toute les heures au moins. L'après-midi, bien début d'après-midi, de toute manière que vous fassiez, sachez que vous allez avoir une petite baisse de régime jusqu'à environ 15 heures, sauf si vous avez fait la fameuse sieste régénératrice, sieste qui est très mal vue, mais qui est extrêmement efficace. Ensuite, dans votre planning de 15 heures à 16 heures 30 environ, vous allez avoir une période à nouveau de forte activité cérébrale, donc profitez-en pour vous plongez dans des dossiers un petit peu plus complexes, mais moins que le matin, ou des dossiers qui demandent une bonne capacité d'analyse. Puis, à partir de 17 heures, réalisez des tâches qui demandent moins de vigilance ou bien, pour lesquelles la mémoire corporelle est nécessaire. Comme ça, ça vous permet d'arriver gentiment vers le soir, où, là, l'attention est moindre que dans la journée et donc vous allez pouvoir vous détendre progressivement, penser à autres choses et attaquer la nuit bon pied, bon œil. N'oubliez pas, pour gagner du temps, à faire quelque chose de très important, c'est de traquer les voleurs de temps, voleurs de temps dont on a parlé précédemment. Les collègues sympathiques, mais collants, ça, c'est des gros voleurs de temps. C'est le collègue qui a la forte envie de vous raconter trois fois dans la journée son week-end, ou celui qui veut que vous contrôliez son travail tâche après tâche. Bon, bah, si vous êtes environné de collègues un petit peu trop sympathiques et un peu trop collants, n'hésitez pas... pourquoi pas mettre des heures de visite, en disant: « Voilà, moi, je suis disponible entre telle heure et telle heure ». Maintenant restez quand même disponible pour des tâches urgentes . Faites attention, réseaux sociaux, Twitter, Facebook, Viadeo, j'en passais des bien bons. Le réseaux sociaux sont ultra-addictifs, et il y a beaucoup de personnes qui en entreprise passent énormément de temps sur les réseaux sociaux, alors, même si ça fait partie de votre travail, il faut savoir se limiter dans le temps, parce que l'horloge tourne à une vitesse terrible, lorsqu'on est sur un réseau social et donc [inaudible] confessant fait pas d'autres choses. Donc, limitez drastiquement votre utilisation des réseaux sociaux de manière à ne pas perdre trop de temps. Le mail et le téléphone compulsif. Eh bah, pour éviter ça consultez vos mails trois fois dans la journée, pas plus. Une fois le matin en arrivant, par exemple, une fois à midi, et enfin, une fois le soir, avant de partir. Quant au téléphone portable, vous le considérez comme une boîte vocale. Vous le mettez sur répondeur et vous ne l'utilisez qu'une fois dans la journée, ou deux fois grand maximum, mais ne répondez pas systématiquement dès que ça sonne. Pour le téléphone de bureau, filtrez les appels, donc soit vous avez un assistant ou une assistante, soit vous demandez à un collègue de le faire, soit vous mettez un répondeur, mais vous ne décrochez pas, parce que le téléphone sonne. La planète ne va pas s'arrêter parce que vous n'avez pas décroché. Le multitâche, ça, c'est un voleur de temps terrible. Le multitâche, c'est une multi-perte de temps. On n'est pas plus efficace parce qu'on fait plusieurs choses en même temps. Il faut se concentrer sur une tâche et une seule, mais la faire bien. Méfiez-vous aussi de l'infobésité. C'est quoi, l'infobésité ? Bien, c'est trop d'information, trop d'information, ça tue l'information. Épurez votre boîte mail de tout ce qui ne vous sert à rien, des flux d'information inutiles, des publicités qui vous encombrent, et utilisez pour cela dans l'Outlook les Courriers indésirables. Dans le Courriers indésirables d'Outlook vous avez la possibilité bien tout simplement de mettre un domaine complet hors la loi, donc, dans la liste des courriers indésirables de manière à ce que tout mail provenant de ce domaine ne vous importune plu. Voilà, donc, en quelques mots les choses à faire pour pouvoir gérer au mieux le temps qui vous est imparti. Je vous convie maintenant passer dans le prochain tutoriel pour découvrir comment, eh bien, mettre en œuvre les différents outils Outlook afin d'ateindre ses objectifs.

Outlook 2013 : La gestion du temps

Gérez efficacement votre temps avec Outlook 2013. Cette formation vous aidera à concevoir méthodiquement votre planning, à l’analyser puis à vous organiser judicieusement.

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Date de parution :24 déc. 2013

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