Transcription

Je viens de recevoir le fichier concernant le budget, qui a été modifié par le comptable. Je constate dans le navigateur qu'on a ici des commentaires en plus, qui ont été rajoutés et la meilleure des choses est d'aller dans le menu édition, dans suivi des modifications. On peut afficher les modifications. On a une boite de dialogue qui va permettre d'afficher les modifications. Alors on peut filtrer par date, on peut filtrer par auteur, c'est le cas ici, on peut filtrer par plage de cellule ou par commentaire. Et puis bien sûr ces modifications vont être validées ou pas et dans ce cas on pourrait afficher également que les modifications acceptées, que les modifications rejetées. Toujours dans le menu édition, suivi des modifications, nous avons ici gérer les modifications. On pourrait avoir une liste de toutes les modifications apportées en tout cas, elles sont pas acceptées donc pour l'instant on en a qu'une c'est celle du comptable et là on peut l'accepter, la rejeter ou comme on en a plusieurs, tout accepter ou tout rejeter. En général on va accepter et rejeter certaines. Ou alors on va continuer à commenter et échanger les documents. Vous avez également un filtre concernant les modifications on va retrouver ici le même filtre que tout à l'heure avec les dates, les auteurs. Donc si je décoche auteur et si je sélectionne date. Effectivement, il faudrait que je modifie la date, je vais désactiver ici et si j'affiche la liste je retrouve également mes modifications apportées ici qui n'ont pas été acceptées pour le moment. Donc c'est là qu'on peut facilement gérer tout ce qui a été modifié et validé. Je vais fermer cette fenêtre. Autre outil que je vais juste aborder c'est un troisième intervenant par exemple un administrateur a également fait des modifications sur son fichier. On pourrait le rajouter à celui-ci, c'est dans suivi des modifications et c'est fusionner le document. A ce moment-là, il faudrait aller chercher le document retourné par l'administrateur de façon à le fusionner avec celui-ci On aurait toutes les modifications et les commentaires de l'administrateur mais aussi du comptable. Enfin, il peut arriver qu'un utilisateur à qui vous avez envoyé le fichier pour modification ait complètement oublié d'activer le mode modification donc il a fait des modifications mais vous pouvez pas les retrouver facilement puisqu'on a pas toutes ses annotations, ses repères. Vous pouvez comparer votre fichier d'origine, celui qui existait avant d'être envoyé à cette personne et le sien. Et repérer plus rapidement les modifications apportées. Alors c'est toujours le menu édition et c'est comparer le document. Un dernier point quand vous travaillez en mode collaboratif mais ça peut être aussi utile dans d'autres cas. C'est le fait de pouvoir revenir sur une version antérieure du document Donc ça vous allez le trouver dans le menu fichier, faut aller l'activer et version. Donc ici, on pourrait enregistrer une nouvelle version l'idéal c'est d'automatiser ça. Donc à chaque fois que vous allez enregistrer votre document et bien on va avoir une version avec la date et heure qu'on pourra comme ça retrouver éventuellement si c'est la derniere version et qu'il ya eu des fausses manipulations faites sur le fichier. On peut toujours récupérer une version ancienne ou simplement pour information aller retrouver une version antérieure pour pouvoir comparer. Nous venons de voir comment valider ou pas les informations dans un document partagé, fusionner, comparer les documents et utiliser le mode "versioning".