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Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Finaliser et communiquer le budget

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Il est important de protéger votre intégrité, celle du projet et celle de votre entreprise. Bob McGannon vous donne deux règles d'or concernant la communication de votre budget.
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Transcription

Dans le film Des hommes d'honneur, le colonel Jessup, joué par Jack Nicholson, prononce cette fameuse phrase : « Vous ne l'encaissez pas, la vérité. » C'est parfois vrai en ce qui concerne les budgets de projet. Et ce n'est pas forcément positif. Cependant, il est important de protéger votre intégrité, celle du projet et celle de votre entreprise. J'ai deux règles d'or concernant la communication de votre budget. Ne gonflez pas les coûts et soyez prêt à avoir des conversations difficiles. Commençons par le gonflement du budget. Vous gonflez le budget si vous ajoutez des coûts supplémentaires, les majorez ou essayez d'élargir le budget sans raison logique. Une meilleure façon de procéder consiste à utiliser des dollars pour imprévus évoqués ouvertement. Il n'y a aucun intérêt à présenter un budget gonflé, sous-estimé, ou des estimations irréalistes à vos sponsors. Ce n'est bon pour personne. Vous devez fonder votre budget sur des informations précises tirées de votre structure de découpage du projet. Si vous devez ajouter des dollars pour imprévus pour faire face aux risques potentiels, vous devez clairement faire part du besoin en dollars pour imprévus. Expliquez à quel moment vous risquez d'en avoir besoin et signalez les domaines où vous souhaiteriez appliquer le budget pour imprévus. Lorsque vous voulez demander des dollars pour imprévus, vous devez vous poser certaines questions. Aux yeux de mon sponsor, quel est l'aspect le plus important du projet ? Quelle est sa motivation principale : la portée, le coût ou la durée ? Par exemple, si votre sponsor est surtout préoccupé par l'argent dépensé, vous devez essentiellement vous concentrer sur les questions de coût. Si la priorité numéro un est la durée, vous devez gérer votre budget de façon à respecter la date de réalisation. Dans ce cas, vous pourrez allouer des dollars pour imprévus, pour mobiliser du personnel en plus et tenir le calendrier. Donc, ne gonflez pas votre budget, et demandez et allouez des dollars pour imprévus avec discernement. C'est vrai, discuter des dollars pour imprévus avec votre sponsor peut être difficile, ce qui m'amène à mon deuxième conseil majeur. N'ayez pas peur d'avoir des conversations difficiles et honnêtes, mais nécessaires, notamment lors de la finalisation du budget de projet. N'oubliez pas, le budget convenu à ce moment-là orientera votre projet sur une voie particulière. Bien sûr, vous reverrez votre budget et vos estimations en cours de route, mais mieux vaut ne pas avoir à faire un demi-tour financier et franchir quatre voies pour réaliser votre projet. Voici quelques conseils pour faciliter ces conversations difficiles. D'abord, utilisez plusieurs techniques d'estimation pour valider votre budget, telles que celles abordées précédemment. Vérifiez que les contraintes budgétaires fournies sont compatibles avec la portée du projet. Ensuite, confirmez les coûts de tous les équipements et matériels dont vous aurez besoin. Modifier ultérieurement les coûts car vous avez mal fait votre travail diminuera le poids de vos requêtes bien intentionnées en matière de fonds supplémentaires et risque de réduire la confiance que vous porte votre sponsor. Enfin, essayez de trouver des données de projets passés et en cours si vous utilisez des ressources et équipements similaires. Faites part de la manière dont vous avez établi et vérifié vos affectations budgétaires grâce aux données d'autres projets. En fin de compte, vous gérez le projet pour votre sponsor. S'il n'est pas d'accord avec ce que vous faites, ou n'approuve pas le budget, votre projet sera en grand péril. Donc, lorsque vous finalisez votre budget, expliquez clairement l'origine de vos estimations. Faites honnêtement part des domaines qui nécessitent selon vous des dollars pour imprévus, et négociez de bonne foi. À la fin de cette étape, vous serez en excellente position pour solliciter sa confiance en vos capacités à rester sur la bonne voie.

Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Étudiez les bases de l’élaboration des budgets et utilisez les techniques d’estimation. Découvrez les différents outils de prévision de projet et assurez le suivi de vos budgets.

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Date de parution :31 janv. 2017

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