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Outlook 2010 : Astuces et techniques

Filtrer, trier et gérer les vues complexes

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Vous pouvez filtrer, trier et mettre en forme dans un affichage, à votre guise. Outlook 2010 vous offre un outil très puissant dans lequel toutes les informations peuvent servir de critères.
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Transcription

Alors, on a vu que l'on peut filtrer, trier, mettre en forme, dans un affichage, mais Outlook 2010, c'est aussi un outil très puissant, dans lequel toutes les informations peuvent servir de critère pour filtrer vos listes. Vous allez donc pouvoir très facilement retrouver les informations à l'intérieur de vos messages. Alors, pour cela, je vais aller dans l'onglet Affichage et je vais utiliser, ici, on le voit, l'affichage unique. Vous pourriez utiliser n'importe quel type d'affichage, c'est pas un problème, simplement, je veux ici avoir l'affichage avec un maximum de colonnes. Puis, grâce au bouton Paramètres d'affichage, je viens ici pour faire apparaître ce dialogue, tel que je peux définir les colonnes, je peux regrouper les informations, trier. Ce qui nous intéresse là, ça sera de filtrer, et tout à l'heure nous verrons la mise en forme conditionnelle. Je vais donc ici appliquer un filtre, et en appliquant ce filtre, j'ai quatre onglets possibles pour déterminer les différents choix. Ici, je vais avoir un champ qui me dit quel est le mot à rechercher. Alors, par exemple, je vais rechercher le mot produits, et le mot produits je vais le rechercher uniquement dans l'objet, ou alors, dans l'objet et le corps du message, ou dans le champ Texte souvent utilisé, les champs Texte souvent utilisés étant le De, À, Cc, et l'objet. Là, je vais utiliser corps du message et l'objet. C'est-à-dire que je cherche le mot produits aussi bien dans l'objet, c'est-à-dire ici le résumé qui apparaît dans les listes, qu'à l'intérieur du message. Quand on dit « à l’intérieur du message », c'est bien du message et des pièces jointes. Je peux également cliquer sur le bouton De pour choisir quel est l'expéditeur, ou les expéditeurs possibles, du message. Je vais définir également ici, comme filtre, à qui le message a été envoyé. Soit en choisissant dans mon organisation, soit en saisissant directement l'adresse email. Également, je pourrais dire où je me situe en tant que destinataire unique, si je suis le seul à recevoir ce message, ou alors, si je suis avec plusieurs destinataires, ou simplement en copie. Attention de bien cocher la case, si vous choisissez quelque chose, ou pour choisir quelque chose. Également, au niveau des dates. Est-ce que c'est quelque chose que j'ai reçu ? Et, dans ce cas-là, hier, aujourd'hui, ou au cours des sept derniers jours, par exemple. Ou est-ce que c'est quelque chose que j'ai envoyé ou qui dispose d'une date d'échéance, d'expiration, qui a été créée, modifiée, etc. Également, dans les autres choix, ici, je vais pouvoir choisir la catégorie, si j'en ai créée. Je vais pouvoir également choisir, par ce bouton, si c'est simplement des catégories telles qu'elles sont définies ici. Je vais pouvoir également demander seuls les éléments qui sont non lus, ou, au contraire, lus. Je vais pouvoir seuls les éléments avec une ou plusieurs pièces jointes ou aucune pièce jointe. Je vais également pouvoir filtrer avec l'importance : normale, haute, faible, etc., ou uniquement les éléments qui ont un indicateur, etc. Je peux également respecter la casse, c'est-à-dire que l'information que j'ai pu rentrer ici sera bien écrite exactement de la même manière, c'est-à-dire que s'il y a un P majuscule, par exemple, dans le message, ça sera pas considéré comme étant égal. Également, dans les options avancées, je vais pouvoir définir quels sont les différents éléments utilisés et quels sont ces critères. Par exemple, je pourrai dire le champ Date et Heure avec une date d'expiration et choisir des informations. Ou alors, dans Tous les champs Message, je pourrai, ici, choisir des contacts, Confirmation, Flux, Envoyé, etc., bref, toutes les informations qui sont à l'intérieur du message, comme à l'intérieur de l'en-tête de message, peut servir de filtre. Par exemple, si je choisis ici Envoyé. Condition : hier, aujourd'hui, demain, les 7 derniers jours. Je vais pouvoir choisir tous les éléments envoyés hier. Il suffit pour cela que j'ajoute l'information à la liste. Et je vais pouvoir, comme ça, combiner différents éléments, par exemple, si le champ Cc contient, ou est exactement, ou ne contient pas, par exemple, contient robert, et je vais pouvoir l'ajouter à la liste. Je vais donc rechercher des messages, dans le cas présent, envoyés hier, dont le champ Cc contient robert. Dans l'immédiat, je vais tout simplement supprimer cela, et je garde le premier filtre que j'ai fait, tel que je recherche le mot produits, à l'intérieur du champ Objet, comme du corps de message, et ces éléments reçus au cours des sept derniers jours. Et je fais OK. J'ai donc ici un filtre qui concerne Messages: Contenant produits. Il me met ici un petit résumé de mon filtre et il suffit que je fasse OK pour appliquer le filtre. Je suis donc ici dans un affichage. Si je change l'affichage et que je choisis, par exemple, Compacter, je verrai tout. Alors que si je reviens et que je choisis mon affichage Unique, il garde bien le filtre qui a été défini, puisque ça fait partie du paramètre d'affichage. Évidemment, dans les paramètres d'affichage Filtre, je peux, à tout moment, effacer tous les critères, en cliquant simplement sur le bouton à droite, faire OK, et de nouveau enregistrer, pour retrouver mon affichage sans aucun filtre. Il y a également un paramètre d’affichage très intéressant, qui peut se combiner avec les filtres, qui est, par exemple, dans Paramètres d'affichage Mise en forme conditionnelle. On est donc positionné sur la mise en forme conditionnelle, telle qu'on voit, par exemple, que les messages non lus apparaîtront dans cette police grasse. Également, on pourrait voir que les messages qui sont en retard apparaîtront en rouge, avec une police standard, non grasse en tous les cas, à 8 points, avec la police Segoe UI. En ce qui me concerne là, je pourrais dire, par exemple, que les messages non lus pourraient apparaître en vert, ou en bleu, ou avec quoi que ce soit, et pour cela, il suffirait d'aller dans Police et que je change les informations. Dans un premier temps, je vais pouvoir ajouter. D'accord. Et j'aimerais ajouter une règle, telle que, si jamais je reçois un mail de la part de Josette, il apparaisse avec une couleur différente. Et donc, pour cela, je vais dire que cette règle Josette, police, je vais choisir ici un vert, et quelle est la condition pour appliquer cette règle ? Dans ce cas-là, c'est : de la part de Josette. J'ai donc créé un filtre qui dit que c'est de la part de Josette. Je fais OK. Et c'est la condition pour faire cette règle d'affichage, telle que le message apparaît avec une police verte, 8 points, Segoe UI. Je fais OK, et également OK. Et je vois ici que tous les éléments de Josette apparaissent effectivement en vert. Les non lus sont bien toujours en gras. Les lus ne sont pas en gras. J'ai bien un cumul des différentes règles, mais tous les messages de Josette apparaissent bien en vert. Je peux, bien-sûr, mettre ces paramètres d'affichage de mise en forme conditionnelle à souhait, enlever, par exemple, cette règle, sans pour autant la détruire. En faisant simplement OK, cette règle n'est plus active, mais je vais pouvoir la réactiver à tout moment, en faisant ici Mise en forme conditionnelle et en cochant à nouveau cette case. De la même manière, si cette règle ne m'intéresse plus du tout, je peux, bien-sûr, la supprimer de la liste, faire OK et OK, pour qu'elle disparaisse complètement.

Outlook 2010 : Astuces et techniques

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Date de parution :27 juil. 2017

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