Excel 2013 : L'analyse de données

Filtrer avec les zones de critères

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Découvrez l'un des outils de filtrage les plus puissants proposés par Excel, le filtrage par zone de critères.
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Durant cette séquence nous allons apprendre ensemble à filtrer avec une zone de critères dans Microsoft Excel. C'est simple, la zone de critères vous permet d'obtenir le filtrage le plus précis et le plus complet qu'Excel puisse vous proposer. Comment cela fonctionne ? Tout d'abord et bien évidemment il vous faut une base de données. Ensuite il vous faut un endroit pour positionner votre zone de critères, idéalement juste au-dessus de votre base. Pourquoi ? Cela vous permet de garder un oeil sur les différents intitulés, ils sont importants pour la suite. Quoi qu'il en soit, je vous déconseille de positionner votre zone de critères à droite ou à gauche de votre base de données. La zone de critères sert à filtrer. Si vous filtrez, vous masquez vous positionnez votre zone à droite ou à gauche de la base de données et bien vous risquez de la masquer par mégarde. Poursuivons avec un exemple concret. Là j'ai ma base, je vais donc pouvoir rajouter un critère, par exemple clients. J'écris donc Client. Entrée. Et là je précise un de mes clients par lequel je souhaite filtrer, par exemple ABC. Notez que pour ce type de filtrage, Excel n'est pas sensible à la casse. Je peux donc l'écrire en majuscules ou en minuscules. Ensuite je dois sélectionner ma base de données. Je clique dedans, Ctrl+A si vous êtes sur PC ou Cmd+A si vous êtes sur Mac. Ensuite vous pouvez aller dans Données puis cliquer sur Avancé. Là vous avez plusieurs éléments à préciser. D'abord la plage, cela permet d'indiquer à Excel où se trouve la base de données. Comme nous l'avons déjà sélectionné avant, je n'ai pas besoin d'apporter de modifications. Attention à la zone de critères. Là je dois la préciser. Je sélectionne le champ, clic-gauche enfoncé, je déroule, je lâche. Je vérifie que j'ai bien sélectionné et l'intitulé et mon critère. Enfin je peux préciser si je souhaite filtrer la liste sur place ou si je souhaite la copier vers un autre emplacement. Attention, cet autre emplacement doit forcément être sur la même feuille. Enfin et si besoin, vous pouvez choisir de faire une extraction sans doublons. Je fais Ok. Là je peux voir que le filtrage a bien été réalisé sur ABC. En regardant à gauche je peux voir que les lignes ont bien été filtrées. On peut se dire ok, c'est très bien mais j'aurais très bien pu utiliser un bouton simple pour le faire. Allons plus loin. En dessous de mes clients, donc ABC, je peux tout à fait en rajouter un autre à la volée. Je vais effacer mon filtrage en cliquant ici. Et là par exemple je vais rajouter DEF. Je l'écris. DEF. Entrée. Et je refais la même procédure. Je clique dans ma base, Ctrl/Cmd+A puis je vais dans Avancé. Attention la zone de critères correspond à la précédente zone donc de A1 à A2. Là je l'ai étendue jusque A3, donc je dois refaire une autre sélection. Je prends tout. Clic-gauche enfoncé, je descends, je lâche, je fais Ok. Là si je vérifie j'ai bien tous mes clients ABC et DEF qui ont bien été sélectionnés. À nouveau et à juste titre vous pouvez me dire ok très bien mais un simple bouton me permet de le faire. Poussons la zone de critères à son maximum. Là j'ai utilisé un seul critère avec différents éléments. Mais j'aurais très bien pu en préciser plusieurs. Par exemple, je peux indiquer une zone. À côté je peux préciser une quantité, etc. Autant de critères que je le souhaite. Je vais agrandir en double-cliquant ici. C'est bon. En zone je peux demander donc toutes les opérations qui concernent ABC dans le Nord, en quantité toutes les ventes qui correspondent au nombre 100. Pour DEF et bien je ne vais pas préciser la zone, je n'en ai pas forcément besoin. Par contre mettons que j'aimerais connaître toutes les quantités supérieures à 105. J'écris simplement supérieur 105. Je fais Entrée. Là on peut reconnaître que le filtre est déjà beaucoup plus précis, pourtant la manipulation reste tout aussi simple. Regardez. Je clique dans ma base de données Ctrl/Cmd+A. Je fais bien attention à effacer le précédent filtre. Je vais dans Avancé. Et là je précise ma zone de critères. Je sélectionne ces éléments. Clic-gauche enfoncé ici, je déroule, je lâche. Je fais Ok. À chaque fois que j'ai un client ABC, je remarque qu'il est bien situé dans le Nord et que la quantité correspond bien à 100. Pour mes clients DEF je peux vérifier que la quantité, à chaque fois, est bien supérieure à 105. Ce filtre est donc extrêmement précis et facile dès qu'on commence à le maîtriser. Pour conclure notez un dernier élément : vous pouvez tout à fait utiliser plusieurs fois le même intitulé de colonne. Par exemple pour la quantité, je peux le réécrire ici. Attention à l'orthographe elle doit être rigoureusement identique. Pour ABC, je ne vais pas la préciser. Par contre pour DEF, je vais la préciser. On va dire supérieur à 105 mais inférieur à 120. Je re-sélectionne ma base de données, clic-gauche dedans, Ctrl/Cmd+A, j'efface le précédent filtre. Avancé. Et là comme j'ai agrandi ma zone, encore une fois je dois re-préciser ma zone de critères. Je sélectionne les éléments, clic-gauche enfoncé, je déroule, je lâche, je fais Ok. Pour ma première ligne, rien n'a changé, ce sont toujours les mêmes critères. Par contre observez pour DEF. J'ai demandé des quantités entre 105 et 120 et j'ai bien des quantités strictement supérieures à 105 pour DEF et inférieures à 120. Vous savez désormais comment réaliser un filtrage très précis grâce à la zone de critères dans Microsoft Excel.

Excel 2013 : L'analyse de données

Abordez les fonctions d'analyse à condition unique. Importez des données, peaufinez avec les fonctions à conditions multiples et filtrez avec des zones de critère.

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