Excel 2013 : La validation des données

Fiabiliser la base d'une liste déroulante

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Vous pouvez être amené à créer une liste à partir d'une base déjà existante. Voyez comment procéder rapidement et de manière fiable, quel que soit le nombre d'éléments.
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Durant cette séquence, nous allons apprendre ensemble à fiabiliser la base d'une liste déroulante. Durant votre activité, vous pouvez être amené à créer une liste déroulante à partir d'une base de données, de noms ou de produits. Le problème est que très souvent cette base de données n'est pas propre. Là nous avons un exemple parfait, il y a des espaces alors qu'il ne devrait pas y en avoir, des majuscules et des minuscules un peu partout et surtout des doublons. Comment automatiser le processus ? Déjà on va agrandir cette colonne, double-cliquer entre A et B, cela me permet d'avoir une colonne unifiée. Comme nos données sont en A, on va se placer en B et on va découvrir les fonctions qui vont nous aider. La première est SUPPRESPACE = supp et, pour pouvoir écrire le reste automatiquement, appuyez sur Tabulation. SUPPRESPACE a besoin d'un texte pour fonctionner, je choisis celui qui se trouve en A, je ferme la parenthèse et je fais Entrée. Je sélectionne et je déroule pour vous montrer un exemple. En fait, dès qu'il y a plus d'un espace, SUPPRESPACE le supprime, c'est-à-dire qu'il garde un espace cohérent entre le prénom et le nom par exemple. Je double-clique entre B et C, ça c'est l'étape numéro 1. L'étape numéro 2 est d'utiliser la fonction NOMPROPRE = NOMPROPRE, j'ai juste à faire Tabulation et je peux sélectionner ce qu'il y a à côté. Comment ça marche ? une majuscule en début de mot et écrire le reste en minuscules, quelque soit sa structure, c'est très pratique pour des noms et prénoms. Je fais Entrée, je fais un Clic gauche enfoncé, Clic gauche enfoncé dans l'angle et je déroule et là on peut voir que j'ai une base de données qui commence à devenir propre. Là j'ai utilisé la fonction NOMPROPRE mais, si besoin, vous avez également la fonction MAJUSCULE ou MINUSCULE qui permet de convertir votre texte en majuscules ou en minuscules. Elle fonctionne de la même façon que la fonction NOMPROPRE que nous avons vue ici. Là c'était pour vous montrer comment ça fonctionnait. Nous allons utiliser une méthode un peu plus rapide. Je supprime ces colonnes, je les sélectionne, je fais Suppr. Je me place en B1, je vais combiner directement les deux fonctions, = NOMPROPRE, Tabulation et directement SUPPRESPACE, Tabulation, je choisis le texte à côté, je ferme la première parenthèse, la deuxième parenthèse, je fais Entrée, c'est bon. Je sélectionne ma cellule et je fais un Double-clic sur la poignée de recopie, en bas à droite, Double-clic, cela va automatiquement copier la formule sur l'ensemble de ma base de données, quelque soit sa taille. Il ne me reste plus qu'à sélectionner la colonne, aller dans Données, Supprimer les doublons. Microsoft Excel a trouvé des données près de votre sélection. Etant donné qu'elles ne sont pas sélectionnées, elles ne seront pas supprimées. C'est exactement ce que je veux, Continuer avec la sélection en cours. Je veux juste supprimer les doublons là, je supprime, Colonne B, Ok. Je précise si mes données ont des en-têtes ou non, ce n'est pas le cas, il n'y a pas d'en-têtes, Ok. 94 valeurs en double. Il reste 6 valeurs uniques. D'une base de données qui était chaotique et non-professionnelle, j'obtiens quelque chose de parfaitement professionnel et utilisable, je peux directement l'utiliser comme une source pour une liste déroulante, Données, Validation des données, Liste, je sélectionne ma source, Ok et je peux l'utiliser proprement, directement. Vous savez désormais comment fiabiliser la base d'une liste déroulante dans Microsoft Excel. Je ferme la parenthèse, à chaque mot il va lui attribuer

Excel 2013 : La validation des données

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Date de parution :9 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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