Excel 2016 : La validation des données

Fiabiliser la base d'une liste déroulante

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Voyez comment créer rapidement et en toute fiabilité une liste à partir d'une base déjà existante, quel que soit le nombre d'éléments.
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Transcription

Durant cette séquence, nous allons apprendre ensemble à fiabiliser la base d'une liste déroulante. Il se peut que vous soyez amené durant votre activité, à devoir créer une liste déroulante à partir d'une base extérieure. Ce peut-être à partir de noms ou de produits. Le problème est que très souvent, cette base n'est ni propre, ni professionnelle. C'est le cas ici par exemple. J'ai des minuscules et des majuscules un peu partout. J'ai des espaces de tailles variables. J'ai beaucoup de doublons. Nous allons apprendre comment fiabiliser automatiquement cette base. Pour ce faire, déjà, nous allons agrandir la colonne. Je vais double-cliquer entre A et B. Je vais me placer juste à côté, donc en B. Pour commencer, je vais utiliser la fonction Suppr Espace. Égal, Suppr, et pour pouvoir écrire le reste automatiquement, je vais appuyer sur la touche Tabulation. Suppr Espace a besoin d'un texte pour fonctionner. Je vais prendre celui qui se trouve juste à côté, en A. Je clique dessus. Je ferme la parenthèse. Pour vous montrer à quoi ça ressemble, je vais sélectionner la cellule, faire un clic gauche enfoncé sur la poignée de recopie et dérouler. Vous pouvez voir que tous les espaces irréguliers ont été corrigés par la fonction Suppr Espace. Dès qu'il y a trois espaces, Suppr Espace n'en laisse qu'un seul. Ça commence donc à se fiabiliser. Je vais double-cliquer entre B et C pour agrandir les colonnes. Et là, je vais vous montrer une nouvelle fonction : Nom propre. égal, N-O-M-P. Et là, je peux faire Tabulation. Pareil, elle a besoin d'un texte. Je vais donc sélectionner celui qui se trouve à côté. Et fermer la parenthèse. À quoi ça sert ? À chaque fois que Nom propre va détecter un mot dans un texte, il va lui attribuer une majuscule au début et mettre tout le reste en minuscule. Quelle que soit sa forme de base. C'est très pratique pour les noms et les prénoms. Je fais Entrée. Je sélectionne, clic gauche enfoncé sur la poignée, je déroule, je lâche. Et là, je peux commencer à voir que j'ai une base de données qui commence à être professionnelle. Ici, j'ai utilisé Nom propre. Mais j'aurais très bien pu utiliser Majuscule, ou alors Minuscule avec un S qui fonctionne de la même façon. J'ai juste besoin d'un texte et il va tout mettre en majuscule ou en minuscule selon le besoin. À vous de vous adapter selon votre activité. Là, c'était à des fins pédagogiques pour vous montrer les fonctions. Allons plus vite. Je vais supprimer ces deux colonnes. Je les sélectionne, je fais Suppr. Je me place en B et voilà ce que je vais faire: égal suppr, tabulation, et ici, j'écris directement « nom propre ». Tabulation. Et là, je peux sélectionner mon texte. Je vais faire une première parenthèse, une deuxième, je fais Entrée. Et j'ai directement mon texte propre. Je sélectionne et je fais un double-clique sur la poignée de recopie. Quel que soit le nombre d'éléments, il s'adapte et les corrige. Je remonte. Il ne me reste plus qu'à supprimer les doublons. Je sélectionne la colonne. Je vais dans Données. Puis Supprimer les doublons. Microsoft Excel a trouvé des données près de votre sélection. Étant donné qu'elles ne seront pas sélectionnées, elles ne seront pas supprimées. C'est exactement ce que je veux. Je clique donc sur Continuer avec la sélection en cours. Je veux juste travailler sur cette colonne. Et je fais Supprimer les doublons. Colonne B, c'est bien la bonne. Mes données ont des en-têtes ? Non, ce n'est pas le cas, donc je laisse décoché. OK. 94 valeurs en double trouvées et supprimées. Il reste 6 valeurs uniques. OK. À partir d'une base de données qui était chaotique et non professionnelle, là j'obtiens une base de données tout à fait exploitable. Je peux me positionner à côté, puis aller dans Données, Validation de données, choisir Liste, et dans la source, sélectionner ces éléments. Puis ensuite, faire OK. J'ai une liste déroulante qui est immédiatement exploitable. Vous savez désormais comment fiabiliser la base d'une liste déroulante dans Microsoft Excel.

Excel 2016 : La validation des données

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Date de parution :13 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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