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Excel 2010 : Astuces et techniques

Faciliter la conception des tableaux

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Appréhendez les fonctions des tableaux lors de la saisie et de la mise en forme. Ainsi, vous faciliterez la conception de tableaux au quotidien.
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Transcription

Une autre fonctionnalité très pratique dans Excel en termes d'aide à la saisie et du contrôle des saisies, c'est la fonctionnalité de mettre sous forme de tableau. Rappelez-vous, c'est quelque chose que nous avons vu précédemment, mais pour la partie visualisation, la partie mise en forme. Là, je vais vraiment m'attacher au contrôle des données et comment ce tableau va me permettre rapidement de saisir d'autres éléments. Je vais appliquer un modèle de tableau, quel qu'il soit et je valide. Automatiquement, j'ai bien récupéré ce tableau. Voyons voir, cas d'usage, maintenant que je suis sur un tableau, si, pour l'instant, je n'avais que les données de janvier, février, mars, on vient de nous communiquer les données pour avril pour le site n°2. Je me place, sans faire aucune modification, dans la cellule qui doit accueillir les résultats. Je me contente de venir saisir ma valeur. Tant que je n'ai pas validé ma saisie par le bouton Entrée, rien ne se passe. Par contre, regardez ce qu'il s'est passé dès que j'ai validé. Automatiquement, le tableau a été étiré, il a même, par l'intermédiaire d'une liste personnelle, nommé la colonne, puisque c'est une suite qu'il connaît, il m'a rajouté le mois d'avril. J'aurais eu le même comportement si, en termes de ligne, j'étais venue rajouter le site n°5. Tant que je n'ai pas validé, rien ne se passe, par contre, dès que je valide, j'ai automatiquement la mise en forme. Mais, beaucoup plus que la mise en forme, c'est le reste qui m'intéresse. Pourquoi ? Parce qu'un tableau est un périmètre auto-extensible. D'ailleurs, vous pouvez constater, dans le coin inférieur droit de la dernière cellule de votre tableau, un petit triangle. J'aurais pu vous le montrer dès le départ, je reviens en arrière, il apparaissait bien ici, et lorsque vous vous placez sur ce triangle, ça va vous permettre de faire quoi ? Eh bien, si vous étirez vers le bas, de rajouter plusieurs lignes, et si vous étirez vers le côté, de rajouter plusieurs colonnes. Donc, de préparer les lignes et les colonnes supplémentaires. Mais vous n'avez pas besoin de le faire en amont. Je vous le remontre, le simple fait de venir saisir des valeurs va automatiquement vous proposer, vous voyez l'indication ici, l'incrémentation automatique des lignes et des colonnes de votre tableau. Pour mieux vous montrer ces options, regardez que dès qu'il va utiliser ce mode d'auto-extension, il va proposer - c'est une proposition - de l'accepter, dans ce cas, rien à faire, de l'annuler, parce que vous n'en voulez pas de façon ponctuelle, ou d'arrêter le développement automatique des tableaux. Je vous l'ai montré avec la mise en forme, mais cela devient plus intéressant quand on va passer à la structure des données. Pour vous donner cet exemple, j'ai pris les deux mêmes types de données, ici, sur une plage de cellules, vous avez des dates, des commerciaux qui ont fait certaines ventes, affectés à des agences, les agences affectées à des pays, des types de produit et des montants de commande. J'ai fait exactement la même chose, ici, sous forme de plage de cellules et ici, sous forme de tableau. Maintenant, nous allons voir ce qu'il se passe, scénario d'usage, on me demande de renseigner, dans une plage de cellules, une valeur supplémentaire. Regardez, je vais pouvoir rajouter une valeur de date, pas de problème, par contre, je ne voulais pas autoriser n'importe quoi, comme saisie. Il a été mis de la « validation de données ». Seulement, je ne l'ai pas en-dessous de la ligne sélectionnée. De la même façon, par rapport à mes villes, c'est une fonction de recherche qui m'associe automatiquement le pays. Donc, si je me place en dessous, je ne vais plus avoir cette structuration de données au départ. Très souvent, lorsqu'on avait ce type d'information dans une plage de cellules, on nous demandait d'insérer une ligne et lorsqu'on fait une insertion de ligne, on récupère - je vais remettre ma date - les validations de données, notamment. Je peux chercher et contrôler la saisie de mon commercial, de ma ville. Par contre, est-ce que je récupérerais automatiquement la fonction du dessus ? Non, étant donné que j'étais basée sur une fonction de référence absolue ou avec une plage de cellules nommées, il fallait que je prenne ma poignée de recopie et que j'étire ma fonction pour obtenir le résultat souhaité. C'est possible. Maintenant, voyons ce qu'il se passe si je suis dans un tableau. Je me place dans le même cas de figure, je rajoute une ligne, je commence à saisir et dès que je vais valider, je vais me retrouver avec la ligne qui est déjà pré-constituée, avec ma validation de données, ici, là, idem, mais regardez que j'avais déjà ma fonction, on le voyait apparaître, je viens saisir ma ville, j'ai automatiquement mon pays associé. Et j'ai toutes les informations que je vais récupérer au fur et à mesure, en termes d'informations supplémentaires. Voilà l'intérêt de la structure de tableau qui me permet de récupérer automatiquement tout ce qui a été positionné au-dessus. J'aurais eu?? la même chose avec la mise en forme conditionnelle sur les boutons de commande. Mais je continue de la même façon, parce que, très souvent, on veut continuer à faire parler ces données. Or, j'aurais besoin de calculer une petite fonction qui me permette d'avoir un résultat en fonction des valeurs. Bref, une fonction SI, si le montant est supérieur à 2000, je veux voir arriver le mot « prime » dans la cellule, si ce n'est pas supérieur à 2000, je ne veux rien. Dans l'environnement Plage de cellule, je commence à créer ma fonction. Je prends ma fonction SI et je dis que si la valeur de la cellule est supérieure à 2000, je veux le mot « prime ». Si ce n'est pas le cas, je ne veux rien et je valide. Où est-ce que j'ai calculé cette fonction ? Ici, sur cette cellule. Donc, il va falloir maintenant que je pense à incrémenter cette fonction sur la totalité de mes lignes. J'en ai 17, mais imaginez que j'en aie 97 000. Un truc que je peux vous donner : certes on aurait pu prendre la poignée de recopie et étirer, vous pouvez également faire un double-clic et si vous faites un double-clic sur la poignée de recopie, ça va l'incrémenter automatiquement. Revenons voir ce qui se passe si je suis dans un contexte de tableau. Je refais exactement la même chose au même emplacement, je reviens chercher ma fonction SI, voilà qui est fait, je sélectionne ma valeur, voyez qu'il ne l'identifie pas de la même façon et je lui dit que si cette valeur est supérieure à 2000, je veux le mot « prime » dans le résultat de ma cellule, sinon, je ne veux rien. Et là, rappelez-vous, c'est tout cela, le périmètre du tableau. Regardez ce qu'il se passe, dès que je valide. Automatiquement, sans aucune autre action de ma part, il va incrémenter, donc étirer cette fonction jusqu'à la dernière ligne de mon tableau. Bien évidemment, c'est une proposition. Si vous ne le vouliez pas, vous auriez pu lui dire : « je ne veux pas du tout », ou « je veux annuler ponctuellement ». Voilà comment est-ce que les tableaux peuvent faciliter la saisie et également l'utilisation des fonctions, des validations de données et de la mise en forme conditionnelle, par l’intermédiaire d'un périmètre auto-extensible.

Excel 2010 : Astuces et techniques

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