Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

Extraire des valeurs d'un TCD sur un critère

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Vous verrez comment extraire des valeurs d'un tableau croisé dynamique (TCD) sur un seul critère. Apprenez à manipuler la fonction LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE.
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Transcription

Lorsque vous générez un tableau croisé dynamique, vous avez la possibilité dans une autre feuille, d'extraire des informations situées à l'intérieur de ce tableau croisé dynamique grâce à une fonction qui s'appelle LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE. Cette fonction bien sûr, s'adresse aux personnes qui savent faire un tableau croisé dynamique, ce que je considère comme étant acquis par vous déjà, au préalable. Si vous ne savez pas faire un tableau croisé dynamique, rapprochez votre de notre catalogue où vous trouverez des tutoriels vous expliquant comment faire. Je vais vous demander maintenant d'aller dans les fichiers d'exercice de cette formation, et d'aller dans la chapitre 06 bien sûr, et d'ouvrir la classeur « Personnel.xlsx ». Dans ce classeur, nous avons une liste avec des numéros de matricule, le sexe de la personne, sa date de naissance, l'âge, l'année d'embauche, l'ancienneté, le service dans lequel la personne travaille et son salaire. À partir de cette liste, j'ai généré dans la feuille « Service » un tableau croisé dynamique, qui me donne le nombre de salariés par service. Si je clique à l'intérieur de mon tableau croisé dynamique, je vois apparaître cette petite fenêtre dans laquelle nous voyons comment a été fabriqué ce tableau croisé dynamique. On a mis en ligne les services, et on a mis en tant que valeur, le nombre de salariés. Alors, le nombre de salariés, ça n'existe pas, je l'ai fait de la manière suivante. Je fait clic droit, Paramètre de champs, j'ai choisi le « matricule » que j'ai glissé ici dans Valeurs. Comme mes matricules sont numériques, il m'a fait une somme. Je lui dis non, je ne veux pas faire une somme, je veux compter le nombre de matricules. Additionner des matricules numériques, ça n'a pas de sens. Par contre, le nombre de matricules, ça veut dire combien il y a de personnes qui travaillent dans ce service. J'ai choisi Nombre, j'ai fait OK. A l'« accueil », il y a 8 personnes, au « commercial », il y a 7 personnes, au « contrôle qualité », il y a 8 personnes, etc. Au total, il y a 48 personnes dans l'entreprise. Ensuite, toujours à partir de la même liste, j'ai généré un deuxième tableau croisé dynamique, où là, j'ai la même chose que dans le premier, sauf que, je l'ai réparti par sexe. Pour faire ça, j'ai mis dans Lignes deux éléments, en premier, le sexe, et en deuxième, le service. Pour les salariés, j'ai fait exactement la même chose que précédemment, et j'ai même changé l'intitulé de la colonne, je l'ai appelée « nb salarié », le champ source est bien « matricule » dans les deux cas. Je fais OK. Tout ceci est bel et bon, ça fonctionne, mais moi maintenant, mon propos, c'est de dire voilà, je voudrais dans une autre feuille, faire une extraction, et extraire de l'un ou de l'autre de mes tableaux croisés dynamiques une information précisé, par exemple : J'ai besoin pour faire un tableau de bord, d'avoir par rapport à un service, le nombre de salariés qu'il y a dans ce service, mais uniquement pour un service. Alors comment je peux faire ça ? je commence par faire un petit tableau comme ça, comme on fait à l'accoutumé, je présente un peu, je vais agrandir un peu tout ça, voilà, parfait. Ici, il faudrait que je puisse taper un service ou choisir, encore mieux, un service, et là, que j'ai instantanément extrait d'un tableau croisé dynamique par exemple d'ici, extrait le nombre de salariés qu'il y a dedans. Comment je vais faire ça ? Déjà, je vais commencer par faire une liste déroulante ici pour me faciliter l'existence. Pour ce faire, je viens dans Données, dans Données je viens dans Validation de données, je vais dire que je veux une liste, et cette liste, elle doit être remplie par rapport à, je viens dans la feuille « Services », et je sélectionne tous les services que j'ai là comme ceci, je n'ai plus qu'à faire OK, et là, le tour est joué, j'ai maintenant une liste qui me permet de choisir tel ou tel service. Alors, on va prendre par exemple le service commercial, je clique. Maintenant, ce qu'il faudrait ici, c'est que j'ai le nombre de salariés du service commercial. Pour faire ça, je vais faire « = », et là, je vais utiliser la fonction LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE, c'est très long à taper, il y a une petite astuce, vous allez voir, et c'est à ma connaissance, la seule fonction qui réagit comme ça. Regardez bien, j'ai fait « = », et plutôt que de taper « liredonneestabcroisdynamique », je vais aller dans le tableau croisé dynamique qui m'intéresse, et je vais cliquer sur la valeur là, du service commercial ici. Vous voyez que automatiquement, la phrase s'écrit, je n'ai plus qu'à valider en appuyant sur Entrée, voilà, dans le service commercial, il y a 7 personnes, je peux vérifier. Dans le service commercial, il y a effectivement, ici on le voit, 7 personnes. Jusque là, tout va bien. Si maintenant je change de service, qu'est-ce qui se passe ? Il se passe rien parce que dans la fonction qui a été générée, tout à été écrit en dur, et donc de par le fait, ça ne tient pas compte des changements de cette cellule. Moi ça m'embête parce que si je veux faire un tableau de bord, je veux avoir la possibilité ici de choisir n'importe quoi comme service, et d'avoir instantanément le nombre de salariés dans le service. Donc, comment je peux faire ça ? On va analyser un petit peu la formule qui a été réalisée automatiquement par Excel. Je clique donc sur la cellule qui contient cette formule, je clique sur fx, et là donc, j'ai le détail de ma formule. Alors premier élément, c'est le champ de données. Champ de données c'est quoi ? Ben, c'est « matricule ». Je veux aller chercher des valeurs qui sont situées dans la colonne qui contient le nombre de matricules, donc il a écrit ici « matricule ». Ensuite, on indique ici comme deuxième paramètre dans LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE, le deuxième paramètre, c'est la source de données. Où se trouvent les données. Les données de mon tableau croisé dynamique commencent à partir de la cellule A3. Je vais faire Échap, sortir de là, je viens dans « Services », mon tableau croisé dynamique il commence bien dans la cellule A3, donc je lui indique la cellule de départ de mon tableau croisé dynamique, je reviens dans « Extraction », je reviens ici. Ensuite, j'ai comme premier champ, et on peut mettre de plus en plus de champs, il suffit de cliquer sur « + » ici, j'ai comme premier champ, c'est-à-dire comme première condition, eh bien le fait que je veux travailler par rapport au service, et la valeur de ce champ c'est quoi ? C'est « Commercial ». Pourquoi ? Eh bien, tout simplement, je sors de là, je fais Terminé. Pourquoi ? Eh bien, parce que quand j'ai appliqué, j'ai cliqué sur cette cellule-là qui correspond au service commercial. Donc lui, il dit, ben voilà, t'as voulu extraire le service commercial, et donc il a généré l'information en dur. Moi, ça ne m'intéresse pas, je préfère que cette information, ça soit pas commercial mais ça soit quelque chose qui soit variable, donc que ça soit un numéro de cellule. Ce numéro de cellule c'est lequel ? C'est le contenu de cette cellule en réalité, moi, je veux qu'il m'extrait le nombre de salariés par rapport au service qui est ici, donc je clique tout bêtement sur cette cellule. Je remplace le texte entre guillemets par un numéro de cellule. Il ne me reste plus qu'à faire Terminé, et là, ben, je vois qu'en « production », il y a 11 salariés, je regarde en « production », il y a bien 11 salariés. Si je reviens dans « Extraction », j'ai la possibilité d'ouvrir cette petite boîte, de faire « contrôle qualité », il y a 8 salariés en « contrôle qualité », je reviens dans « Service », effectivement, il y a 8 salariés effectivement là, dans le « contrôle qualité ». Voilà, donc maintenant je suis en capacité d'extraire de mon tableau croisé dynamique des informations que je vais pouvoir exploiter par exemple dans un tableau de bord ou dans tout autre type de tableau.

Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

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