L'essentiel d'Excel 2016

Exprimer une condition avec la fonction SI

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Vous allez découvrir l'utilité de la fonction SI dans vos calculs. Apprenez à émettre une condition en utilisant la fonction SI basique.
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Transcription

Lorsque vous allez utiliser Excel dans un environnement professionnel, vous allez forcément, à un moment donné ou à un autre, vous retrouver confronté au problème suivant : j'ai besoin, dans une cellule, de faire un calcul ou un autre calcul. Alors, comment on peut faire ça dans Excel ? On va prendre déjà un petit exemple, pour bien comprendre ce dont il s'agit. Imaginez qu'on ait en bas d'une facture un montant hors taxe de 10 000 €. Imaginons maintenant que l'on ait des frais de port à calculer. Le problème étant que, dans cette entreprise, à partir du moment où le montant HT est supérieur à 8 000, eh bien, on est en franco de port, et si on est inférieur ou égal à 8 000, on a un forfait de port, de par exemple 200 €. Comment est-ce que je peux exprimer ça dans Excel ? Eh bien pour exprimer ça, je vais utiliser la fonction SI. Cette fonction SI requiert trois paramètres. Le premier paramètre, c'est une condition. Le second paramètre, une action, et le dernier paramètre, une autre action. Le principe de fonctionnement est le suivant : si la condition que vous exprimez est vraie, c'est-à-dire si elle est remplie, cette condition, l'ordinateur effectuera la première action, sans se préoccuper de la seconde. Si par contre la condition que vous exprimez est fausse, c'est-à-dire, pas remplie, l'ordinateur effectuera la seconde action, sans tenir compte de la première. Donc Excel sait faire ou l'une ou l'autre des actions, mais en aucun cas ne sait faire les deux. Il fait ou l'une, ou l'autre. Alors, lorsque vous entendez le mot « condition », que ce soit dans Excel, dans Word ou dans n'importe quel autre logiciel, il vous faut automatiquement associer ce mot à ce petit tableau. Lorsqu'on vous parle de « condition », ou bien de « filtre », ou bien encore de « requête », ou bien encore de « contrainte », il vous faut réunir ces trois éléments. Condition, filtre, requête, contrainte, ce sont des mots très voisins. Cela ne veut pas dire très exactement la même chose, sinon on emploierait le même mot, mais ce sont des notions très très proches qui en tous les cas requièrent le fait de rassembler trois éléments. Le premier élément d'une condition, filtre, requête, contrainte, ça peut être indifféremment un numéro de cellule, si vous êtes dans un tableur, une formule de calcul, si vous êtes par exemple dans un tableur ou dans une base de données, ça peut être un nom, si vous êtes dans un tableur ou dans une base de données ou dans un traitement de texte. Ça peut être une zone, c'est-à-dire une plage de cellules, par exemple. Le deuxième élément est un opérateur de comparaison. Alors là, je vous ai mis les principaux opérateurs de comparaison, sachant que, d'un logiciel à l'autre, vous pouvez avoir plus d'opérateurs de comparaison. Dans Excel, on va utiliser principalement le strictement égal à (=), le strictement inférieur à (<), le strictement supérieur à (), inférieur ou égal à (<=), supérieur ou égal à (=), différent de (<). Le troisième élément, eh bien, ça va être une valeur, une cellule, un nom, une formule ou une zone, sachant que ces éléments peuvent être croisés. Par exemple, je peux exprimer une condition, un filtre, une requête, une contrainte, en employant un numéro de cellule strictement supérieur à une valeur. Ou bien encore une formule, différente de, une autre formule. Ou pourquoi pas une formule inférieure à une valeur. Bien sûr quand je dis « une formule strictement inférieure à une valeur », je dis « le résultat de cette formule ». Lorsque j'ai réuni mes trois éléments, j'ai en ma possession de quoi exprimer une condition, un filtre, une requête, une contrainte. Alors, parlons peu, parlons bien, et voyons voir ce que cela donne concrètement. Je vais venir faire ici une petite formule à base de SI, me permettant donc d'exprimer la notion « si montant hors taxe est strictement supérieur à 8 000, eh bien on est franco de port. » Sinon, on a 200 € de port. On va commencer comme à l'accoutumée par exprimer bien cette notion sous la forme d'une formule avec des mots. Je fais un clic-droit sur l'encadrement de ma zone de texte, je vais venir sur Remplir, je vais choisir du jaune, et donc j'écris ma formule. Eh bien, lorsqu'elle est à base d'une condition, je vous conseille de pratiquer de la manière suivante : la formule avec des mots, vous l'écrivez en faisant si, vous laissez des espaces vides, vous écrivez ensuite donc, vous laissez des espaces vides, et vous écrivez au final sinon. Le donc et le sinon correspondent aux points-virgules. Le premier, donc, au premier point-virgule et le deuxième, le sinon, correspond au deuxième point-virgule. si ma condition est vraie donc je ferai telle action, sinon je ferai telle autre action. Alors maintenant, c'est une phrase à trous, il ne reste plus qu'à remplir les trous. Ici la condition, là la première action, là, la seconde action. Lorsque vous avez rempli les trous, eh bien ma foi, vous avez trouvé votre formule. Moi, dans mon cas, je veux dire quelque chose du genre : si montant HT supérieur à 8 000, donc, qu'est-ce que je veux faire ? Eh bien, je veux faire franco, sinon, qu'est-ce que je veux faire ? Eh bien, je veux faire, par exemple, 200 € de frais de port. J'ai donc là exprimé ma formule avec des mots comme on l'a fait depuis le début de cette formation. Maintenant, on va remplacer les mots par des numéros de cellules. Cette formule, nous l'écrivons où ? Eh bien, nous l'écrivons pour la première fois en B4. Je vais donc écrire B4=si, ouvrez la parenthèse. Montant hors taxe : où se trouve le montant HT quand je suis dans la cellule B4 ? Eh bien, le montant HT, il est en B3. Je vais donc écrire ici B3. Si B3 est supérieur, je tape , 8000, j'écris 8000, donc, je mets un point-virgule, action, franco de port. Je vais écrire, entre guillemets, "franco de port". Et je ferme les guillemets. Pourquoi est-ce que je mets des guillemets ? Parce qu'il s'agit là de ce qu'on appelle en informatique une chaîne de caractères, c'est-à-dire une série de lettres, voire même une série de lettres et de chiffres, qu'Excel n'est pas capable d'interpréter. Donc je mets des guillemets pour lui dire « écoute, cherche pas à comprendre, écris-moi ce qu'il y a entre guillemets, tel que dans la cellule. » Maintenant je vais dire sinon, c'est-à-dire le deuxième point-virgule, j'en suis donc ici de ma formule. Maintenant je dois mettre la seconde action, la deuxième action, c'est quoi ? C'est de faire 200. Eh bien j'écris ici tout simplement 200. Là, je vais fermer ma parenthèse, j'ai donc écrit ma formule. Vous remarquez que le 200, je ne l'ai pas mis entre guillemets. Pourquoi ? Parce que 200, c'est du numérique, "franco de port", c'est du texte, 200, c'est du numérique. Comme je souhaite par la suite additionner l'un plus l'autre, eh bien, j'ai intérêt à mettre le 200 comme ça, parce que si je le mettais entre guillemets, eh bien, Excel ne serait pas en capacité d'additionner les deux. Voilà donc ma formule. Après, je peux me demander, est-ce que j'ai besoin de recopier cette formule ailleurs, si tel est le cas, j'écris en dessous la cellule qui contient la dernière formule. Dans mon cas, pas la peine, donc je peux écrire ma formule directement. Je me positionne, je fais =si, j'ouvre la parenthèse, test logique, ma condition, c'est quoi ? On a dit si B3, je clique sur B3, supérieur, je tape le symbole , 8 000, j'écris 8 000, point-virgule, je veux faire franco de port, "Franco", dit-il, "de port", je ferme les guillemets, point-virgule. Autre action, je veux faire 200, je ferme la parenthèse, Ctrl+Entrée. Donc là vous remarquez que l'ordinateur m'écrit Franco de port. Pourquoi ? Parce que ma condition est vraie. Si le montant est supérieur à 8 000, eh bien effectivement, il y a 10 000, 10 000, c'est bien supérieur à 8 000, ma condition est vraie, l'ordinateur fait la première action. Cette première action, c'est quoi ? C'est écrire Franco de port. Il écrit donc Franco de port dans la cellule. Si maintenant, à la place de 10 000, j'écris 4500, je valide, là il me marque 200. Pourquoi ? Je dis « si le montant HT est supérieur à 8 000 », est-ce que 4 500 est supérieur à 8 000 ?, eh bien non, donc ma condition est fausse. L'ordinateur effectue donc la deuxième action, à savoir qu'il écrit 200. Donc voilà comment on peut, de manière relativement simple, exprimer une condition, et donc faire faire dans une même cellule deux calculs, soit l'un, soit l'autre.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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