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Exporter son rapport de projet depuis Excel et Microsoft Project

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Apprenez à exporter votre projet vers les logiciels Excel et Microsoft Project. Puis générez automatiquement un rapport de projet complet au format HTML.
06:09

Transcription

Dans cette vidéo, je vais vous montrer comment effectuer un export sous Excel ainsi que sous MS Project de votre diagramme de Gantt. Nous verrons aussi tout à la fin comment générer un rapport de projet complet avec toutes les utilités que l'on peut y trouver. Alors pour ça, déjà on va se mettre sur Affichage et sur notre carte mentale en mode organigramme comme nous avions l'habitude de le faire et puis à partir de là, on va faire quelque chose qu'on a pas encore fait, mais vous allez vite comprendre pourquoi, c'est qu'on va absolument tout afficher. Donc on va faire ceci. Et là, vous voyez que ça commence à faire un petit peu de monde, donc on va se focaliser, mettons, sur cette tâche. Ctrl, molette, on avance et vous voyez vous avez toutes les informations de la légende ici qui apparaissent. Alors pourquoi il est nécessaire de le mettre ? Simplement parce que vous allez pouvoir les retrouver quand vous allez exporter votre projet dans une feuille Excel. Pour cela vous allez faire une exportation avancée. Là, vous allez pouvoir choisir en fonction du design celui qui vous plaît le plus et dans Général, je vous conseille de mettre plutôt quelque chose de type structuré et non pas numéroté. Ca, ça n'engage que moi. Et puis après, si vous voulez absolument avoir toutes les informations concernant le projet, vous n'avez qu'à cliquer sur l'ensemble. Par défaut, normalement tout est vide. Donc là, vous cliquez et vous l'avez. Pour les champs calculés, on en a fait qu'un, à savoir le coût total qu'entraîne Jacques pour effectuer une de ses tâches. Et puis, à partir de là, vous n'avez plus qu'à faire Export. Donc, une fois que l'export est effectué, vous obtenez en fait ce type de tableau. Alors première remarque, vous retrouvez les quelques onglets, qui sont pas forcément bien mis en forme, qui correspondent donc à certaines étiquettes de notre projet. Et puis, ce tableau, il faut pouvoir aussi le remettre des fois un petit peu en forme simplement en cliquant justement ici, voilà, puisque comme ça vous avez les champs qui deviennent pleins, puisque la mise en forme ici ne se fait pas de façon optimale. Donc à partir de là vous avez absolument toutes les informations qui vous intéressent sur votre projet. Donc ceci étant fait, maintenant je vais retourner donc sur ma carte mentale. Je vais donc là annuler et maintenant je vais faire un export sous MS Project. Du coup, je vais faire Exporter Microsoft Project. Donc moi, j'ai déjà effectué les choses, donc pas de soucis, faites enregistrer et vous obtenez directement le Gantt que l'on a dans MindView. Alors voyez que les similitudes sont mêmes plus des similitudes, c'est carrément de la copie, vous voyez que l'interface graphique devient exactement similaire avec la planification manuelle, automatique. Et vous avez encore la possibilité d'améliorer, si je puis dire, l'ensemble visuel de tout ceci. Alors, j'ai effectué certaines modifications, par exemple, Stéphanie a décidé de passer à 80 %, eh bien, ici, on nomme bien les 80 %, il n'y a pas de problème. Denis est toujours à 50 %, avec une échéance, on n'avait pas mis de jalon et puis ici, vous avez des prédécesseurs, comme dans MindView, vraiment là pour le coup, rien ne change. Alors la différence entre MindView et MS Project, elle est assez simple dans le sens où je vais dire que MS Project est beaucoup plus lourd à manipuler que MindView, et c'est pour ça qu'il est beaucoup plus utilisé on va dire plutôt dans des petites entreprises et énormément dans l'Éducation nationale plutôt que MS Project qui est vraiment pour le coup un produit qui est un produit un peu moins intuitif, mais autrement plus performant. Donc, voilà en ce qui concerne notre export. Et puis maintenant, nous allons passer dans le format global, donc dans l'Affichage et on va revenir à notre Gantt, c'est ce qui nous intéresse et à partir de là, on va donc générer un rapport. On va écraser ce qu'on a fait, pour le coup. Et puis, on va générer automatiquement, voilà, un rapport en HTML. Donc, autorisez le contenu bloqué. Donc, vous voyez que cela peut prendre un certain temps à être généré mais à partir de là, vous allez avoir un rapport complet et total en HTML de votre projet. Alors voyez, avec le récapitulatif de vos moyens, les calendriers, les états des tâches, les retards évidemment, et puis les identifiants, des tâches où on a donné un identifiant qui va permettre de savoir qui est le prédécesseur. Alors par exemple ici 2, alors voilà, je clique sur 2. 2 c'est qui, c'est... Est-ce qu'on a défini 2 ? Dans le cas présent, non parce que c'est une super-tâche, par contre 3 c'est Stéphanie et donc 3 et 4 appartiennent à la super-tâche qui est Alerter en cas de problème. Donc là, c'est Stéphanie pour le coup qui est dépendante de sa propre tâche, qui est la tâche 3 qui est là, en effet on avait dit dans notre Gantt, Stéphanie ne peut pas passer à la prochaine tâche tant que la précédente n'est pas effectuée. Donc, alors ça c'est la liste des tâches, les états de tâches... Et vous avez des quantités incroyables d'informations. C'est un rapport vraiment très très complet qui va vous permettre d'absolument tout savoir sur les différents éléments qui vont être utilisés par les différentes personnes pour les différentes tâches. Donc voilà, pour cela il faut faire le parcours complet, et ça, je vous le laisse découvrir tranquillement après avoir généré votre premier rapport.

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2h14 (29 vidéos)
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Date de parution :26 déc. 2016
Durée :2h14 (29 vidéos)

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