SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Exporter le contenu de listes vers Excel

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Vous allez comprendre pourquoi il est utile de connecter le contenu de listes SharePoint, de façon dynamique, dans Excel.
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Transcription

Nous avons vu précédemment comment exporter de façon dynamique vers Excel, le contenu de Bibliothèque documents, notamment si on devait pouvoir faire ne serait-ce qu'une impression. Nous allons passer et voir la même chose sur les listes. Rappelez-vous, nous avons créé plusieurs types de listes, une liste notamment de tâches, ce qui s'appelait ici Actions. Donc, si je viens ouvrir cette liste de tâches, je vais retrouver dans l'onglet cette fois-ci LISTE, exactement les mêmes options, à savoir Exporter vers Excel. Lorsque je vais choisir cette options, il me propose à nouveau d'enregistrer la requête. Je lui demande simplement d'ouvrir le résultat de cette requête dans Excel. À partir du moment où j'active les données externes, donc tout ce qui est type de connection de données. Je vais donc avoir dans Excel le contenu de ma liste coté SharePoint. Et voilà ce que je peux obtenir, ce qui me permettrait d'avoir une vue plus claire par exemple, du pourcentage global de réalisation de la totalité de mes tâches. Après, avec bien évidemment des éléments qui sont légèrement différents, vous voyez, Terminé ici. Je vois si c'est quelque chose qui est VRAI ou qui est FAUX, donc on retombe si vous voulez sur des caractèristiques que l'on a l'habitude de gérer dans Excel. Mais je vais vous prendre un exemple beaucoup plus conséquent, encore une fois, de type d'export dynamique vers Excel. Donc celui-ci, je ne l'enregistre pas. Si j'avais enregistré , j'aurai eu de la même façon à chaque fois, le rendu dynamique en fonction de l'avancé. Ce que je vais faire, c'est que je vais venir ici ouvrir une autre liste. Cette liste que j'ai appelé Projets. Dans cette liste personnalisée, coté SharePoint, j'ai des noms de projets, j'ai des nombres de jours prévus, des nombres de jours réalisés, et des catégories. Or, moi ce que j'aimerais bien, c'est pouvoir analyser par catégorie, le nombre de jours que j'ai de prévu. Ça bien évidemment, c'est un traitement de données qui se fait dans Excel, et non pas dans SharePoint. Mais regardez ce que je vais donc pouvoir faire. Toujours comme on l'a vu précédemment, je vais pouvoir ici développer l'onglet LISTE, choisir d'exporter ces résultats de façon dynamique dans Excel, je n'ai plus qu'à faire ouvrir maintenant pour récupérer en temps réel, quelque chose que cette fois-ci je vais enregistrer. Donc, j'active les données, voilà qui est fait. Maintenant, ce que je vais faire contrairement à ce qui s'est passé tout à l'heure, c'est-à-dire que c'est moi qui a actualisé, je vais dans Excel venir lui demander au niveau de ce qui est l'onglet de DONNÉES, de venir au niveau des propriétés de la connexion, vérifier ce qui correspond, conserver le format, la disposition, etc. Et puis, je vais venir ici, purement au niveau de la connexion, lui demander, puisque c'est une connexion que j'ai obtenue par l'intermédiaire de cette requête dans ses propriétés, d'actualiser en arrière-plan, et d'actualiser les données lors de l'ouverture du fichier. Donc ça, c'est un traitement Excel, nous sommes bien d'accord. OK, une fois que ceci est fait, il ne me reste plus qu'à fermer, et puis ça, maintenant que c'est à proprement parler un tableau dans Excel, ben, je vais pouvoir faire ma partie analytique. C'est-à-dire que je vais pouvoir venir ici dans l'onglet INSERTION, demander à créer par exemple un tableau croisé dynamique, que je vais mettre sur une nouvelle feuille de calcul. Voilà qui est fait. Et puis, je vais pouvoir lui demander par exemple qu'il me calcule le nombre de jours prévus, ici en somme. Peut-être le nombre de jours réalisés également, puisque je peux avoir plusieurs résultats, et ça, par projet, et puis, peut-être par catégorie de la même façon. Alors, d'abord par catégorie, et après par projet. Donc, j'ai bien récupéré quelque chose qui est le résultat de mon tableau croisé dynamique, donc, je vais nommer mes feuilles histoire d'être un petit peu clair, voilà, tableau croisé dynamique, et là, c'est ma source de données, donc, c'est ma base. De la même façon, je vais venir au niveau des propriétés du tableau croisé dynamique, donc, je fais un clic droit sur le tableau croisé dynamique, au niveau de ce qui s'appelle des Options du tableau croisé dynamique, pour venir lui demander à ce que les données soient actualisées lors de l'ouverture du fichier, comme ça je n'aurai plus de traitement manuel à faire dès que je vais venir ouvrir ce document, donc ce classeur Excel, tout va venir se mettre à jour. Tant qu'à faire, je vais passer au niveau Affichage ici pour lui demander à nouveau une disposition classique, ce qui me permettra d'avoir une vue plus claire, donc, par catégorie, et après par projet, je voudrais ce qui correspond ici aux sommes de jours prévus et de jours réalisés. Une fois que j'ai ceci, je vais juste venir enregistrer mon classeur, et pour l'instant je vais enregistrer mon classeur localement, quelque part sur mon poste. Donc, je viens faire Enregistrer sous, ici, je vais l'enregistrer dans Mes Documents. Et je vais appeler ce classeur, Projets. N'oublions pas que les données qui alimentent ce classeur proviennent de SharePoint, donc, maintenant, quand je vais venir fermer ce classeur, je me retrouve ici sur ma liste SharePoint, et je vais venir dans un tout premier temps rajouter un nouveau projet. Donc, ce projet c'est mon projet BETA. Nombre de jours prévus, nous sommes à 100. Nombre de jours réalisés : 2. Et la catégorie, c'est en Recherche. Et j'enregistre ces informations. J'ai créé un nouvel élément, il est évident que j'aurai eu exactement le même résultat si j'étais venu modifier un élément existant. Coté SharePoint, c'est tout ce que j'ai à faire. Maintenant, je reviens ici ouvrir le fichier qui s'appelle donc Projets, que j'ai mis donc ici. Il me propose bien évidemment d'activer le contenu, vous voyez que pour l'instant, je n'ai pas le projet BETA. Par contre, dès que je vais arriver en fin de compte sur le document, je vais voir automatiquement les informations mises à jour par rapport à la connection de données. Et voyez que je récupère bien ici mon projet BETA. Et de la même façon, au niveau de mon tableau croisé dynamique, alors là, je vais accélérer un petit peu le mouvement. Si je viens faire juste un clic droit, Actualiser, je l'aurais eu d'ici quelques petites secondes, mais comme j'ai demandé à ce que le tableau croisé dynamique se mette à jour par rapport à la base, vous voyez bien que j'ai récupéré les informations ici qui concernent mon projet BETA. Donc, voilà comment à partir d'une source de données purement SharePoint, vous pouvez réaliser toute la partie analyse de données dans le client d'analyse par défaut, qui est Excel. Je vous ai montré ce résultat avec la liste de projets. J'aurai pu faire exactement la même chose en fin d'année sur ma liste qui était une liste un peu particulière avec un affichage de type calendrier, parce qu'un calendrier n'est ni plus ni moins qu'un affichage d'une liste. Or, si vous regardez, j'ai bien de la même façon ici dans l'onglet CALENDRIER, la possibilité d'exporter ceci de façon dynamique dans Excel. Juste quelques secondes pour voir le résultat arriver, vous allez voir qu'on a exactement les mêmes fonctionnalités, et ce, quel que soit le type de liste de données gérées dans SharePoint. Donc, voilà comment est-ce que l'on peut vraiment gérer cette interaction dynamique entre SharePoint et Excel, notre client d'analyse par défaut.

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