SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Exporter le contenu de bibliothèques vers Excel

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Découvrez comment et pourquoi il est intéressant de connecter, de façon dynamique, le contenu de bibliothèques SharePoint dans Excel.
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Transcription

Une autre des fonctionnalités d'interaction entre les applications Office, et notamment Excel et SharePoint, et non négligeable, c'est celle qui va nous permettre de récupérer dans Excel, donc dans des feuilles de calcul, tout contenu de container SharePoint. Je vous commence l'explication par une bibliothèque de documents. Rappelez-vous, je l'ai bien expliqué lors de la présentation théorique de SharePoint, quand on est dans SharePoint, tout est toujours stocké comme si c'était dans une grille. Si je prends par exemple ici ma bibliothèque de documents, vous avez des colonnes qui correspondent aux fameuses métadonnées, et chaque fois qu'il y a un nouveau document, il y a une ligne qui correspond à ce document. Pour mieux le visualiser, je peux également passer ici sur l'onglet « Bibliothèque » ou « Liste » suivant le type de container sur lequel je suis, et voir ce qui s'appelle la « Modification rapide », qui est vraiment un affichage de grille. Ce qui explique, du fait de sa structure, que c'est quelque chose qui est facilement récupérable côté Excel. Je vais commencer par vous montrer sur une bibliothèque de documents. Admettons que vous voudriez pouvoir imprimer la totalité de ce qui est dans cette bibliothèque. Nous sommes d'accord que nous sommes sur une application web, donc, à partir de ce moment-là, vous allez pouvoir imprimer, oui, mais l'affichage de l'écran, par l'intermédiaire de la fonction « Imprimer » de votre navigateur, ce qui ne prend pas en compte la totalité de ce que vous avez dans la bibliothèque. Pour cela je vais venir ici sur l'onglet « Bibliothèque », chercher, toujours dans le groupe « Se connecter et exporter », cette petite icône qui s'appelle « Exporter vers Excel». Honnêtement, le terme "exporter" n'est pas bon parce que, quand on parle d'export, on s'attend à quelque chose qui sera figé par la suite, c'est-à-dire un export à un instant "t". Vous allez voir que ce n'est pas du tout le cas, lorsque je clique ici sur « Exporter vers Excel ». D'ailleurs, si vous regardez bien, il me propose d'enregistrer un fichier de requête. Donc, je ne vais même pas avoir besoin de lui demander d'enregistrer la requête, je me contente de faire « Ouvrir ». Et vous allez voir ce qui se passe lorsque je vais ouvrir cette bibliothèque avec mon application cliente ici. Étant donné que je connecte un classeur Excel à des données web, des données externes, il me demande si je veux activer ou pas les connexions de données. Oui, j'en ai besoin. Vous allez voir, qu'après m'être connecté à la source, je vais récupérer le contenu complet sous forme, encore une fois, de tableau, ce qui correspond à la totalité du contenu de ma bibliothèque. J'ai bien dit que c'était quelque chose de dynamique. Mais dans un seul sens, attention. De SharePoint vers Excel. Ce qui fait que, ce classeur, je vais l'enregistrer, et vous allez voir que je n'ai même pas besoin de l'enregistrer sur SharePoint. Je vais l'enregistrer quelque part sur mon ordinateur, localement. Je vais appeler ça « Documents SPS ». Et j'enregistre ceci dans ma bibliothèque locale de documents. Vous voyez que, pour l'instant, j'ai treize éléments dans cette bibliothèque. Je ferme ici le fichier. Je reviens dans ma bibliothèque SharePoint, et dans ma bibliothèque SharePoint, je vais décider de créer un nouveau document, directement à partir de modèles standards, et notamment avec les applications web. Donc, je crée un nouveau document ici. Automatiquement là c'est l'application Word Online qui va s'ouvrir. Vous auriez pu continuer à travailler dans l'application Word, mais là c'est « Test de nouveau document ». Je vais récupérer ça et en faire un « Copier » pour nommer le fichier. Je fais « Enregistrer sous », je le renomme, et je viens coller ce que je viens faire. Voilà qui est fait. Maintenant je peux revenir dans ma bibliothèque. Constatez que j'ai un nouveau document, bien évidemment. Vous pouvez constater que j'ai bien ici le document que je viens de créer. J'ai un nouveau document coté bibliothèque SharePoint. On va aller voir ce qui se passe si j'ouvre le fameux document que j'ai créé à partir de l'export. Donc je rouvre ce classeur Excel. Toujours pareil : ce sont des connexions de données donc qui il faut que je lui dise si je suis d'accord ou pas. Et pour l'instant je ne suis pas passée dans Excel lui demander d'actualiser les données à l'ouverture du classeur, donc regardez, il suffit que je fasse un petit clic droit sur mon tableau pour lui demander d'actualiser. Et là du coup je vais récupérer toutes les informations qui ont changé dans ma bibliothèque. Et regardez, j'ai bien récupéré « Test de nouveau document » ici. Ce qui fait que si vous avez besoin d'imprimer ne serait-ce que la liste, vous pouvez le faire directement à partir d'Excel. Voilà un premier cas de figure qui peut être intéressant avec les bibliothèques de documents.

SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

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