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Excel 2016 : Importation et exportation de données

Exporter au format structuré XML avec fichier XSD associé

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Apprenez à exporter au format XML un tableau Excel. Restez sous l'hypothèse que le schéma de la structure du fichier XML vous a été fourni.
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Transcription

Nous allons commencer dans le vif du sujet de cette formation, en parlant du sujet qui est le plus simple dans Excel à ce jour. Il s’agit de l’export de données. Alors si on ouvre un fichier Excel comme celui que nous avons ici à l’écran, puisqu’on partira dans ce chapitre concernant l’export, toujours d’un fichier Excel. Et que l’on regarde ce qu’il contient. On voit qu’il n’a absolument rien d’extraordinaire, c’est une simple liste de données. Ceci ayant été dit, allons maintenant regarder ce qu’il y a dans Fichier, Exporter. On voit qu’on peut exporter au format PDF/XPS. Mais ceci c’est quelque chose qui est normalement totalement maitrisé par rapport aux formations fondamentales d’Excel. Puisqu’il s’agit surtout des techniques d’impression de base. Ce qui va nous intéresser un peu plus c’est ce qu’il y a dans Modifier le type de fichier. Alors là à droite on a différents formats de fichiers Excel, qui sont, à part le Classeur prenant en charge les macros, qui est vu dans les formations macros, tous connus. Mais sachez que dans cette formation, on reviendra sur le Classeur binaire. Parce qu’à un moment on va traiter une grande quantité de données, lors de l’import et évidemment je vous recommanderai à ce moment-là, de convertir votre fichier en binaire, et on fera une comparaison de taille de fichier. Ceci ayant été dit, ce qui nous intéresse plutôt c’est ce qu’il y a dans Autres types de fichier, vous voyez qu’on a Texte, Texte (séparateur : espace) mais en réalité il y a d’autres formats. Donc on peut dire Enregistrer sous un autre type de fichier. Faire un Enregistrer Sous. Ensuite par exemple choisir le Bureau, et puis là, sur le bureau, Lorsqu’on a ici notre Nom de fichier, on va regarder ce qu’il y a dans Type. Et on voit qu’il y a un Classeur Excel, qui à nouveau ne nous regarde pas dans cette formation, puisque supposé connu et maitrisé. Classeur Excel prenant en charge les macros, sujet dédié à des formations sur les macros, je vous renvoie à la formation correspondante sur le catalogue. Classeur Excel binaire que l’on retrouvera plus tard mais déjà vu dans la formation sur les tableaux croisés dynamiques. Classeur Excel 97-2003, au cas de contacts qui ont toujours la vieille version d’Excel. Et là il y a un premier format qui va nous intéresser, qui est un format de données brutes et pérennes et normalisées, que sont les données XML. Donc XML signifiant Extensible Markup Language et qui est normalement censé être, le format de données international, pour l’échange de données ou de flux de données entre systèmes informatiques. Malheureusement les vieux formats comme le fichier CSV et en général Texte brute ont la vie dure. Et le XML reste quand même minoritairement utilisé, et ce d’autant plus que dans les universités et écoles d’ingénieur, c’est principalement des fichiers CSV qui sont utilisés, lorsque les professeurs dispensent leurs cours. Maintenant sachez une chose c’est que même si le XML, est censé avoir le monopole de l’échange de données, que ce soit sous forme de flux en temps réel, ou de façon, "indirecte", ça n’empêche pas qu’il y a quand même d’autres formats qui voient le jour, ne serait-ce que pour citer le JSON qui a été crée par certains individus, pensant bien faire en créant encore un autre format supplémentaire. Donc là on va s’intéresser dans l’ordre, aux données qui apparaissent dans Type, et donc on va prendre Données XML, qui est en fait, et je le rappelle, un simple fichier de texte, mais où les données sont structurées de façon hiérarchique et par niveaux. Et si ici on prend donc Données XML, et que là on change notre nom de fichier pour l’appeler Données_XML et qu’on fait un Enregistrer on voit un message qui dit, Impossible d’enregistrer car les mappages XML de ce classeur Et là on se dit quoi ! Et oui. Parce qu’il faut savoir que lorsqu’on suit une formation XML, je vous renvoie à celle qu’il y a dans le catalogue, un fichier XML est normalement associé à un schéma, que l’on appelle un schéma XSD. Le schéma XSD définit la norme de l’échange de données, de votre corps de métier. Et là regardez, il y a quelqu’un, en l’occurrence ici c’est moi, qui a créé un format de fichier XSD, d’ailleurs je peux vous montrer son contenu, si j’ai un éditeur adapté sur cet ordinateur. Ce qui est le cas, j’ai le Bloc-notes, voilà, et ce que vous voyez ici, c’est ce que l’on appelle le langage XSD, pour XML Schema Design. Et c’est en fait un langage qui décrit les séquences, l’ordre hiérarchique, le nom des colonnes et ainsi leurs typages et leurs occurrences, plus encore certaines autres options que l’on peut ajouter. Parce que c’est un langage relativement puissant de description. et on a besoin de ça pour faire un export dans Excel. Alors voyons comment procéder. Donc on a ce fichier XSD qui est absolument nécessaire, et on retourne donc dans notre fichier Excel. Et là comment lui associer donc un fichier XML ? Et bien on fait un clic droit, sur un des onglets, on va dans Personnaliser le ruban. Et on active l’onglet Développeur. Une fois que l’onglet Développeur est apparu, comme vous pouvez le voir, ici il y a un onglet qui s’appelle XML. Il y a un bouton Source qui nous dit, Ouvrir le volet Office Source XML pour et c’est effectivement ce que l’on veut. Donc on va cliquer sur Source, et puis là il dit qu’il y a un mappage qui s’appellerait Excelsia Mappage, on se dit tient pourquoi pas. Et on se dit, il y a déjà quelque chose qui a l’air d’exister, c’est peut-être Excel qui l’a créé automatiquement, si on fait ici un clic droit sur ce mappage, on voit qu’on n’a pas d’options pour le supprimer. Si je fais un clic droit sur Ventes, non plus. Mais rappelez-vous Excel nous disait, je ne peux pas l’exporter. Alors là on se dit bon c’est pas grave, on va importer notre propre mappage, et regardez ici, il y a une option Mappage XML. On clic sur Mappage XML, donc qui est ici en bas. Et puis quand on clic, il nous dit, voilà la liste, et là par contre, on trouve déjà un bouton Supprimer, qui nous permet de nettoyer l’éventuel truc qui trainerait. On fait Supprimer. Il nous dit Êtes-vous sûr ? Je fais Oui, Oui. Ensuite il y a un bouton Ajouter, et en fait, il demande où est le fichier XSD, donc on va sur le bureau, on va prendre le schéma XSD, et on fait un OK. À ce moment-là comme vous pouvez le voir, le mappage est effectivement celui qu’il y avait avant. Donc ça c’est chouette, ça veut dire que le fichier Excel que l’on avait à la base, quelqu’un avait déjà une fois, importé avec un mappage. Mais maintenant ce qu’on veut, C'est associer ceci au mappage qu’il y a à droite. Alors si on le prend et qu'on le glisse ici sur la liste de données, comme vous pouvez le voir, si on le glisse n’importe où, il dit attends, là tu es en train de faire quoi ? T’es sûr ? Évidemment on voit bien que l’endroit où j’ai lâché ce mappage, a une grande influence sur la manière dont Excel est en train de créer un tableau. Donc je vais tout de suite annuler. Et en fait, ce mappage, qui contient toutes les colonnes avec leurs typages, on va le glisser sur idclient. Voilà, et là maintenant on voit qu’il nous dit, et là ça a un sens de le lire, Les données que vous essayez de mapper contiennent des éléments avec le format spécifié dans la feuille de calcul. En d’autres termes, il y a des éléments de mise en forme qui ne passeront pas dans le fichier XML. Ici il nous dit, soit on utilise la mise en forme d’Excel, soit on respecte le type de données du format XSD. Et là je vais dire Respecte Et pour le coup, regardez, la personne qui a créé le fichier XSD, nous impose que les dates doivent être à un format numérique, qui est le nombre de jours depuis le premier janvier 1901. Et puis c’est tout. Et après évidemment on verra comment traiter ça lorsqu'on fera l’import. Maintenant qu’un mappage est associé, on va dans Fichier, Exporter, Modifier le type de fichier, Enregistrer sous un autre type de fichier Enregistrer sous. À nouveau on prend le Bureau, ici on va prendre donc on change le nom de notre fichier, en l’appelant Données_XML. Je vous rappelle que XML veut dire Et là je valide par Enregistrer, et il me donne un message qui est différent d’avant, il dit, L’enregistrement de ce fichier entrainera la perte de certains tels que la mise en forme des images et des objets. C’est évident, puisqu’un fichier XML est un simple fichier texte. Et ensuite également il nous dit, cliquez sur Annuler puis enregistrez en tant que Classeur Microsoft Excel, effectivement ce n’est pas ce que je veux, je veux qu’il continue, donc là on va cliquer sur le bouton Continuer. Et puis maintenant si on ferme ce fichier Excel, en enregistrant pour là comme vous pouvez le voir à nouveau, ravoir du XML, ça ne sert à rien. Donc normalement ce qu’on fait c’est qu’on quitte sans enregistrer. Et observez que ici maintenant, il y a un fichier Données_XML, et si par exemple, je l’ouvre dans un navigateur, si du moins il a la gentillesse de m’en proposer un, voilà Internet Explorer, on a effectivement, un fichier XML, totalement structuré, parfaitement conforme, au schéma XSD. Donc voilà comment on exporte de XML. Et la manip que je viens de vous montrer maintenant, est disons, une fois tous les deux trois ans, demandée par des grandes administrations, pour leurs employés qui doivent apprendre à échanger des données au format XML, et donc, c’est des sujets que j’ai à dispenser et à faire apprendre à des fois, certains de mes clients. Donc voilà, dorénavant vous savez exporter en XML, à la condition qu’un schéma XSD vous ait été fourni.

Excel 2016 : Importation et exportation de données

Maîtrisez l’import de données depuis des sources externes avec Excel. Apprenez également à convertir celles-ci dans des formats adaptés aux exigences de vos interlocuteurs.

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Date de parution :19 déc. 2016

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