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L'essentiel d'Excel 2016

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Si vous avez des données à exploiter sous forme de graphiques, vous allez voir qu'il existe plusieurs types de modèles. Apprenez à choisir le modèle adéquat.
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Transcription

Nous allons dans ce chapitre aborder le monde impitoyable des graphiques. Nous allons voir qu'il est possible avec Excel de représenter nos valeurs numériques sous la forme de différents types de graphiques. Avant de voir comment on fait, je vais vous faire une petite présentation des différents modèles de graphiques qui existent et ce à quoi ils peuvent servir. Lorsque vous voulez faire un graphique, il vous faut dans un premier temps avoir des données à représenter. Je fais ici rapidement un petit tableau avec des mois et un chiffre d'affaires. Lorsque je veux faire une représentation graphique, je vais utiliser systématiquement l'onglet « Insertion » dans lequel je vais trouver un groupe baptisé « Graphiques ». Dans ce groupe, nous avons une première icône qui est « Graphiques recommandés ». Comme son nom indique, cette icône va me donner accès aux graphiques les plus susceptibles de convenir en fonction des données que j'ai présélectionnées. Ensuite, je vais trouver des icônes représentant les différentes catégories de graphiques existant dans Excel. Par exemple, celle-là va me permettre d'accéder à tous les graphiques de type histogramme ou graphiques à barres. Ici, il y a tout ce qui est courbes ou aires. Ici, tout ce qui est sectoriel, c'est-à-dire les fameux camemberts. Là, ça sera les radars. Bref, j'ai accès aux différentes catégories. Alors, lorsque j'accède aux graphiques recommandés, j'ai dans un premier temps quatre graphiques ici qui sont mis en avant, qui me disent finalement : « Bon, par rapport à ce que tu as sélectionné, tu pourrais faire ça sous forme d'histogramme, ou bien sous forme de courbes, ou encore sous forme de camembert, ou encore sous forme d'aire ». Ces graphiques sont les plus susceptibles de convenir. Maintenant, il y a deux cas de figures : ça me plaît ou ça ne me plaît pas. Si ça me plaît, je n'ai plus qu'à sélectionner et à faire OK. Si ça ne me plaît pas, j'ai quand même accès à tous les autres types de graphiques. C'est-à-dire que ce que vous avez ici sous la forme de petites icônes, vous le retrouvez verticalement à ce niveau-là. Je vais revenir sur le graphique recommandé. Lorsque vous devez choisir un graphique, vous pouvez faire confiance à Excel ou vous pouvez appliquer quelques règles simples que je vais vous énoncer. Quand le nombre de valeurs à représenter est réduit avec un maximum de 4 à 5, vous pouvez aller sur le graphique de type sectoriel, le fameux camembert, et toutes ses déclinaisons. Vous voyez que si je viens maintenant sur un « Secteurs » à ce niveau-là, j'ai plusieurs déclinaisons. Je peux faire un graphique sectoriel à plat. Je peux aussi le faire en 3D. Je peux le faire de secteur à secteur, etc... Donc, j'ai plusieurs déclinaisons possibles de ce graphique. Pourquoi faut-il réserver le graphique sectoriel à un très faible nombre de valeurs ? Pour qu'il reste lisible. Si vous avez 20 ou 30 valeurs, le graphique sectoriel est sûrement celui qu'il ne faut pas prendre. Lorsque vous avez un grand nombre de valeurs, vous pouvez utiliser soit l'histogramme, soit vous avez la possibilité d'utiliser la courbe. Les aires sont plutôt réservées pour un intermédiaire entre le secteur et l'histogramme. Vous avez beaucoup de valeurs, vous faites de l'histogramme. Vous avez 3 - 4 valeurs, vous faites un sectoriel. Vous avez, on va dire, une dizaine de valeurs, vous pouvez faire des aires. Pareil, chacun de ces types ici peut être décliné. La plupart du temps, ça peut être décliné en 2D ou en 3D. Alors là, il y a aussi un choix à faire. Il faut savoir que si vous destinez votre graphique à la communication de votre entreprise, communication interne ou externe, vous pouvez utiliser, voire même abuser des graphiques en 3D. Par contre, si vous souhaitez utiliser votre graphique par rapport à des métiers de type financier, comme par exemple, le service financier de votre entreprise, ou le service comptable, ou le service Contrôle de gestion, vous bannissez systématiquement les graphiques en 3D. Pourquoi ? Parce qu'un graphique en 3D, on peut le faire tourner comme on le souhaite. On peut le présenter sous l'angle qui nous paraît le plus opportun pour cacher la misère. On fait ce que l'on appelle des « vues subjectives ». Et, donc, dans les métiers de la finance la vue subjective, ce n'est pas bon, parce qu'on peut biaiser la réalité. Donc, lorsque vous adressez votre graphique à un service financier, comptable ou Contrôle de gestion, choisissez systématiquement des graphiques en données. Lorsqu'il s'agit d'utiliser le graphique à des fins de communication, vers des clients, vers des fournisseurs ou en communication interne, vous pouvez utiliser des graphiques en 3D. Voilà donc, en quelques mots, le b.a.-ba à connaître avant d'aller plus loin et de commencer à réaliser des graphiques.

L'essentiel d'Excel 2016

Apprenez à utiliser Excel 2016, le tableur le plus puissant et le plus populaire. Saisissez et formatez des données, utilisez les fonctions principales, créez des graphiques, etc.

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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