SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Explorer les éléments de bibliothèque et de liste

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Vous allez apprendre à matérialiser les éléments constitutifs de SharePoint. Ainsi, voyez comment les utiliser.
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Transcription

Nous allons parler de métadonnées. Encore faut-il réellement voir à quoi ça correspond. Donc ici pour exemple, avant même de passer directement dans SharePoint, vous pouvez constater que je suis sur ce qui s'appelle une bibliothèque de documents. Donc les contenus, ce sont des documents. Ces documents vont apparaître avec déjà des caractéristiques, des propriétés. Ces propriétés correspondent au nom du document, au moment où il a été modifié, et par qui il a été modifié. C'est ce que l'on appelle, côté SharePoint, des métadonnées, mais des métadonnées systèmes. Ce n'est pas moi qui a eu besoin de créer ces colonnes. Elles existent par défaut. Il y a des colonnes qui existent, qui ne sont pas à l'affichage par défaut, comme par exemple le poids du fichier, sa version, qui bien évidemment pourront être rajoutées à l'affichage. Et puis, il peut arriver également que l'on ait besoin de créer des colonnes supplémentaires, donc des métadonnées supplémentaires qui me permettent de faire du tri, du filtre, de rechercher plus rapidement et puis de créer des affichages particuliers. On va avoir un exemple tout de suite après. C'est peut-être l'exemple que je vous donne ici. À savoir que là, je ne suis plus sur une bibliothèque de documents mais sur ce qui s'appelle une liste. Vous voyez qu'il n'y a pas, comme premier élément, un fichier. Mais par contre, j'ai des colonnes, ça correspond à des ventes, qui ont été réalisées par certains de mes commerciaux, sur certains clients qui font partie de certains types de clients, sur des produits, avec des indications de géolocalisation, avec des villes et des pays et puis bien évidemment, un montant de commande. Tout ceci bien évidemment, ce sont des colonnes qui n'existent pas par défaut dans SharePoint. Donc il a fallu les créer. Et vous pouvez constater que je retrouve une colonne de type : Date, Commercial, Client, Type de client, Produit, Type de produit, Agence, Pays et Montant de commande. Donc on a des éléments par défaut qui ne sont pas utilisés mais qu'on va pouvoir utiliser. Et puis on peut créer d'autres éléments de type métadonnée et affichage. Malgré tout, je tiens quand même à faire un petit point. Vous allez voir que je ne vais pas obligatoirement respecter, durant les totalités des vidéos, ces bonnes pratiques. Lorsqu'on va créer des affichages, lorsqu'on va créer des containers de type bibliothèque ou liste, il y a des caractères qu'il ne faut pas utiliser. N'oublions pas que nous sommes sur des pages web. Donc ne pas utiliser d'espace. Ça va être remplacé par des pourcentages dans l'URL. Il ne faut pas non plus utiliser des caractères accentués, sinon le caractère va être supprimé carrément de la génération de l'URL. Il faut utiliser des noms courts tout simplement parce qu'une URL a un nombre de caractères maximal. Et puis tant qu'à faire, utilisez une convention de nommage. Maintenant, c'est ce que je vais vous montrer directement dans SharePoint. Je rappelle bien que durant les différentes vidéos que nous allons voir ensemble, je n'aurais pas obligatoirement à chaque fois respecté ces bonnes pratiques, ne serait-ce que pour une raison d'esthétisme, de manière à ce qu'apparaisse à l'écran, quelque chose d'écrit correctement, et de rapidité, puisqu'on a la possibilité à la création, d'appliquer les bonnes pratiques, mais de revenir après, sur le nom, par exemple de la bibliothèque ou le nom de l'affichage pour le renommer. Ce que je ne ferais pas obligatoirement à chaque fois, durant la présentation. Donc j'arrive ici sur mon site SharePoint, premier site avec lequel nous allons travailler. Et je vais vous montrer dans un tout premier temps qu'est-ce qui se passe si je crée justement un container. Je suis ici, bien évidemment à condition que j'ai les droits, et j'ajoute une application. Donc si je crée une bibliothèque de documents, on va prendre le cas de figure le plus simple, il va me demander ici le nom. Or une bibliothèque de documents, c'est également un chemin, une URL. Donc si je crée ma bibliothèque de documents ici, avec le nom, que sais-je moi, document de mon super service, à la création généralement, on met un nom court. Et on peut par la suite, revenir modifier le nom du container. C'est exactement ce que j'ai fait ici, à savoir que j'ai créé, pour vous le montrer bien évidemment, une bibliothèque qui s'appelle Plans de cours. Je l'ai appelée Plans de cours à la création, mais regardez que du coup, si je vous montre ici à quoi correspond son URL, vous voyez que tous les espaces ont été remplacés par des pourcentages. De la même façon, j'ai créé une bibliothèque qui s'appelle Procédures. Et je n'ai pas respecté les conventions de nommage à la création. Donc si je vous montre son URL maintenant ici, vous voyez que le E avec l'accent, donc le caractère accentué, a été carrément supprimé. Donc même si je ne le fais pas pour des raisons de rapidité et de résultat esthétique à l'affichage, pensez à respecter ces bonnes pratiques. Alors maintenant, je vous ai parlé de ces fameuses métadonnées. Je vous montre ce que je vous ai montré tout à l'heure avec un affichage de capture d'écran qui est ma liste de ventes. En fin de compte, ces différentes colonnes vont me permettre de faire quoi ? Peut-être de créer un affichage tel que celui-ci, qui va me permettre d'avoir un résultat par Commercial. Et puis si je développe ici un commercial, je peux le retrouver par Type de produit. Ce sont les mêmes données mais qui sont représentées de façon différente. Et puis, comme j'avais une indication qui correspondait au montant de la commande, tant qu'à faire, j'ai ici ce qui correspond à des sous-totaux. Tout ceci pour vous expliquer que lorsqu'on travaille sur des containersSharePoint, on a des éléments par défaut mais que bien évidemment, on va s'engager à venir alimenter, optimiser en fonction de ce que l'on va créer.

SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

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