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L'essentiel de SharePoint 2016

Exploiter un type de contenu dans une bibliothèque

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Créez et exploitez un type de contenu à partir d'un modèle de document stocké dans une bibliothèque. Gérez également les paramètres de visibilité dans la bibliothèque.
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Transcription

Maintenant que nous avons créé notre type de contenu, on va donc aller l'associer à la bibliothèque concernée. En l'occurrence, j'ai créé un type de contenu avec un modèle pour les procédures. Je vais donc me placer sur la bibliothèque qui s'appelle Procédures que j'ai débarrassée de tout contenu et de toute colonne supplémentaire, nous verrons tout à l'heure pourquoi. Donc, comme tout à l'heure, il va falloir associer quelque chose à la bibliothèque, donc c'est dans les bibliothèques et dans les paramètres. Dans un tout premier temps, rappelez-vous tout à l'heure, on a associé des colonnes en venant choisir l'option Colonne. Mais par contre ici, même je regarde bien, je ne trouve rien en qui concerne les types de contenu. J'ai les affichages certes, les colonnes, les paramètres généraux. En fin de compte, il y a une petite astuce. Par défaut, les bibliothèques de documents ne sont pas prévues pour accueillir des types de contenu. Il faut simplement aller leur dire : dans cette bibliothèque, j'autorise les types de contenu. Par quel intermédiaire ? par l'intermédiaire de ce qui correspond aux paramètres avancés. Et c'est même la toute première option que l'on trouve en haut de la sélection de la page. Donc, je lui dis : oui, je veux autoriser les types de contenu dans cette bibliothèque. Et du coup, voyez que par défaut, le modèle de document Word vierge qu'il me proposait est automatiquement grisé. Je valide. Maintenant, voyons voir tout de suite ce que cela donne dans la page de paramètres. Voyez que j'ai récupéré une couche supplémentaire. Comme on a eu les colonnes précédemment, là, on a les types de contenu. Et comme on a pu associer des colonnes de site, là, je peux associer des types contenu que je vais aller chercher dans le groupe que j'ai créé. Et je viens associer donc le type de contenu à cette bibliothèque. Voilà qui est fait. Donc, j'ai deux types de contenu associés. Puisque, rappelez-vous, il y avait quand même le document Word vierge. Ce qui fait que si mes utilisateurs se placent maintenant dans la bibliothèque dans la situation d'utiliser ce que je viens de mettre en place, ils vont venir sur l'onglet Fichier, dans Nouveau document où pour l'instant, ils vont avoir deux choix. Le modèle de document qui provient du type de contenu, « Procédure », et puis le document Word vierge. Donc, j'aurais peut-être intérêt à revenir dans les paramètres de ma bibliothèque, pour dire : je voudrais ne montrer à mes utilisateurs que le type de contenu Procédure. Donc je vais pouvoir ici modifier l'ordre ou la visibilité de ce que je veux montrer dans le bouton Nouveau document. Et je vais décocher « Document » pour ne laisser, en termes de possibilité, que « Procédure ». Voilà qui est fait. Maintenant, faisons un petit test. Je suis un utilisateur, je veux créer une nouvelle procédure. Je viens ici chercher le modèle, et je vais donc en cliquant dessus créer un nouveau document par rapport au modèle qui est proposé dans la bibliothèque. Word s'ouvre. J'ai bien un Document 1 qui est donc le document basé sur le modèle. Je viens ici rajouter le titre qui va être « Procédure 1 », ça suffira largement. Et je n'ai plus qu'à fermer mon document, et l'enregistrer. Je vais lui donner le titre qui va être « Procédure 1 ». Voyez qu'il me l'enregistre du coup, au bon emplacement. Il ne va pas me proposer de l'enregistrer localement sur mon poste. Etant donné que je suis partie de la bibliothèque, il me propose automatiquement la bibliothèque pour l'enregistrer. Je n'ai plus qu'à faire OK. Enregistrer. Et je vais rafraîchir mon affichage. J'ai bien récupéré le document ici qui correspond au modèle qui a été mis en place pour que mes utilisateurs puissent justement utiliser ces types de contenu comme étant des modèles. Voilà l'utilisation dans un tout premier temps d'un type de contenu pour le modèle documentaire. Maintenant, je continue ma projection et vous allez comprendre pourquoi ça va être la passerelle vers la vidéo suivante. C'est que non seulement, moi, j'aimerais avoir un modèle de document, mais, rappelez-vous, j'étais venue manuellement associer à chaque bibliothèque différentes colonnes. Mo, j'aimerais que chaque fois qu'un utilisateur vient créer une nouvelle procédure, ça lui crée le modèle de document, mais que ça lui propose automatiquement les colonnes associées. Donc en fin de compte, un type de contenu, ce n'est pas exclusivement ce que l'on vient de voir, ça peut être le modèle et les colonnes supplémentaires. C'est ce que nous irons voir tout de suite après, dans la vidéo suivante.

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Date de parution :29 mars 2017

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