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Excel 2013 : Astuces et techniques

Exploiter les relations entre cellule et formule

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Affichez l'historique des résultats combinés avec les flèches d'antécédents et de dépendants. Utilisez également la fenêtre Espion pour surveiller les cellules d'autres feuilles Excel.
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Transcription

Lorsque l’on a beaucoup de valeurs dans Excel et notamment des valeurs qui peuvent appartenir à d’autres feuilles, voire d’autres classeurs, par l’intermédiaire de liens, par l’intermédiaire de fonctions, il peut être intéressant d’essayer de retracer l’historique du résultat sur lequel vous vous trouvez. Pour exemple, j’ai ici un classeur avec quatre feuilles qui correspondent aux ventes mensuelles par région : Ouest, Nord, Sud et Est. Et puis j’ai créé une feuille de calcul qui soit un petit peu la concaténation de tout ça, à savoir une feuille de tableau de bord. Donc si je reprends par exemple la valeur qui est ici, cette valeur, je ne l’ai pas saisie, elle provient de quelque part. Maintenant si ce n’est pas vous qui avez créé le classeur, pour savoir réellement comment ça a été monté, ce n’est pas toujours évident. Si ce n’est que vous allez trouver des outils pour arriver à se sortir de cette problématique d’historique, d’antécédent et de dépendant dans l’onglet de « Formules », sous quelque chose qui s’appelle « Vérification des formules ». Et notamment, je vais commencer par voir comment est-ce que j’ai obtenu cette valeur. Donc je vais demander à Excel de repérer les antécédents de cette cellule. Et vous pouvez constater qu’il m’a fait automatiquement une petite flèche avec un petit symbole particulier parce que je vous ai dit que cette valeur, en fin de compte elle provenait de quoi ? Non pas de la feuille en question mais de la feuille qui est la feuille « Ouest ». Donc il m’indique par l’intermédiaire de cette icône que ce sont des données externes à la feuille. Par contre, moi je sais que ça vient de la feuille qui s’appelle « Ouest ». Si vous reprenez le classeur après moi, vous ne le saurez pas obligatoirement. Donc un petit truc supplémentaire : pour afficher réellement l’origine de cette valeur, vous avez la possibilité en vous plaçant sur la flèche, de faire un double-clic qui va vous faire apparaitre en fin de compte ici, l’emplacement. Et si je viens cliquer ici sur cet emplacement et faire « OK » ou si je vais faire un double-clic, je vais atteindre automatiquement l’emplacement d’origine. Donc non seulement il me l’identifie, si je clique ici il me dit d’où est-ce que ça provient mais en plus je peux y aller directement en cliquant dessus. Donc première possibilité : voir des antécédents qui sont des antécédents externes, qui serait exactement le même cas de figure si je me plaçais ici par exemple où je vais pouvoir à nouveau lui demander les antécédents et voyez qu’il m’identifie à nouveau la petite icône. Je fais un double-clic dessus et je peux atteindre les origines de ce résultat. Je reviens ici. Maintenant ce que j’aimerais, c’est supprimer en fin de compte ces flèches. Donc j’ai la possibilité de venir là, lui demander de supprimer toutes les flèches ou de ne supprimer que les antécédents si j’avais mis en place des dépendants par exemple. Donc je vais lui demander de supprimer toutes les flèches. Voilà qui est plus propre ! Continuons maintenant à voir ce qui se passe avec ici une indication supplémentaire puisque là en fin de compte au lieu de les avoir par mois, ces résultats je les ai par trimestre. Donc comment est-ce qu’a été calculé le « Trimestre 1 » ici ? Je viens lui demander de repérer les antécédents qui sont cette fois-ci dans la même feuille. Et il m’identifie bien cette flèche avec la sélection qui permet d’obtenir le résultat. De la même façon, si je lui demandais d’avoir les résultats ici de la valeur pour le « Sud » du quatrième « Trimestre », je lui demanderai d’avoir les antécédents et je peux à tout moment lui dire : supprime-moi ces flèches. Mais je pourrais également à partir d’ici, de ne pas demander les antécédents mais de demander les dépendants puisque j’ai la valeur du « Trimestre 3 » qui est bien faite avec quoi ? Eh bien ces valeurs-là. Ici. Ce sont les valeurs qui correspondent à mes différents trimestres au niveau de mes mois. Et si je veux regarder les valeurs du « Trimestre 4 » par exemple, si je me place ici, cette valeur-là, elle est exploitée où ? Elle est exploitée sur la partie du « Trimestre 4 » pour ma région « Nord ». Donc cette fois-ci, je ne vais pas lui demander les antécédents mais je vais lui demander les dépendants. Et regardez, je clique une fois dessus, il m’indique les dépendants directs, c’est-à-dire qu’à partir de cette cellule, j’ai pu calculer le « Trimestre 4 » pour le « Nord ». Mais j’ai pu également calculer la moyenne générale des résultats. Donc ça c‘est une possibilité mais regardez qu’en dessous, j’ai également demandé à avoir une moyenne pour le « Trimestre 2 » et le « Trimestre 4 ». Le « Trimestre 4 » donc qui est lui-même quelque chose qui provient de cette cellule, devrait être un dépendant également. Alors pourquoi il ne me l’a pas montré ? Parce que dans un premier temps, il me montre les premiers niveaux de dépendance. Si je reclique à nouveau ici dessus, il va me montrer les deuxièmes niveaux. Si j’avais voulu avoir ça en une seule fois, je viens supprimer mes flèches. Il faut penser non pas à faire un seul clic mais un double-clic dessus. Et voyez que le double-clic m’affiche les différents niveaux de dépendance. J’aurais pu également faire ça avec les antécédents. Et je vais me placer directement après avoir supprimé les flèches sur le résultat final qui provient du « Trimestre 2 », du « Trimestre 4 », qui eux-mêmes proviennent des différents mois ici, ces différents mois provenant également des feuilles qui sont ici. Et si je lui demande d’avoir accès à tout ce qui est antécédent, regardez que si je fais un double-clic là, il va en une seule fois en fin de compte, m’identifier mes trimestres. Mais mes trimestres proviennent des mois qui sont ici. Par contre il ne me montre pas tout ce qui est sources externes. Si malgré tout je reviens à nouveau cliquer sur « Repérer les antécédents », regardez que cette fois-ci, il me les montre bien. Donc voilà comment est-ce que je peux travailler avec des antécédents, les dépendants premier niveau ou tous les niveaux et comment je peux décider de garder les flèches qui m’intéressent. Donc ça, ça peut être très intéressant pour retracer l’historique. Mais de la même façon, étant donné qu’il y a beaucoup de choses qui sont liées, il peut être intéressant de toujours garder un œil sur des valeurs qui peuvent être dans une autre feuille, voire dans un autre classeur. C’est ce qui s’appelle ici la valeur ou les valeurs de la « Fenêtre espion ». Alors je vais le faire ici dans le même classeur. Honnêtement, on peut le tester sur un classeur externe. Vous verrez que c’est exactement la même chose. Je vais venir ici lui dire dans la « Fenêtre espion » que je veux ajouter un espion sur la valeur du mois de Décembre, c'est-à-dire une des composantes qui me permet d’avoir le résultat du « Trimestre 4 » parce que je sais qu’en période de fin d’année, les résultats évoluent rapidement. Donc je vais être sûre de voir les modifications apportées, même si je suis sur mon tableau de bord, à fortiori dans un autre classeur sur cette cellule. Donc je vais définir cette cellule comme étant pour moi un espion. Et je peux me contenter de fermer la fenêtre maintenant. Maintenant si je viens ici et j’ai toujours mes valeurs, je les vois. Si par contre quelqu’un, parce qu’on est plusieurs à travailler dessus, voire encore mieux, si c’est un autre classeur vient modifier la valeur ici et l’a passé à 4 000, je n’ai peut-être pas que ça à faire, de passer regarder ce qui se passe. Donc je peux faire appel à mon petit espion en lui disant : voilà, voilà ce qui s’est passé en fin de compte. Il y a effectivement un espion sur la feuille qui s’appelle « Ouest », la cellule « M4 » et la valeur est à 4 000. Et voilà ce que j’obtiens comme résultat : si je fais un double-clic dessus, il m’identifie automatiquement la source. Donc voilà comment je peux garder un œil sur différentes cellules ou plages de cellules bien évidemment, dans d’autres feuilles du même classeur, voire même dans d’autres classeurs. Donc voilà les outils que vous avez lorsque vous avez à gérer des résultats qui sont liés, des résultats qui sont dans d’autres classeurs de manière à avoir d’abord un historique, une traçabilité de vos résultats et puis toujours un œil sur eux.

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Date de parution :19 mai 2017

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