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Excel 2016 : Astuces et techniques

Exploiter les options de tableaux

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Facilitez vos conceptions de tableaux au quotidien en prenant en main la saisie et la mise en forme dans Excel. Les fonctions des tableaux vont vous être d'une grande utilité en termes de saisie et de reproduction.
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Transcription

Voyons voir maintenant une fonctionnalité, qui va nous permettre également d'optimiser considérablement notre saisie. Pour ceci, j'ai un exemple qui est une table avec dates et des clients, mais par contre ce sont des clients que je ne vais pas saisir un par un, c'est vraiment quelque chose qui a été contraint, par l'intermédiaire de ce qu'on appelle la validation de données. À savoir que si je choisis un type de clients, en l'occurrence, je mets le client qui s'appelle Sazarin. Automatiquement, par l'intermédiaire d'une fonction de recherche verticale, j'obtiens le type de clients. Idem ici pour les produits, si je choisis un type de produit, je vais avoir le type de produit. Idem ici pour les agences, les pays, etc. Donc, c'est quelque chose qui est déjà bien constitué. Je suis venue également rajouter ici de la mise en forme conditionnelle, Si je devais exploiter ce site tel que, si je devais rajouter une ligne supplémentaire, comme on faisait généralement avant, je saisis en dessous, qu'est-ce qui se passe ? Il se passe la chose suivante : regardez, je saisis ma date, mais là, je n'ai pas la validation de données que j'ai au-dessus. Il aurait fallu que je fasse quoi ? Que j'étire ici ma cellule. Idem si je viens étirer ma cellule, ce n'est pas pour autant que je récupère ici ma fonction. Il aurait fallu que j'étende ma fonction. Puis, de la même façon, si je viens rajouter une valeur ici, je ne récupérerais pas les options de mise en forme conditionnelle. Alors, généralement, qu'est-ce qu'on nous demandait de faire ? On nous demandait de venir insérer une ligne, pour avoir l'extension, l'héritage des fonctionnalités qui se trouvaient au-dessus. Bien qu'encore une fois, je vous remontre l'exemple, ça marchait sur certaines choses mais pas pour tout. À savoir que j'ai ici ma date, effectivement, je retrouve bien ce qui correspond à ma liste sécurisée de validation de données, mais, par contre, regardez que je n'avais pas automatiquement ma fonction, il fallait que je ré-étire ma fonction. Donc pour éviter ces petits soucis en terme d'évolution, en quelque sorte, et faciliter notre travail, je vais d'abord exploiter une fonctionnalité qui se trouve sur l'onglet Accueil. Cette fonctionnalité, on l'a vu précédemment, mais pour tout ce qui n'était que la partie look, c'est ce qu'on appelle mettre sous forme de tableau. Maintenant nous allons voir à quoi elle va nous permettre d'accéder, en terme d'optimisation de cellules. Première étape : je me place sur une cellule de ma plage de cellules et je viens choisir un des modèles qui me sont proposés, tous les modèles me donnant exactement les mêmes options par la suite. Voilà, je lui dis OK. Mon tableau, c'est bien le périmètre qu'il a sélectionné dans sa globalité. Je n'ai plus qu'à faire OK, et mon tableau est créé. Voyons voir maintenant ce qui se passe, si je me positionne sur la dernière ligne et que je vienne refaire l'exemple que je vous ai montré précédemment. Je fais ici mon Ctrl+; pour insérer ma date, je récupère automatiquement ma validation de données. Je vais prendre ici la société. Regardez que j'ai récupéré également ce qui correspond à mes extensions de fonctions. Idem, je continue à renseigner cette partie-là. Et vous voyez bien que c'est venu s'alimenter, au fur et à mesure, tout seul. Je viens maintenant saisir ma valeur, 5000. Vous pouvez constater que la mise en forme conditionnelle, a également évolué. Pourquoi ? Parce que ces tableaux sont des périmètres extensibles. Un petit peu comme dans une table d'une base de données. Pour mieux vous le montrer, regardez qu'en dessous, là, vous trouvez sur la dernière cellule en bas à droite, une petite flèche. Cette petite flèche me permettrait, si j'en avais besoin, de venir directement rajouter x lignes à mon tableau. Mais c'est juste pour vous montrer que c'est un périmètre auto-extensible, et pour vous montrer que je vais récupérer toutes les données qui correspondent au schéma de validation et tout ce qui correspond aux fonctions. Vous n'avez même pas besoin d'étirer votre tableau. Pour la simple et bonne raison que, dès que vous allez commencer votre saisie ici, vous récupérerez toutes les informations. Donc voilà comment la mise sous forme de tableau peut nous faciliter la vie, en termes de saisie. Bien évidemment, et comme nous l'avons vu précédemment pour le remplissage instantané et pour plein de choses, ceci est une proposition. Si vous regardez, vous avez également la possibilité de lui dire d'arrêter le développement automatique du tableau, et on se retrouvera dans la même situation que précédemment.

Excel 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :10 mars 2016

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