Excel 2016 : Astuces et techniques

Exploiter les fonctionnalités transverses de la correction automatique

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Découvrez les options de corrections automatiques. Il s'agit de vous en servir pour faciliter les saisies répétitives dans Excel et dans tous les logiciels de la suite Office (fonctionnalité transverse).
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Transcription

En termes d'optimisation de saisie, passons à quelque chose, qui a un périmètre beaucoup plus intéressant qu'uniquement la partie Excel. La fonctionnalité dont je vais vous parler, c'est une fonctionnalité un peu détournée, c'est ce qu'on appelle les options de correction automatique. Ces options de correction automatique sont transverses à la totalité des applications Office. Donc, voyons voir ensemble à partir d'Excel. Je suis ici, je viens sur l'onglet Fichiers, dans les Options. Je viens sur la partie qui s'occupe de la partie Vérification, et là je trouve ce qu'on appelle les options de correction automatique. Vous connaissez certainement ces options de correction automatique, ce sont celles qui nous permettent, en cours de frappe, de modifier des choses sur lesquelles on a l'habitude de se tromper, par exemple, de rajouter les tirets à : "a-t-il" Il y a plein de choses : accueil, acompte, ce sont des mots avec lesquels on se trompe au moment de la saisie. Ces options de correction automatique nous permettent, sans qu'on s'en rende réellement compte, de corriger la frappe, la saisie plus exactement dans la frappe. Mais, on va s'en servir pour autre chose. Figurez-vous que moi, j'ai un catalogue de formations assez conséquent. Mes formations ont un code, et un libellé très long. Et, à chaque fois que je vais avoir besoin de saisir mon libellé, je n'ai pas envie de taper la totalité de : "Implémentation et gestion de Windows serveur 2012". Ce que j'aimerais bien, c'est taper le code. Et que, automatiquement, ça me remplace ça par le libellé. C'est ce que je vais vous montrer. Ici, je vous ai fait deux exemples très courts. J'ai ici mes codes, et ici, j'ai ce qui correspond au libellé. Je peux vous assurer que je l'ai fait court celui-ci, pour éviter de trop saisir, mais il y en a de beaucoup plus long. Imaginez des référentiels produits ou catalogues fonctionnant de la même façon. Ce que j'aimerais ici, c'est qu'à chaque fois que je vais taper 62.40, ça me remplace automatiquement 6240, par Mise à jour des compétences sous Windows server 2012. Donc ce que je vais faire, comme je n'ai pas envie de ressaisir, c'est sélectionner cette partie-là. OK. Je viens la copier. C'est fait. Maintenant je reviens ici, dans les options d'Excel. Je reviens développer mes parties de vérification. Je viens chercher les options de correction automatique et je vais simplement rajouter une entrée supplémentaire, où je vais lui demander de remplacer 6240. Seulement, si je me contente de faire 6240 et le Remplacer par, je me contente de venir mettre mon signet long, qu'est-ce qui va se passer ? Si j'utilise ne serait-ce que dans Excel, la valeur 6240. Ça ne va pas le faire. Je ne veux pas que ça me remplace la valeur 6240. Donc, je vous conseille de toujours rajouter un tiret, un espace, bref, quelque chose qui différencie de la valeur numérique. C'est ce que je vais faire, ici. Je vais rajouter un petit tiret. Et puis, vous voulez que je vous dise mieux ? Je voudrais qu'il me reprenne également, en plus, ma référence d'article, donc je veux qu'il me le remplace par 6240, tiret. Et je n'ai plus qu'à faire ajouter. Voilà une entrée supplémentaire, et je vais pouvoir réaliser ça avec la totalité de mon catalogue. Maintenant, voyons voir comment ça se passe dans la réalité. Je suis dans Excel, et je l'ai créé dans Excel. L'objectif c'est que, maintenant, quand je saisis 6240, tiret, dès que je vais valider ma saisie, que ce soit remplacé. Par contre, si je devais saisir la valeur 6240, il faut qu'il puisse continuer à me la laisser saisir. Mais je vous ai expliqué dès le départ que ces options de correction automatique, avaient un périmètre beaucoup plus important que simplement Excel. Ce sont des fonctionnalités transverses à Office. Donc, si maintenant je viens ouvrir un document Word vierge, je n'ai rien fait du tout dessus, et que je viens saisir 6240 tiret, vous voyez que c'est fait automatiquement. Et si j'ouvrais un mail, si j'ouvrais une présentation PowerPoint, ce serait exactement la même chose.

Excel 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :10 mars 2016

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