L'essentiel de SharePoint 2016

Exploiter les documents avec Word et QuickPart

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Tirez parti des types de document avec Word puis enrichissez-les grâce à l'insertion de composants de la galerie QuickPart.
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Transcription

Je pourrais même aller plus loin en termes de préparation de travail pour mes utilisateurs et cette jonction des valeurs des colonnes et du modèle. Pourquoi ? Parce que, si vous regardez bien, j'ai demandé à mes utilisateurs de renseigner les métadonnées côté SharePoint, ici. Mais dans l'aperçu de mon document, vous verrez qu'on me demande le titre, le relecteur, le thème, etc. Peut-être qu'il aurait été judicieux de prévoir un emplacement dans le modèle qui permette de renseigner ses valeurs et qu'après les avoir renseignées, ça vienne automatiquement se mettre à jour ici. Je vais pouvoir le faire en venant d'abord concevoir le modèle de base. Regardez, je crée un nouveau document basé sur une Procédure. Avant d'aller plus loin, je voudrais vous montrer qu'étant donné que je suis partie de la bibliothèque de documents, le document a quelque part en mémoire les informations qu'on va demander, c'est ce qu'on appelle les propriétés du document. Si vous venez sur la partie Onglet, Fichier, vous allez voir les premières propriétés qui sont les propriétés basiques, mais si vous ouvrez toutes les propriétés, vous allez retrouver ce qui concerne les thèmes. Regardez bien, c'est bien les thèmes que j'ai côté SharePoint. De la même façon, je vais retrouver ce qui correspond à la notation. J'aurais pu rajouter mes deux colonnes relecteur et date butoir de relecture. Pourquoi je vous montre ça ? C'est parce que si ça apparaît dans les propriétés, ça veut dire que côté Office, côté Word, je vais pouvoir utiliser ça via les blocs de construction, des QuickPart. Pour exemple, je viens en dessous de Thème, et je viens insérer un composant Webpart basé sur les propriétés du document. Là, ce qui m'intéresse, c'est de récupérer le thème. J'ai inséré un champ, quand l'utilisateur va renseigner cette valeur dans le document, ça va automatiquement alimenter la colonne côté SharePoint. De la même façon, je veux le titre, je fais Insérer une propriété de document qui est le titre, voilà, ce qui fait que quand il viendra saisir le titre, ça pourra être automatiquement saisi à un autre emplacement. Après, ce sont des composants Word, je peux gérer l'affichage, le style, etc. Ce qui m'intéresse surtout, c'est comment il va récupérer tout ceci. Je vais enlever Procédures par défaut car je veux que l'utilisateur puisse saisir un titre, si j'avais eu la colonne relecteur, j'aurais pu mettre relecteur ici et date de relecture. Je vais enregistrer ce document localement, sur mon poste, pour pouvoir régénérer mon modèle. Je fais Enregistrer sous, Parcourir, je vais le mettre dans le Répertoire qui s'appelle Document. Ce n'est pas parce que je suis partie de la bibliothèque de documents que je suis contrainte à rester là-dedans. Je vais l'appeler Procédure 2, avec les modifications. Désolée pour la faute d'orthographe mais je vais enlever les accents, ce n'est pas très bon pour tout ce qui est géré côté SharePoint. J'ai bien ce fameux modèle, je le ferme, je ferme tout ça. Je reviens sur mes paramètres de site, je développe mes types de contenu de site, je reprends le type de contenu Procédure, et je viens rouvrir ce qui correspond à ces paramètres avancés pour dire que j'ai créé un modèle, que je vais télécharger, il est dans Documents et c'est Procedures2. Et je valide. Voyons voir quel est l'impact des modifications, côté utilisateur. Je reviens dans la bibliothèque de procédures et je décide de faire une nouvelle procédure, jusqu'à présent, je vous ai montré que vous l'aviez là-haut, sachez que je le retrouve également ici, associé au bouton Nouveau. Je décide de créer une nouvelle procédure, j'ai mon document qui se lance, j'ai les emplacements sur lesquels il faut que je mette mes titres et mes thèmes, je vais mettre ici Procédure 4, et puis, dans mon thème, je peux choisir, j'ai accès au menu déroulant. L'avantage d'avoir saisi dans le document, c'est que ça va automatiquement alimenter les propriétés. Voyez que j'ai bien Informatique et au niveau du titre, j'ai Procédure 4. Ce qui fait que quand je ferme ce document, je l'enregistre évidemment, étant donné que la valeur du champ Titre est en premier dans le document, c'est automatiquement ce qu'il me propose, je n'ai plus qu'à faire enregistrer, allons voir ce que nous avons côté SharePoint, je vais réactualiser la page et passer à l'affichage complet, et voilà comment j'ai pu, rapidement, alimenter toutes les colonnes SharePoint, en faisant remplir un document, tel qu'ils ont l'habitude de travailler, à mes utilisateurs. On pourrait aller très loin, encore une fois, avec l'association des colonnes, des types de contenu, des modèles, des insertions de propriétés dans le document, c'est juste pour vous donner un avant-goût de tout ce qu'il est possible de faire avec les types de contenu.

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Date de parution :29 mars 2017
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