L'essentiel d'Excel 2016 pour Mac

Exploiter le ruban et sa méthodologie

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Dans cette vidéo, vous allez voir comment maîtriser cette nouvelle ergonomie et son ruban grâce à sa méthodologie.
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Transcription

Passons maintenant directement dans l'application, démontrer ce que nous avons vu de façon théorique à savoir l'utilisation de ce ruban et de sa méthodologie. J'ai ouvert un classeur Excel et, comme je vous l'ai dit précédemment, j'arrive automatiquement sur le premier onglet qui porte bien son nom, qui est l'onglet « Accueil ». Cet onglet « Accueil » qui me sera systématiquement proposé lors de la création d'un nouveau classeur ou à l'ouverture de classeur existant, me permet de faire quoi ? En règle générale, les fonctionnalités que l'on fait le plus souvent, l'objectif de cette nouvelle méthodologie étant de vous fournir tous les outils dont vous avez besoin au quotidien, au plus près de vous. Et, en règle générale, lorsque l'on commence un classeur, comme dans tous les outils bureautiques, en règle générale, on commence par faire de la saisie. Alors, saisie de texte, saisie de valeur numérique, bref de la saisie. Et cette saisie, on a peut-être envie de la mettre en forme. Donc nous allons retrouver sur l'onglet « Accueil » tout ce qui concerne la saisie avec le copier, coller couper, collage spécial, reproduction de mise en forme. Mais également tout ce qui est mise en forme standard, la police de caractère, tout ce qui est taille des caractères, couleurs, etc. etc... Nous retrouverons bien évidemment tout ce qui concerne l'alignement et puis tout ce qui concerne le format de cellule, à savoir mettre des décimales ou un pourcentage. Mais nous allons également avoir des outils un peu plus évolués et un peu plus prédéfinis qui vont me permettre d'avoir une démarche un petit peu différente. Certes je pourrais venir sélectionner ce qui m'intéresse pour le mettre en rouge, en gras, changer la police de caractère, mettre en plus gros. Mais je pourrais également non pas le faire ponctuellement et manuellement mais utiliser des éléments prédéfinis de style : styles de cellule, styles de tableau tel que nous le verrons tout à l'heure ou styles de mise en forme conditionnelle. Pour résumer, cet onglet « Accueil », sa vocation, son thème, c'est tout ce qui est saisi et mis en forme : ponctuel, manuel ou par l'intermédiaire de styles déjà prédéfinis et que nous pourrons configurer. Mais dans nos classeurs, dans nos outils bureautiques, on ne fait pas que mettre du texte, même s'il est mis en forme. Il peut arriver qu'on ait besoin d'insérer des éléments. Si on se remémore ce qui se passait avant, les différentes insertions étaient un peu dispersées partout dans les différents menus déroulants. Dorénavant dans notre ruban, toutes les insertions sont rassemblées dans le deuxième onglet qui s'appelle « Insertion ». Que ce soit un tableau, que ce soit une image, que ce soit une forme, un SmartArt (on verra que c'est un nouvel outil un peu particulier) ou insérer un graphique, un tableau croisé dynamique mais également une nouvelle sorte de graphique qu'on appelle les graphiques sparkline, que l'on verra au moment de la vidéo sur les graphiques. Un lien hypertexte, un commentaire, une zone de texte, tout ce qui est en-tête et pied de page, les différents objets, les caractères spéciaux : il y a même un générateur d'équations pour les aficionados de dérivées ou d'intégrales. Donc toutes les insertions sont automatiquement rassemblées ici sur l'onglet « Insertion ». Ce qui veut dire qu'en fin de compte entre l'onglet « Accueil » sur lequel je me suis occupée du texte, l'onglet « Insertion » sur lequel je suis venue rajouter tous les objets supplémentaires à la fin de ce deuxième onglet, mon document en terme de contenu, est terminé. Donc il est normal de retrouver l'onglet suivant, qui va, lui, s'occuper de tout ce qui est mise en page. Parce que si mon document est terminé, il faudrait peut-être que je vois comment il va être imprimé, diffusé. Donc je vais retrouver, sur le troisième onglet, tout ce qui gère les marges, l'orientation, la taille, les zones d'impression, l'arrière-plan etc.. Microsoft détermine que, par rapport aux statistiques qui ont été faites à l'utilisation de ce logiciel, entre l'onglet « Accueil » qui s'occupe du texte, l'onglet « Insertion » qui me permet de rajouter tous les autres objets et l'onglet « Mise en page » qui me permet de définir comment mon document va sortir à la sortie, ces trois onglets correspondent à une utilisation de 90% des documents qui sont produits tous les jours. Donc l'objectif est bien d'avoir à disposition, le plus près de vous, les outils dont vous avez besoin. Malgré tout, si vous regardez bien, il reste des onglets supplémentaires. Alors ces onglets supplémentaires, ils vont me servir à quoi ? Ils vont me servir à aller plus profondément dans certaines fonctionnalités très particulières. Je prends le premier qui s'appelle « Formules ». Avant même d'aller sur « Formules », regardez que je suis toujours sur « Accueil ». Si je voulais faire ici la petite somme de ce qui correspond aux données juste dessus, regardez que sur l'onglet « Accueil » sans aller plus loin, j'ai bien ce qui correspond aux sommes automatiques comme j'ai les moyennes etc.. De la même façon, j'aurais très bien pu, si le besoin s'en faisait sentir, venir utiliser quelque chose que vous avez toujours utilisé, si vous êtes déjà adeptes d'Excel, c'est-à-dire, dans la barre de formule, Insérer une fonction avec son nouveau générateur de fonction. Voyez que j'ai déjà ces outils-là sans être obligée de quitter l'onglet « Accueil ». Seulement, je sais qu'en cliquant ici sur fx, j'ai accès aux autres fonctions ce qui n'est pas obligatoirement évident pour quelqu'un qui démarre dans l'Excel. C'est pour cela qu'un onglet spécifique dédié aux formules et aux fonctions va reprendre tout ce qu'on a vu sur l'onglet « Accueil » : les sommes automatiques, le fait d'insérer une fonction mais va également nous proposer des outils un peu plus poussés comme le fait d'afficher les formules, de vérifier les erreurs, de repérer les antécédents ou les dépendants, lorsque l'on fait une fonction un peu plus complexe. Donc voyez que les fonctionnalités les plus couramment utilisées, sont proposées ici sur l'onglet « Accueil ». Je veux aller un peu plus loin, je vais avoir un onglet spécifique. L'onglet suivant s'appelle « Données ». Or les données, encore une fois et avant de passer sur l'onglet, imaginez que vous avez un classeur Excel, vous avez plein de colonnes et plein de lignes comme nous aurons l'occasion de travailler un peu plus tard. Une des premières choses quand on a plein d'informations comme ça et que l'on était amené à faire, c'était d'utiliser les tris et les filtres. Les tris et les filtres qui, par historique, se trouvaient dans votre menu déroulant donné. Il est donc logique de retrouver ces fonctionnalités dans l'onglet « Données ». Là vous retrouvez bien, tout ce qui est tri, tout ce qui est filtre et des choses que vous connaissiez au préalable, comme le fait de grouper, dissocier, faire des sous-totaux et également, le fait de pouvoir se connecter à des données externes comme des bases de données ou simplement des sites web. Mais, encore une fois, dans un souci de praticité et de manière à vous fournir vraiment tout ce qui est indispensable sous la main regarder que, quand je suis sur l'onglet « Accueil », si j'ai besoin de faire du filtre et du tri, je n'aurai même pas besoin d'aller dans cet onglet spécifique. Pour résumer, on a l'onglet «Accueil » pour le texte et la mise en forme, l'onglet « Insertion » pour les autres objets, l'onglet « Mise en page » pour gérer comment mon document va sortir. Si je veux aller au plus profond de certaines fonctionnalités, comme les fonctions, les formules ou les données, j'ai un onglet un peu plus métier, un peu plus spécifique. Ça veut dire que là mon document est vraiment terminé. Donc avant de publier ce document, avant de le rendre public, avant de l'enregistrer et le partager, il serait peut-être judicieux que je le vérifie. En fait, nous allons retrouver l'onglet suivant qui s'appelle « Révision ». La « Révision », ça va être quoi ? Certes ce n'est pas la première fonction à utiliser dans Excel, cela va être la correction orthographique, le dictionnaire des synonymes comme le fait de pouvoir ajouter un commentaire. Et puis, si on veut travailler à plusieurs, c'est aussi protéger son classeur. Ce sont donc les dernières options que je vais pouvoir utiliser avant de diffuser mon classeur. Il me reste pour autant un dernier onglet, cet onglet s'appelle « Affichage ». Ce n'est pas un onglet qui va me permettre de travailler, à proprement parler ou de construire du contenu. Par contre, c'est un onglet qui va me permettre de gérer l'affichage de ce que j'ai sur mon écran en choisissant de passer en différents types de mode d'affichage, page normale, ou dire que je ne voudrais plus le quadrillage et l'enlever. Peut-être travailler ici au niveau des zooms, option que vous avez déjà ici dans la barre d'état et que nous reverrons un peu plus tard. Vous avez également les options de figer les volets, figer la ligne supérieure, fractionner la feuille de calcul, bref, la gestion, à proprement parler, de votre affichage. Voilà pour résumer ce sens logique et chronologique de travail avec les onglets standards de cette nouvelle mouture d'Excel 2016 pour Mac.

L'essentiel d'Excel 2016 pour Mac

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Date de parution :22 oct. 2015
Mis à jour le:7 nov. 2016

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