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Excel 2010 : Astuces et techniques

Exploiter la mise en forme conditionnelle

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Utilisez les fonctionnalités par défaut des mises en forme conditionnelles. Apprenez à vous servir des règles de mise en surbrillance, des comparatives, des barres de données et des icônes.
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Transcription

Après avoir vu les mises en forme de cellules, de tableaux, nous allons passer à des mises en formes un peu plus évoluées et déclenchées sous conditions. C'est ce que l'on appelle la mise en forme conditionnelle. Vous devez commencer à vous douter que nous aurons des mises en forme conditionnelle prédéfinies qui seront personnalisables. Commençons par voir quelles sont les mises en forme conditionnelle prédéfinies qui sont à notre disposition. Pour cela, je vais commencer par sélectionner la plage de cellules sur laquelle je désire appliquer ces mises en forme conditionnelle. Je viens ouvrir les différentes catégories de mises en forme conditionnelle. Première catégorie, c'est ce qu'on appelle les mises en surveillance par rapport à des comparateurs, supérieur ou inférieur à, comprise, égale, un texte qui contient, une date qui se produit et puis comment chasser les doublons. Nous aurons, par la suite, ce qu'on appelle les comparatifs des règles de valeurs plus ou moins élevées. En valeurs et également en pourcentages. Et puis, des choses intéressantes qu'il nous fallait créer manuellement avant, c'est ce qu'on appelle Supérieur ou Inférieur à une variable : la moyenne. Et puis nous aurons des choses un petit peu plus visuelles, avec des barres de données, des nuanciers de couleur ou des jeux d'icônes. Mais commençons tout de suite par appliquer une des premières règles de mise en forme conditionnelle, à savoir, une mise en surbrillance si les valeurs sont inférieures à une constante. Je fais « Inférieur à » et je viens choisir Inférieur à 5. Je choisir la mise en forme que je voudrais personnaliser, je n'ai pas envie que cela porte sur le remplissage de la cellule mais bien sur le contenu de la cellule, c'est-à-dire la police de caractères. Première mise en forme conditionnelle. Je peux en rajouter d'autres. Je reviens ici, tout en gardant ma sélection, et je viens choisir des règles par rapport à des valeurs et notamment celle qui m'intéresse, cette fois-ci, c'est par rapport non plus à une constante, mais une variable, à savoir la moyenne. Je viens choisir cette option et regardez que là, il ne demande même pas de calculer la moyenne, il va le faire par rapport à la sélection. Je me contente de venir changer le format personnalisé que je vais porter là, sur la partie de remplissage. Voilà qui est fait. J'ai donc mis, ici, plusieurs mises en forme conditionnelle par rapport à des mises en forme conditionnelle prédéfinies. Lorsqu'on veut modifier une mise en forme conditionnelle, il n'est pas utile, contrairement à la version antérieure, de reprendre exactement la sélection. Regardez, je me place ici, et je veux modifier une des mises en forme conditionnelle que j'ai déjà utilisée. Il me suffira de venir, à nouveau, ouvrir le menu déroulant des mises en forme conditionnelle et de venir directement chercher Gérer les règles. Par rapport à quel emplacement, il me propose la sélection actuelle, mais comme je n'ai rien, je vais pouvoir changer la sélection en lui disant, par exemple, que c'est cette feuille de calcul. Ça aurait pu être le tableau, directement. Regardez que, sans me souvenir sur quelle plage de cellules exacte j'ai mis en place la mise en forme conditionnelle, je peux la retrouver rapidement, sélectionner la mise en forme que je souhaitais modifier ou supprimer et lui demander de modifier cette règle-là en changeant la valeur et en la passant, par exemple, à 7. Je valide et automatiquement, la modification a été apportée. Voilà comment est-ce que l'on peut mettre en place, avec des choses assez simples, des règles de mise en forme conditionnelle par rapport à des valeurs. Passons voir un autre exemple, on va aller un peu plus loin, deuxième feuille, j'ai des personnes. Ces personnes ont un chiffre d'affaire qu'elles ont déjà réalisé. J'aimerais avoir quelque chose d'un peu plus visuel, comme des jauges, pour voir celui qui se rapproche le plus de l'objectif qui était à atteindre. L'objectif à atteindre, qui est ici de 60K€. Si je viens chercher mise en forme conditionnelle après avoir sélectionné la plage intéressante, je pourrais mettre en place des barres de données, c'est très rapide. Le simple fait de survoler me permet de visualiser suivant la couleur et le dégradé que je veux obtenir. Voilà quelque chose qui me permet d'avoir un résultat dynamique. Regardez, si je change la valeur de Pierre et que je la passe à 26, par exemple, automatiquement, la barre de données évolue. Seulement, si je regarde plus précisément Paul, Paul est à 45K€ pour l'instant. Or on a un peu l'impression qu'il a atteint son objectif. Objectif qui est à 60K€, normalement. Comment pourrais-je optimiser un petit peu plus cette mise en forme conditionnelle ? En la sélectionnant à nouveau. En revenant Gérer les règles de mise en forme conditionnelle, en récupérant la mise en forme conditionnelle que j'ai appliquée sur la sélection actuelle et en venant ouvrir cette mise en forme conditionnelle. Je m'aperçois qu'il place un dégradé, certes. Mais par rapport aux valeurs, son minimum est calculé automatiquement par rapport aux valeurs qui sont là et son maximum également. Or, pour moi, le maximum, c'est pas les valeurs qui sont là, le maximum, pour moi, c'est 60K€. Donc, je vais changer la notion de minimum et maximum, et notamment de maximum, en lui disant que je veux un nombre, quel est le nombre minimum : 0 et ici, à nouveau un nombre, quel est le nombre maximum ? 60. Pour l'instant, c'est une constante, je n'ai plus qu'à valider. Pour voir un peu plus précisément le résultat de mes commerciaux, on voit bien que même si Paul est en tête, il n'a pas atteint son objectif. Et même si je change sa valeur et que je la fais passer à 54, vous allez voir qu'il reste encore de la marge en remplissage de la cellule, parce que j'ai défini cette valeur comme étant le seuil. Cette valeur pourrait être une constante, ça aurait pu être également une variable, à savoir le résultat d'une fonction. Nous verrons cela un peu plus loin.

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