SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Exploiter des modèles de document

Testez gratuitement nos 1271 formations

pendant 10 jours !

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Dans cette vidéo, vous allez appréhender la notion de type de contenu dans SharePoint. Apprenez à les créer et à les exploiter efficacement.
06:00

Transcription

Première étape, c’était créer les types de contenu. La deuxième étape va consister à associer les types de contenu précédemment créés, à cette bibliothèque. Bien évidement, je pourrais l’associer à d’autres bibliothèques par la suite. Pour ceci, il va falloir que j’intervienne dans les paramètres de la bibliothèque. Donc bien évidement, il faut avoir les droits pour pouvoir le faire. Et dans les paramètres de bibliothèque, il faudrait que je puisse lui dire : je veux ajouter des types de contenu. Seulement pour l’instant, lorsque je regarde quelles sont les différentes couches que j’ai en termes d’options, j’ai tout ce qui est paramètres généraux, tout ce qui est colonnes, c'est-à-dire les fameuses métadonnées dont nous reparlerons en détail un peu plus loin, et puis la gestion des affichages. Je n’ai rien qui me permette d’associer les types de contenu. Et pour cause : par défaut, les bibliothèques de documents dans SharePoint, ne sont pas paramétrées pour accepter les types de contenu. Il va falloir dans un tout premier temps, que je revienne développer les paramètres avancés de ma bibliothèque, et que je vienne lui dire : oui, je veux autoriser la gestion des types de contenu dans cette bibliothèque. Et regardez qu’automatiquement, la partie modèle de document vierge, comme je vous l’ai montrée précédemment, est venue se griser. Donc je n’ai plus qu’à valider ici mes modifications. Voilà qui est fait. Et du coup maintenant, je retrouve bien la partie qui s’appelle Types de contenu ici, qui va me permettre d’ajouter des types de contenu que j’ai créés précédement. C’est ce que nous allons faire. Donc recherchons le groupe que nous avons créé ensemble, et les deux types de contenu : Management et Communication. Voilà, donc j’ai associé à cette bibliothèque deux types de contenu, mais rappelez-vous que j’avais quand même le fameux document Word vierge. Moi, ce que j’aimerais, c’est que mes utilisateurs n’aient à leur disposition que ces deux types de contenu. Donc je vais pouvoir ici modifier l’ordre et le type de contenu par défaut du bouton Nouveau. Donc je ne veux plus de mes documents et je vais pouvoir choisir l’ordre. Alors en l’occurrence, ici Management en premier, et Communication en second. Si vous n’aviez pas défini l’ordre, il l’aurait pris quand même, étant donné que vous avez demandé à ce que le type de contenu Document ne soit pas pris en compte. Je valide. Et vérifions maintenant ce qui se passe côté casquette utilisateur, j’entends. Lorsque je suis dans la bibliothèque, que ça soit par l’intermédiaire de l’onglet Fichiers ici, il va trouver dans Nouveau document les deux types de contenu, donc les deux modèles des différents types de contenu, de la même façon qu’il l’aurait trouvé ici sur le bouton Nouveau, Créer un fichier à partir du modèle Management ou Cours communication. Donc je vais commencer dans un tout premier temps, par créer un document basé sur le modèle du type de contenu Cours management. Bien évidemment il me dit : attention, c’est une provenance web. Est-ce que je veux l’exécuter ? Voilà qui est fait. Et il va m’ouvrir l’application cliente ou l’application web suivant les paramétrages de la bibliothèque qui correspond au modèle. Il ne me reste plus maintenant qu’à venir rajouter les informations. Je vais mettre ici le numéro du cours. Et puis, lorsque je vais choisir ici : Fichier, Enregistrer, ou même mieux, lorsque je me contente simplement de fermer le document, il me demande : est-ce que je veux enregistrer ? Je lui dis oui. Et là, il ne va pas me demander où est ce que je veux l’enregistrer. Je suis partie de cette bibliothèque. Donc c’est automatiquement cette bibliothèque qu’il me propose. Et je n’ai plus qu’à faire Enregistrer ici, le nom du fichier me convient, pour retrouver ceci, cette fois-ci côté SharePoint. Vous voyez que le téléchargement est bien en cours. Donc ça va permettre à mes utilisateurs de pouvoir créer des documents par rapport à des modèles Word que j’ai créés précédemment. Voilà qui est fait. Voyons voir maintenant côté SharePoint ce que cela donne. Je vais fermer mon document. Et automatiquement, j’ai bien mon document qui est arrivé il y a quelques secondes. Et si je regarde par l’intermédiaire ici de l’aperçu dynamique en ligne, je vois bien que le document a été créé par rapport à ce modèle. Donc ça veut dire quoi ? Ça veut dire qu'à chaque fois que mes utilisateurs vont devoir créer un document, ils auront à disposition, à chaque fois ici, le modèle qui correspond à ce qu’ils veulent créer. Je recommence avec Communication. Même chose : vous allez avoir Word qui va s’ouvrir avec le modèle. Vous faites les modifications qu’il y a à faire à l’intérieur. Et après, au niveau Enregistrement, on enregistre directement. Donc je vais continuer. On va faire 1 256 pour celui-ci. Cette fois-ci, je décide de faire Enregistrer. Enregistrer dans quoi ? Dans le dossier actif, puisqu’il sait de là où on est parti. Et je lui donne ou je vérifie le titre, et je fais Enregistrer. Voilà comment je peux, par l’intermédiaire d’un modèle spécifié dans Word, préparer le travail pour mes utilisateurs. Donc si je reviens voir maintenant, et que je réactualise ma page, n’oubliez pas qu’on est sur des pages web, vous voyez bien le deuxième document qui a été créé, il y a quelques secondes, ensemble. Donc voilà une deuxième interaction qui sont les modèles de Word que l’on peut définir et exploiter dans n’importe quelle, bien évidement, bibliothèque de document du site, puisqu’on l’a créé au niveau supérieur. Nous verrons par la suite, comment est-ce que l’on peut améliorer encore un petit peu ces modèles puisque dans ce modèle, il y a des informations qui correspondent aux titres, mais peut-être que je voudrais, moi, rajouter des informations supplémentaires dans ma bibliothèque, outre ces métadonnées standards, qui sont le nom du fichier, par qui il a été modifié, et à quel moment. Et voyons voir ensemble comment est-ce qu’on va pouvoir paramétrer ça dans nos documents.

SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Découvrez les relations interlogicielles entre l’écosystème Office et SharePoint. Optimisez des espaces de travail SharePoint et l’exploitation des données qu’ils contiennent.

2h54 (27 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !