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Évaluer les coûts

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La gestion des coûts est cruciale pour un projet. Apprenez à estimer ces coûts de manières optimiste et pessimiste. Il s'agit de répondre correctement aux attentes.

Transcription

La dernière utilisation des diagrammes de Gantt dont je veux vous faire part concerne la prévision et l'estimation des dépenses. Avant que vous ne commenciez votre projet le diagramme de Gantt vous permettra de facilement produire une courbe de dépenses. C'est ce que vous dépenserez en fonction de ce que vous avez planifié. Votre première tâche est de savoir si vous dépensez trop ou non. Ce n'est pas aussi évident que l'on peut le penser parce que le temps et le budget peuvent se mélanger facilement dans l'estimation des coûts. Par exemple, en comparant ce que vous avez dépensé jusqu'ici avec ce que vous auriez dû avoir dépensé sur le projet si vous êtes en sous-utilisation alors vous êtes probablement en retard. Vous n'avez pas dépensé le budget parce que vous n'avez pas fait le travail. Et si vous êtes en sur-utilisation, cela signifie probablement que vous avez trop dépensé. A propos, être en retard signifie aussi probablement que vous finirez par dépenser trop. Parce que vous êtes en retard pour une raison. Il y a eu des problèmes en quelque sorte. Donc vous êtes non seulement en retard, mais en plus rattraper le retard, engendrera certainement des coûts supplémentaires à la fin. Ainsi, pour simplifier, la sur-utilisation signifie dépenses supplémentaires. Sous-utilisation signifie retard, et retard signifie dépenses supplémentaires. Vous perdez toujours finalement. Mais en un sens, ceci est évident parce que n'importe quel écart du plan signifie que vous dépensez plus, car le plan était ajusté de manière à optimiser les ressources. L'efficacité était recherchée. Le meilleur moyen pour en découdre est de vérifier votre coloris dans votre diagramme de Gantt. Regardez seulement les dépenses ne vous dit rien. En effet, il est impossible de noter la différence entre sous-estimation et retard. Mais aussitôt que vous regardez le diagramme de Gantt, la différence paraît évidente. Regardez à présent ce projet très simple. Nous avons 4 tâches : A, B, C, et D, faites l'une après l'autre. Vous pouvez voir que le coût total est de 70 unités + 30 + 100 + 160 qui font 360. Le temps total espéré est 5 + 6 + 3 + 8 qui font 22 semaines. Bien, donc nous allons dépenser 360 unités sur 22 semaines. Maintenant, supposons que 16 semaines aient été utilisées et que nous avons fait A et B et avons dépensé 150 unités. Comment faisons-nous ? A et B devraient avoir pris seulement 11 semaines, pas 16 et devraient avoir seulement coûté 100 unités, pas les 150 que nous avons dépensées. Donc nous avons de mauvais résultats tant sur le temps que sur le budget. Mais les comptables ont une vue totalement différente. Je vais vous expliquer. Ils s'attendent à ce que nous ayons fait A, B, C et 1/4 de D à ce jour. Parce que 16 semaines sont passées, et A, B et C ont dû prendre 14 semaines. Et ensuite cela fait 2 semaines de plus pour avoir fait 1/4 de D. Donc, ils se seraient attendus à ce que nous ayons dépensé 70 unités pour A, 30 pour B, 100 pour C et 1/4 de D qui représente 40 supplémentaires. Donc cela fait 240 unités désormais. Il s'attendent à ce que nous ayons dépensé 240, pas les 150 que nous avons dépensés. Ils pensent que nous sommes en sous-estimation, parce qu'ils ne savent pas le peu de travail réellement accompli en fait. Donc ils sont heureux finalement. parce qu'ils ne peuvent pas voir un diagramme de Gantt. Mais nous savons qu'ils ne devraient pas l'être. Maintenant, j'aimerais que vous fassiez une pause sur cette vidéo et voir si vous pouvez mettre au clair le point suivant. Combien pensez-vous que le projet finira par coûter ? Et quand pensez-vous qu'il sera fini ? D'un point de vue optimiste comme pessimiste. Cette question d'optimisme et de pessimisme semble compliquer la tâche alors qu'en réalité, elle l'a facilité. Elle vous permet de clarifier votre esprit. Ainsi, essayez de mettre cette vidéo en pause et de répondre à cette question. Je vous donnerai la réponse après. Vous êtes de retour ? Alors continuons. Faisons en premier lieu le budget. L'optimiste va se dire : A et B devraient coûter 100 unités, mais nous avons dépensé 150. Nous avons dépassé de 50 en assumant que nous revenons à notre plan. Nous dépenserons 260 en plus sur C et D, en terminant avec un coût total de 410. C'est l'optimiste qui table sur un retour au plan initial. Le pessimiste dira : Nous avons dépensé une fois et demi ce qui était prévu sur le plan. L'index du coût de performance, ou ICP, est donc de 1,5. Ainsi 1,5 x 360 signifie que nous allons dépenser 540. C'est la vision pessimiste qui part du principe que nous allons continuer aussi mal que dans la première moitié. Maintenant, regardons le temps. C'est exactement le même calcul. L'optimiste dit : A et B devraient avoir pris 11 mais nous avons pris 16 semaines, nous sommes donc en retard de 5. En assumant que nous rattraperons notre retard, nous prendrons 11 semaines supplémentaires sur C et D, terminant avec un total de 27. L'avez-vous obtenu ? Le pessimiste, de nouveau, va dire : Bien la première moitié a pris 16 semaines au lieu de 11. Donc la deuxième moitié prendra probablement aussi 16 au lieu de 11. Ce qui donne un total de 32 au lieu des 22 semaines habituelles. Mais qui a juste ? L'optimiste ou le pessimiste ? Vous vous en doutez, il va probablement être compris quelque part entre les deux. Mais si vous voulez savoir de quel côté il va se situer, c'est seulement la connaissance de ce qu'il s'est passé avec A et B qui vous dira laquelle des deux hypothèses est à garder pour le reste du projet. Ainsi, seulement vous, le chef de projet, savez si ces problèmes vont probablement se répéter de nouveau dans la deuxième moitié ou non. Revenons maintenant à votre projet. Savez-vous combien vous avez dépensé jusqu'ici ? L'avez-vous comparé à ce que vous auriez dû avoir dépensé. Avez-vous séparé les dépenses de la progression du projet en comparant le budget avec le diagramme de Gantt ? Finalement, quelle est votre date de livraison et votre coût de prévision à la livraison ?

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Date de parution :22 nov. 2016
Durée :1h25 (22 vidéos)

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