Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

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La clé consiste à ne pas donner un aperçu plus détaillé que les faits dont vous disposez. Pour cela, votre estimation doit se faire par étapes ou par types. Voyez les trois principaux types d'estimation de projet.
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L'estimation budgétaire, dans le cadre de la gestion de projet, bien que courante et attendue de tous les chefs de projet, a généralement la réputation d'être mal effectuée. Êtes-vous l'un de ces chefs de projet à avoir des difficultés ? Comment améliorer les choses ? La clé consiste à ne pas donner un aperçu plus détaillé que les faits dont vous disposez. Pour cela, votre estimation doit se faire par étapes ou par types. Voyons les trois principaux types d'estimation de projet. Le premier est l'ordre de grandeur approximatif ou OGA. Cette estimation donne une idée du coût du projet à un niveau très élevé. Les OGA sont créés à l'étape de lancement du projet, et se fondent généralement sur les données de projets similaires. En règle générale, les estimations OGA sont comprises entre moins 25 % et plus 75 %. C'est-à-dire que les coûts réels peuvent être inférieurs de 25 % ou supérieurs de 75 %. Par exemple, si vous construisez un avion 30 % plus grand que celui construit deux ans plus tôt, vous prendrez le coût réel du dernier projet et ajouterez 30 %, plus un coefficient d'inflation pour obtenir l'estimation OGA du projet. Le deuxième type d'estimation est l'estimation budgétaire. Après avoir recherché et recueilli les exigences de haut niveau, vous avez normalement une vision plus claire de votre projet. Vous pouvez donc affiner l'estimation OGA. Cette étape, l'estimation budgétaire, sert généralement à affecter l'argent du projet au budget de l'entreprise. Avec l'estimation budgétaire, vous pouvez prévoir une variation de moins 15 à plus 25 : les coûts réels seront inférieurs de 15 % ou supérieurs de 25 % aux estimations. Dans l'exemple de l'avion, vous découvrirez peut-être que de nouveaux matériaux, plus maniables, utilisés pour les moteurs, sont 20 % moins chers qu'il y a deux ans. Cette nouvelle donnée sur les coûts peut servir à affiner l'estimation. Quand vous avez encore plus d'informations, que la conception détaillée et la structure de découpage du projet sont terminées, vous pouvez calculer l'estimation définitive. C'est le troisième et dernier type d'estimation de projet. Vous pourrez donc prendre vos décisions d'achat et créer le budget final. L'objectif de l'estimation définitive est une variation entre moins 5 % et plus 10 %. Je voudrais vous donner deux conseils concernant l'utilisation de ces trois types d'estimation. Le premier, faites savoir à votre direction que vous utiliserez trois types d'estimation au cours du cycle de vie du projet. Trop souvent, la direction ne se souvient que de la première estimation chiffrée du coût du projet. Évoquer l'approche consistant à passer par trois cycles d'estimation à mesure que vous disposez de données plus solides est logique et c'est une bonne pratique. Vous transmettrez ainsi à la direction l'idée que le projet est un exercice d'apprentissage. Plus vous en saurez, plus vos estimations seront précises. Deuxième conseil, ne donnez pas seulement un chiffre. Je conseille de toujours associer à l'estimation fournie le type d'estimation représenté par le chiffre. Donc, au lieu de dire l'estimation du coût du projet est de 670 000 $, il vaut mieux dire l'estimation budgétaire du projet est de 670 000 $. Cela insiste sur le fait qu'il vous reste d'autres informations à recueillir et que vous donnerez une estimation plus précise lorsqu'elles seront disponibles. Et c'est la clé du processus. L'information est à la base de toute estimation. Veillez à ne pas donner une estimation trop détaillée par rapport aux données dont vous disposez, et vous améliorerez la qualité de votre estimation.

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Date de parution :31 janv. 2017
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