L'essentiel d'Excel 2016

Étudier les différents formats numériques

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Dans cette séquence, vous allez faire le tour des différents formats numériques proposés par l'outil.
07:16

Transcription

Nous allons dans ce tutoriel aller un petit peu plus en avant dans la représentation des nombres, les nombres étant le cœur de métier d'Excel. Alors, vous trouverez dans les fichiers d'exercice de cette formation un classeur baptisé « Format numérique » dans lequel il y a tout simplement une colonne avec des valeurs, dont une dans laquelle j'ai mis des décimales. Et je souhaite mettre en forme ces valeurs. Plusieurs approches sont possibles. Je peux sélectionner toutes les cellules qui m'intéressent, faire sur ma sélection un clic droit et là je peux aller sur « Format de cellule ». Dans la boîte de dialogue qui fait son apparition, j'ai plusieurs catégories. Je choisis la catégorie dans laquelle je veux travailler et à l'intérieur de celle-ci, je choisis le format que je souhaite appliquer. Je fais « Annuler ». Deuxième possibilité : Je viens dans « Accueil », je viens dans le groupe « Nombre » et je clique sur cette icône qui va me permettre d'ouvrir très exactement la même boîte de dialogue avec les mêmes possibilités. Je fais « Annuler ». Troisième possibilité : Dans l'onglet « Accueil », je peux utiliser directement l'icône « Devise », l'icône « Pourcentage », « Milliers », l'icône permettant de rajouter des décimales, l'icône permettant de supprimer des décimales et je trouve une liste déroulante au-dessus me donnant accès à différentes catégories qu'il y avait tout à l'heure dans la boîte que je vous ai présentée. Enfin, j'ai la possibilité, lorsque je tape une valeur, par exemple 156, par un clic droit d'aller dans la mini-barre d'outils pour utiliser certaines icônes qui y sont. Tout ce qui est monétaire, en l'occurrence ici « Nombre Comptabilité », « Pourcentage » et « Milliers ». Je peux aussi rajouter ou supprimer des chiffres après la virgule. Voilà, donc, les différents endroits qui sont mis à votre disposition. Et maintenant, comment on utilise ça. Je vais sélectionner toutes mes valeurs et, puis, je vais me dire : « Tiens, ça serait sympathique si je mettais tout ça en euros. » Je clique directement sur « Format Nombre Comptabilité » et le symbole « Euro » fait son apparition derrière. Mais si on ne travaille pas en euros ? Et bien, c'est prévu. Lorsque vous ouvrez cette petite toupie, vous trouverez « Français » et « Anglais (États-Unis) » avec le symbole « $ ». Pourquoi ces deux langues ? Parce que je les ai installées sur ma machine. Si j'avais installé le japonais sur ma machine, il y aurait aussi le yen. Si je veux travailler dans une autre unité monétaire que celles qui me sont présentées ici, je clique sur « Autres formats de comptabilité » et là je trouve le nombre de décimales − 2, 3, 4 − comme vous le souhaitez et je peux choisir la devise dans laquelle je souhaite exprimer mes valeurs. Vous voyez, c'est quand même assez riche. On trouve tout ce qui peut exister comme monnaie, et ce à travers la planète. On a l'euro, le dollar, les différentes déclinaisons du dollar, on a la monnaie thaïe, la monnaie ukrainienne, etc. Imaginons, ne serait-ce qu'une seconde que l'on prenne comme monnaie, par exemple, la monnaie Somali. Comme ceci. Je fais OK. Là, vous remarquez que le symbole de la devise se met en tête. C'est très bien, mais cela pose un problème. Si j'agrandis la colonne, l'espace entre la devise et la valeur s'agrandit. Je vais avoir ce problème sur une monnaie moins exotique comme le dollar américain. Cela fait exactement la même chose. Comment est-ce que je peux me sortir de ce mauvais pas si je souhaite avoir la devise collée ? Ce que vais vous expliquer là, n'est valable que pour les monnaies dont le symbole de devise se met devant. Nous avons de la chance avec l'euro, le symbole se met derrière. Par ce fait, le problème disparaît. Mais si un jour vous devez faire un tableau avec une devise dont l'unité est devant, comment fait-on pour passer outre ce problème d'espace ? La manière la plus simple, c'est de venir directement dans « Format de cellule » et d'y choisir « Monétaire ». Vous choisissez « Monétaire », vous faites OK et le problème disparaît. Si vous agrandissez ou diminuez, l'unité monétaire reste collée à la valeur. Voilà, donc, un moyen de s'en sortir élégant. Si je veux revenir à plus de format du tout, comment je fais ? Je prends une cellule quelconque qui n'a jamais été formatée, je clique dessus, je trempe mon pinceau dedans, c.-à-d., je clique sur le pinceau, et je n'ai plus qu'à glisser sur toutes les cellules que je veux « déformater ». Je ne sais pas si cela se dit, mais, voilà, je viens de l'employer. Et là, je perds tous les formats que j'ai appliqués au préalable. Je peux travailler aussi en milliers. C'est exactement la même chose que la première icône que vous avons vue, à ceci près à ce qu'il n'y a pas d'unité monétaire qui fait son apparition. L'autre avantage du millier, c'est que si j'écris « 1 000 000 » que je valide... J'écris « 100 000 », j'ai oublié un petit peu dans la tirelire, on va en rajouter. Voilà, si j'écris « 1 000 000 », un espace blanc se met tous les trois chiffres, ce qui améliore la lisibilité. Cette icône est quelque-chose qui peut être utile. Dans mes tableaux, c'est ce que j'utilise le plus fréquemment. Cela ne veut pas dire que j'ai raison, qu'il faille systématiquement utiliser cette icône et que je sois le centre du monde. Ce n'est pas ça ce que je dis. Donc voilà, ce séparateur de milliers est pratique en termes de lisibilité. Ensuite, on a la possibilité de rajouter des décimales lorsqu'on fait, par exemple, des calculs scientifiques. On peut ajuster ces décimales si vous faites des calculs statistiques où vous vous retrouvez avec beaucoup de chiffres après la virgule. Vous pouvez peut-être améliorer les choses en ne laissant apparaître que deux chiffres après la virgule. C'est totalement indispensable dans un tableau comptable, par exemple. Par contre, dans un tableau de type contrôle de gestion ou finances, les centimes, on s'en moque un peu. On travaille à la louche, en valeurs rondes. On peut, donc, supprimer toutes les décimales de manière à avoir des valeurs plus faciles à manipuler. Voilà, donc, les différentes possibilités qui sont en magasin. Maintenant, pour conclure, on va parler un petit peu du pourcentage. C'est un peu particulier le pourcentage. Regardez bien. Si j'écris « 1 » tout simplement et que je clique dessus en appliquant le symbole %, en réalité, je multiplie par 100. Je multiplie par 100 le contenu de ma cellule. Si je veux mettre « 1 % » de cette manière-là, il faut que j'écrive « 0,01 ». Je valide et donc, à partir de là, si je mets le symbole % dessus, je multiplie par 100. Cela fait bien 1 %. Je peux aussi écrire « 1 % » en tapant « 1 » avec le symbole % derrière. Je valide. Mais lorsque j'écris ça, eh bien, le 1 % en réalité à l'intrérieur de la cellule, j'ai « 0,01 » qui est écrit. Voilà, donc, pour le pourcentage bien sûr, on a la possibilité de mettre des chiffres après la virgule si on le souhaite ou de les retirer. Nous avons d'autres possibilités, notamment le « Format personnalisé ». Mais je vais vous en parler dans un tutoriel dédié, car il permet de faire des choses assez étonnantes. Voilà, donc, en quelques mots, les principaux formats que vous allez être amenés à utiliser au quotidien.

L'essentiel d'Excel 2016

Apprenez à utiliser Excel 2016, le tableur le plus puissant et le plus populaire. Saisissez et formatez des données, utilisez les fonctions principales, créez des graphiques, etc.

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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