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Il est très important pour vous de formaliser par écrit la définition du projet. Suivez les conseils de votre formateur.

Transcription

La dernière partie de l'étape une « Définir le projet » est « La formalisation par écrit de la définition du projet » . Il est très important d'avoir une version écrite. Si vous n'avez qu'un accord verbal avec votre client, il y a de grandes chances pour que vous rencontriez des difficultés. A des risques, et que votre client ajoute des tâches ou livrables à la liste initiale, de fait, l'étendu du projet en serait modifiée. Le client dira : « Vous pouvez faire ceci ou cela en plus, vous pouvez baisser les prix. » Si le contrat est écrit, vous pourrez répondre : « Oui, bien sûr, c'est possible, mais ça va coûter plus, prendre plus de temps ou impacter la qualité de telle ou telle manière. » L'autre risque est de vous entendre dire lors de la livraison du projet : « Ce n'est pas ce que nous avions demandé. » Que vous répondrez ? « Souvenez-vous, il y a huit mois, nous avons parlé, et c'est bien ce qui était convenu. » Et ils diront : « Peut-être, mais je m'en souviens pas. » Donc, si le contrat est écrit, vous évitez ce genre de problèmes, d'autant plus que les personnes à qui vous livrerez le projet pourraient être différentes de celles avec qui vous avez conclu l'accord de départ. Et résistez à la tentation que vous pourriez avoir de le faire avec juste une poignée de main et donc de ne pas formaliser par écrit la définition du projet. Parfois le chef de projet pourrait se dire : « Ça nous donnera de la marge de manœuvre, s'il y a que quelques points qui ne sont pas tout à fait clairs. » Souvenez-vous, un objectif flou débouchera sûrement sur une erreur précise. Quel que soit le résultat, le client sera mécontent. Au premier abord, contractualiser et s'engager peuvent faire peur, mais au moins, vous avez plus de chance de réussir. Parfois il nous est demandé des projets irréalisables, et nous disons à notre patron ou client important : « Je vois ce que je peux faire, je ferai de mon mieux. » Et quels que soient les réserves que vous mettez, votre interlocuteur entendra « Oui ». Donc, ne dites jamais « je ferai de mon mieux » ou « je [inaudible]», car ils entendront « Oui ». La bonne nouvelle est que s'il vous est difficile de dire « Non » à votre patron, votre planification vous aidera à argumenter. Si vous avez un plan, vous dites : « Ceci ou cela n'est pas possible, et en voilà la raison. » Avec votre diagramme, par exemple, de Gantt, vous pouvez montrer et dire : «Comme vous pouvez le voir, j'aurai besoin de plus de temps, de ressources. » Donc, pas de « peut-être » , simplement un « oui » ou un « non » et un engagement écrit. Après la seconde réunion adressez un simple émail à toutes les parties prenantes pour valider les décisions : « Lors de la réunion du temps nous nous sommes mis d'accord sur la réduction de tel ou tel point du livrable, afin de respecter votre budget ou les délais. » Repensez au projet sur lequel vous travaillez en ce moment. Avez-vous tous les points clarifiés sous forme écrite ? Il n'est jamais trop tard pour envoyer un émail de confirmation. Voilà où nous en sommes. Voici la prochaine chose que nous allons faire maintenant sans réponse de votre part, nous continuons comme prévu. Vérifiez que votre projet est bien défini par écrit avant de continuer votre travail.

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Date de parution :10 nov. 2016

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