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Vous allez maintenant passer à la troisième étape de la gestion de projet. Il s'agit d'aborder l'estimation des coûts et des délais.

Transcription

Nous arrivons maintenant à l'étape trois, qui est l'estimation du coût et de la durée de chaque tâche listée dans l'étape précédente. Nous allons aborder les notions d'argent et de temps de manière identique. Je vais utiliser un exemple pour illustrer ceci. Supposons que le temps de trajet de mon bureau à mon domicile soit de 30 minutes. S'il n'y a pas de circulation, je mets 20 minutes, et les mauvais jours 45, voire 60 minutes. Vous pouvez avoir les mêmes variations dans vos estimations du temps et du coût de votre projet. Les paramètres pour le temps et l'argent sont bien identiques. Qu'allons nous dire à notre client quand il va nous demander la date de livraison du projet ? Réfléchissons-y en terme de probabilité. Supposons que vous ayez noté dans un petit carnet votre temps de trajet quotidien bureau-domicile. Probablement que la moyenne de la durée de votre trajet quotidien bureau-domicile est comprise entre 30 et 45 minutes. Nous l'appellerons « la moyenne ». [en train de dessiner un plan cartésien] Et cette moyenne sera la durée annoncée au client. Le manager du projet dira : « Nous pourrons le livrer dans 35 ou 40 jours ». Ou bien : « Le coût sera entre 20 000 et 23 000 euros ». La difficulté dans la conduite d'un projet est la probabilité d'échec. 50% des projets dépassent les délais et les coûts. Bien sûr que cette probabilité d'échec de 50% n'est pas acceptable, et votre client ne sera pas plus rassuré si vous lui dites au moyen. Tous nos projets sont livrés à temps, certains plus tard que la date prévue et d'autres, en avance à la date prévue. De même, il serait suicidaire d'annoncer que vous pouvez livrer en 20 jours. Si vous dites : « Je pars du bureau et serais à la maison dans 20 minutes », vous avez 95% de chance d'être en retard, vous le savez, et la personne qui vous attend le sait aussi. Malgré cela, certains managers s'engagent sur des délais et des coûts qu'ils savent ne pas pouvoir tenir. Pourquoi ? Pour satisfaire le client, pour remporter le projet face à la concurrence. Votre patron ou vos clients vous demandent : « En combien de temps pensez-vous pouvoir faire ce travail pour moi ? » et vous leur dites la vérité. « Si toutes les fournitures arrivent à temps, si l'informatique fonctionne, si personne ne tombe malade dans l’équipe, je pourrai le faire en 20 jours ». Malheureusement, le client entendra bla-bla-bla-bla-bla-bla-bla, 20 jours, et il n'entendra pas tous les « si » qui précèdent. Donc, la règle est ne de jamais mentionner le chiffre 20, car une fois mentionné, le client s'en souviendra. C'est plus compliqué, si votre patron demande : « En combien de temps pouvez-vous le faire ? » Vous répondrez : « C'est difficile de vous donner une estimation exacte aujourd'hui, car il y a des inconnus. Il y a des processus que nous n'avons encore jamais testé ». Ou bien : « Ça pourrait prendre entre 35 et 40 jours ». Ne dites jamais 20, même si on vous demande le meilleur que vous puissiez faire. Si vous êtes le patron, « quel est le meilleur que vous pouvez faire » n'est pas forcément la bonne question à poser à un manager du projet, car vous n'avez pas envie d'entendre la réponse. Ce serait merveilleux de pouvoir annoncer 60 jours, car vous savez de manière certaine que vous pouvez le faire en 60 jours. Dans ce cas, le problème est que personne ne vous croira. Une heure pour faire 25 kilomètre ? Et ils vont étudier votre projet en pensant : « 60 jours pour faire ça, c'est ridicule ! » Si vous vous trouvez dans le cadre d'une réponse à appel d'offre, 60 n'est pas non plus une prévision réaliste. Le contrat ira à a concurrence. Donc, que faire ? Je choisirai le juste milieu entre les délais et les coûts et dans notre exemple, ce serait 45. A première vue, ce mode de calcul peut paraître très scientifique. Mais en réalité, il est tout à fait réaliste. Nous sommes ici en train de parler du probabilité. L'écart type est de 1.5, et ça signifie que seulement 10% de vos projets dépasseront les 45 minutes. 10% seulement de vos projets dépasseront les délais ou les budgets. Donc, vous êtes à 90% confiant, si vous annoncer un chiffre à mi-chemin entre la moyenne et le pire. Gardez à l'esprit que vous allez quand même dépasser les délais ou le budget dans 10% des cas, c'est la réalité. Il faut l'accepter, et probablement que la plupart des chefs de projets seraient heureux d'afficher que seulement 10% de leur projets sont livrés en retard ou dépassent le budget initial. Si 90% de leur projets sont livrés dans les délais et le budget, c'est une grande source de satisfaction et de réussite. Donc, je recommande d'annoncer un chiffre à mi-chemin entre la moyenne et le pire. La plupart des chefs de projets vont calculer à partir d'une moyenne basée sur l'expérience des projets antérieurs, disons 30. Et c'est ce chiffre moyen qu'il vaut annoncer alors au client en disant qu'ils pourront livrer le projet en 30 jours, pour un prix de 20 000 euros, et ils ajouteront 10% pour avoir de la marge. Mais 10% de 30 minutes, c'est seulement trois minutes. Il suffit que la barrière se bloque à la sortie du parking pour que les trois minutes soient passées. Donc, n'ajoutez pas 10%, prenez la réalité comme point de départ, c'est à dire 45. Il est certainement plus fiable et honnête vis-à-vis du client d'annoncer des délais et des coûts que j'ai 90% de probabilité de respecter. Après tout, je veux que mon client soit satisfait. Maintenant, pensez à votre projet en cours. Avez-vous gardé assez de marge de manœuvre ? Sur quel délai vous êtes-vous engagé ?

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Date de parution :10 nov. 2016

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