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En planifiant le projet, vous devez faire des estimations. Cela peut être difficile, mais vous pouvez faciliter le processus. Commencez par évaluer la précision de vos estimations avec votre équipe.
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En planifiant le projet, vous devez faire des estimations. Cela peut être difficile mais vous pouvez faciliter le processus. Commencez par évaluer la précision de vos estimations avec votre équipe. Il existe trois niveaux de précisions. Commencez avec une estimation de plus ou moins 50% pour voir si le projet peut être mené à bien. À mesure que vous recevez les informations, vous pouvez réaliser des estimations plus précises. Le deuxième niveau est le niveau intermédiaire. Soit une marge d'erreurs de plus ou moins 25 %. À la fin d'une phase ou d'un projet pilote, estimez la phase suivante en fonction des leçons tirées précédemment. Le troisième niveau est le niveau détaillé. Ses estimations sont longues à effectuer mais sont beaucoup plus proches de la réalité à plus ou moins 10 %. Ensuite, estimez vos tâches. Il y a plusieurs approches. Si vous disposez d'informations issues d'un projet précédent, par exemple la performance d'un employé, n'hésitez pas à les exploiter. C'est une méthode efficace pour obtenir des estimations précises rapidement. Vous pouvez aussi demander des estimations de la part des personnes connaissant le travail à accomplir. Par exemple, présentez les tâches du projet à vos collaborateurs, et demandez-leur de les estimer. Demandez-leur les délais pour accomplir le travail. Vous pouvez aussi faire appel à des experts en interne ou en externe pour obtenir des estimations. Si vous adoptez cette méthode, deux possibilités s'offrent à vous. Soit vous faites confiance à la personne, soit vous demandez un deuxième avis en cas de doute. Cette dernière action est une approche d'estimation que l'on appelle : « la méthode Delphi ». Pour faire simple, son principe est « deux avis valent mieux qu'un ». Demandez par exemple des estimations à différents experts. Partagez ensuite les résultats en groupe et demandez une nouvelle estimation. Recommencez cette étape plusieurs fois, puis faites une moyenne de la dernière session pour votre estimation finale. Certains se basent sur le raisonnement des experts, d'autres sur les valeurs d'estimation. La méthode Delphi semble efficace sur ces deux aspects. Donc, vous pouvez utiliser celui qui vous paraît le plus approprié. Voici un exemple d'application de « la méthode Delphi ». À la première session, un expert estime 200 heures, un autre 150. Le troisième annonce 180 heures. À la deuxième session, le premier expert estime 190 heures. Les deux autres augmentent leur prévision. Ils se sont peut-être souvenus d'un aspect particulier. A la troisième session, les extrêmes se rapprochent de plus en plus. Le troisième expert annonce la même estimation qu'à la session précédente. À la quatrième session, les estimations se stabilisent. C'est celle-ci que nous allons utiliser. En faisant la moyenne des trois estimations, nous obtenons 180 heures. Il est aussi possible d'adopter une approche itérative quand au projet pour obtenir des estimations précises. Commencez par estimer une petite partie du projet. Livrez et évaluez la durée du travail. Vous pourrez estimer plus précisément les phases suivantes. Il existe également l'approche PERT, basée sur l'avis de personnes pessimistes et optimistes. Demandez à ces personnes leurs estimations. L'optimiste estime par exemple la tâche à 16 heures. Le pessimiste, 32. L'estimation la plus probable est 20 heures. La moyenne pondérée de ces trois estimations est 21 heures. Cette méthode permet aussi d'effectuer des simulations du projet pour déterminer les résultats. Grâce à l'analyse statistique, vous pouvez par exemple voir si le projet sera terminé à une date spécifique. Cette approche est utile lorsque le projet est nouveau pour vous et riche en incertitude. Les personnes tiennent compte des risques et comprennent l'incertitude des estimations. Il existe bien d'autres méthodes pour estimer vos tâches. Certaines sont peut-être spécifiques à votre secteur. Demandez à vos équipes l'approche qu'elles préfèrent. Une fois la méthode choisie, demandez-vous quelle approche utiliser. Ascendante ou descendante ? L'approche ascendante est plus précise quand votre projet est déjà décomposé. Voyons comment procéder. Estimez les tâches de votre liste. Additionnez les estimations de chaque tâche au sein d'un résumé de tâches. Vous obtenez l'estimation de ce résumé de tâches. Faites de même pour tous les résumés de tâches. Additionnez vos tâches jusqu'à arriver au sommet du projet. Le total des tâches principales vous donne une estimation globale du projet. Avec cette approche, n'oubliez-pas de prévoir du temps de communication, de gestion, de déplacement, etc. Avec l'estimation descendante, vous estimez d'abord les sections principales du projet. Par exemple les phases ou les sections de chaque livrable clé. Vous passez ensuite aux tâches secondaires en décomposant vos estimations pour prévoir les délais, coûts, des tâches de chaque phase section. Cette méthode est utile pour les premières estimations lorsque vous n'avez pas encore d'information détaillée. Elle fonctionne bien lorsque vous avez déjà travaillé sur un projet similaire. Vous devez également déterminer comment estimer la durée, en temps ou en heures travaillés. Les estimations sont souvent réalisées en temps. Par exemple, la rédaction du contenu prendra trois jours. Quand vous estimez, assurez-vous de savoir comment l'estimation est réalisée. Trois jours de travail à temps plein pour une personne ? Trois jours de travail en fonction de la disponibilité de la personne ? Trois jours de travail pour une équipe ? Par opposition, les heures travaillées vous donnent une meilleure idée des délais. Par exemple, la rédaction devrait prendre 24 heures. Une fois que vous avez cette information, vous pouvez estimez la durée. Trois jours pour une personne ou une journée pour une équipe de trois. Les estimations sont importantes car elles déterminent la durée et le coût du projet. Choisissez la méthode la plus adaptée à votre projet.

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