Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Envoyer un premier e-mail

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Vous allez apprendre à écrire et à envoyer un e-mail depuis Outlook. Jean-Luc Delon vous montre la démarche.
07:57

Transcription

Lorsque vous souhaitez envoyer un e-mail avec Outlook 2016 vous cliquez sur l'onglet Accueil puis dans le groupe Nouveau, vous cliquez sur l'icône Nouveau message électronique . Dans le dialogue qui fait son apparition, vous devez remplir certaines cases de manière obligatoire, et d'autres de manière facultative. La première des cases est la case À, c'est la case réservée à la saisie de l'adresse mail du destinataire principal de votre message. La case CC, c'est la case réservée au destinataire secondaire de votre message. Vous pouvez même dans certain cas trouvez une troisième case qui s'appelle CCI qui est une case destinée au destinataire en copie conforme invisible. Oh lala ça se complique. Ensuite, nous trouvons une case Objet qui va contenir le sujet de notre message. Et enfin, une grande case à l'intérieur de laquelle nous allons mettre notre message. Éventuellement nous allons trouvez dans cette grande case notre signature si tenté qu'au préalable nous aillons paramétrer une signature. Alors d'envoyer notre premier mail, je vous propose d'approfondir un petit peu cette notion de A, de CC, de CCI qui paraît bien compliquée. Lorsque vous êtes dans un cas très simple, c'est-à-dire lorsque vous souhaitez envoyer un mail à une seule et unique personne vous n'avez à remplir que la case À avec l'adresse mail de cette personne qui de par le fait devient le destinataire principal de votre message. Une adresse mail est toujours composée de deux parties: le nom de la boite le symbole @ qui veut dire chez traduit en français et derrière le nom du domaine qui héberge cette boite. L'adresse paul@outlook.com veut dire tout simplement la boite mail de Paul hébergée chez le serveur Outlook.com. Lorsque donc j'écris cette adresse mail dans ma case A, Paul va recevoir ce mail, ce mail il va le recevoir comme si j'avais mit une carte postale à la boite à lettre ah, c'est-à-dire que le mail peut être lu par des personnes intermédiaire. Il faut savoir que lorsque vous envoyez un mail celui-ci va transiter par plusieurs appareilles, il va être copié sur chacun de ces appareilles avant d'arriver chez votre destinataire. Donc sur chacun des appareils sur lesquels ce mail sera recopié et bien au moins l'administrateur de cet appareil peut lire le contenu de votre mail. Donc attention, il n'y a aucune discrétion ah, le fait d'envoyer un mail c'est tout à fait le fait de mettre une carte postale sans enveloppe dans une boite à lettres, le facteur peut lire le contenu ah, de votre message ainsi que le destinataire. Une deuxième possibilité, c'est de dire je souhaiterai envoyer le même mail à plusieurs personnes, dans ce cas là vous mettez plusieurs adresses mail, dans la case 1 en séparant chacune d'entre elles par un point virgule. À ce moment là, chacun des destinataires est considéré comme étant le destinataire principal de votre mail. La politesse sur internet veut que le destinataire principal et bien est tenu de répondre à votre mail. Maintenant, vous voulez peut être mettre une certaine hiérarchie dans vos destinataires. Vous souhaitez avoir un ou plusieurs destinataires principaux et vous souhaitez avoir un ou plusieurs destinataires secondaires. Si vous souhaitez avoir un ou plusieurs destinataires secondaires, c'est là que la case CC voulant dire Carbon Copy, fait son apparition. L'adresse mail que vous mettez dans A indique que le destinataire principal de ce mail c'est Paul. L'adresse mail que vous avez mit en CC, indique que le destinataire secondaire de votre même mail c'est Phil. Lorsque Paul et Phil reçoivent votre mail, ils peuvent prendre connaissance de ce mail. Paul par politesse est tenu de vous répondre, par contre Phil lui n'est pas tenu de vous répondre, parce que la personne qui est en CC reçoit le mail pour information seulement. Phil est en capacité lorsque il reçoit le mail de voir que vous l'avez envoyé à Paul. Paul est en capacité lorsque il reçoit le mail de voir que vous l'avez aussi envoyé à Phil en tant que destinataire secondaire. Donc ces deux personnes voient les adresses mails l'un de l'autre. Dans certains cas c'est gênant, parce que Paul et Phil ben il ne s'entendent pas du tout. Donc vous ne voulez peut être pas que Paul sache que vous avez envoyé le même mail à Phil et que Phil sache que vous avez envoyé ce mail aussi à Paul. Comment résoudre ce dilemme ? Et bien tout simplement en utilisant la case CCI qui veut dire Carbon Copy Invisible. Toutes les adresses mails que vous mettez dans CCI sont invisible aux autres, ça veut donc dire que si je mets paul@outlook.com dans CCI point virgule pour séparer cette première adresse de la seconde. et derrière, je mets phil@gmail.com cela veut donc dire que ces deux personnes vont revoir un mail, mais Paul ne verra pas que j'ai aussi envoyé ce mail à Phil. Phil ne verra pas que j'ai aussi envoyé ce mail à Paul. Paul et Phil ne peuvent pas voir les adresses mails des autres destinataires qui sont en CCI, voilà donc à quoi sert la case CCI. Alors maintenant vous avez la possibilité de faire un joyeux mélange de tout cela, vous pouvez avoir un ou plusieurs destinataires en A, personne en CC et plusieurs destinataires en CCI. Vous pouvez aussi avoir quelqu'un en A, quelqu'un en CC et quelqu'un en CCI, bref à vous de jouer. Je vais taper l'adresse mail de mon destinataire, on va dire que je souhaite écrire à paul@outlook.com. Si je veux mettre un autre destinataire je mets un point virgule. Et derrière je fais phil@gmail.com par exemple. Ça c'est une première possibilité. La seconde possibilité, j'efface tout cela, consiste à utiliser le bouton A. Lorsque je clique sur le bouton A, j’accède directement à une autre fonctionnalité de Outlook ah, que nous verrons ultérieurement, à savoir les contacts. Et là je peux designer qui doit recevoir quoi. Je vais donc par exemple cliquer sur ce contact, cliquer sur A, son adresse fait automatiquement son apparition, l'intérêt c'est que je ne risque pas de me tromper lors de la frappe. Ensuite, j'ai la possibilité de cliquer sur cette personne et de cliquer sur CC. Puis de cliquer su celle-là et de cliquer sur CCI. Puis sur celle-là et de recliquer sur CCI, bref je peux remplir les différentes cases de cette manière là en évitant donc la frappe des différentes adresses mails. Je supprime toutes ces adresses, je fais OK. Il ne me reste plus maintenant qu'à mettre un objet à mon message. qui est une information importante puisque cette information, je pousse cette fenêtre, c'est la première que le destinataire voit. Voyez par exemple, j'ai reçue ces deux mails et bien l'objet il est ici. L'objet de ce mail il est là. Et donc lorsque je reçois beaucoup de mails, pour moi un objet est importante, parce que c'est grâce à l'objet que je vais pouvoir dire tiens ce message pour moi est plus important que celui-là. Donc si je n'ai pas trop le temps je vais commencer par regarder les messages qui me semblent importants pour moi. D'où l'intérêt de remplir correctement cette case Objet. J'ai l'habitude de mettre la plupart du temps à propos de et d'inscrire derrière en quelques mots le pourquoi de mon message. Ensuite, vous faites le corps de votre message, le corps de ce message doit respecter les règles de la politesse habituelle, monsieur, ou madame, ou madame monsieur. Et ensuite, vous écrivez votre texte en respectant l'orthographe, en respectant les ponctuations, bref en restant tout à fait correcte et courtois. Une fois donc votre mail est rempli, il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton Envoyer, pour que votre destinataire ou vos destinataires reçoivent votre mail.

Office 365 : L'essentiel d'Outlook

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Date de parution :30 sept. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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