SharePoint 2016 : Les formulaires InfoPath

Envoyer un formulaire dans une bibliothèque

TESTEZ LINKEDIN LEARNING GRATUITEMENT ET SANS ENGAGEMENT

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
D'une part, vous allez envoyer les données des formulaires à une bibliothèque de documents SharePoint. D'autre part, vous nommerez de manière dynamique le fichier du formulaire, en fonction du nom de la société et de la date du jour.
05:28

Transcription

Dans un des exercices précédents vous avez créé un formulaire qui s'appelle Identité, qui permettait d'alimenter automatiquement la Bibliothèque SharePoint 2016/ Employés. On peut l'ouvrir effectivement, on la voit ici. Donc cette Bibliothèque vous permet effectivement de renseigner à la fois le Formulaire, en cliquant sur Nouveau et aussi d'alimenter cette propre Bibliothèque. Maintenant supposons que vous souhaitiez alimenter une autre Bibliothèque parce que vous avez décidé par exemple de centraliser les réponses à certains de vos questionnaires dans une Bibliothèque précise. Eh bien, c'est possible. Vous allez retourner sur InfoPath et là, vous cliquez sur le ruban donné, et vous voyez une option d'envoi et vous pouvez autorisez les utilisateurs à envoyer ce formulaire donc, soit dans le Courrier électronique, une Bibliothèque star. Nous, on va l'envoyer dans une Bibliothèque de Documents. Et pour ce faire vous allez ajouter une Connexion de données d'envoi. Donc, vous cliquez sur Ajouter. Alors normalement, vous devriez avoir une Bibliothèque de Documents qui s'appelle tout simplement Documents, qui est ici, d'ailleurs, sur le site, c'est cette Bibliothèque-là. Si ce n'est pas le cas, vous créez une Bibliothèque de Documents. Donc là, ici vous allez renseigner le Nom de la Bibliothèque. Donc son URL c'est en fait « documents/espace/partager ». Le nom de fichier est bien justement, ici vous allez en plus en profiter pour générer automatiquement le nom de fichier. Donc vous cliquez sur FX, vous cliquer sur Insérer une fonction, vous allez prendre la catégorie Texte et là, vous prenez « concat ». Voilà, vous allez donc double cliquer sur le premier champ et vous allez prendre le nom de la personne, ensuite vous allez mettre un caractère de séparation qui va être tout simplement le tiret qui est en-dessous du chiffre 6 et vous concaténez aussi avec donc, le Prénom, tout simplement. Vous pouvez rajouter des concaténations dans des Concaténations. Donc, vous pouvez faire des choses assez complexes qui tiennent compte de la réalité de votre organisation, bien évidemment. Voilà, vous validez, c'est ce que vous avez fait, faites maintenant « Suivant ». Vous avez un Nom de connexion, vous pouvez le garder. « Terminer ». Et donc là, vous retrouvez effectivement votre paramétrage. Alors, juste avant de valider regardez l'information qui vous est donnée. On vous propose et gardez cette option-là d'Afficher le bouton Envoyer dans le ruban et l'onglet d'infos. Très bien, donc vous faites OK. Vous vous appuyer sur F5, Vous mettez ici un nom, par exemple « Dubois Chris » qui est un « Homme » et si vous allez dans le ruban Accueil, vous voyez bien apparaître « Envoyer ». Donc, a priori ça a l'air de fonctionner, vous fermez ici l'Aperçu et maintenant que vous allez publier ce que vous venez de faire, donc là, vous pouvez tout simplement utiliser, eh bien, la publication rapide et vous pouvez Ouvrir ce formulaire dans le navigateur. Alors là, justement vous allez mettre pour de vrai « Dubois Chris », « Homme » et vous retrouvez bien sûr « Envoyer » . Donc vous cliquer sur « Envoyer ». Alors, au niveau de la Bibliothèque Employés, en fait je peux faire F5, mais il n'y aura pas d'informations supplémentaires. Par contre, si je vais maintenant dans la Bibliothèque Documents, là, je vais trouver mon enregistrement avec ma création « Dubois Chris » modifiée il y a quelques secondes, etc. La Bibliothèque Documents va centraliser. Alors, allons un petit peu plus loin. Retournez sur InfoPath et vous allez remarquer la présence notamment de « Enregistrer, fermer » qui ne sert plus à rien pour nous. Donc vos allez modifier ce paramétrage en allant dans Fichier, « Option de Formulaire » et là, en fait, vous avez directement tous les paramètres du formulaire, notamment dans la catégorie « Navigateur WEB ». Eh bien, voyez que vous pouvez éventuellement décocher, d'ailleurs c'est ce que vous allez faire, voilà, vous pouvez décocher « Enregistrer, Enregistrer sous, Fermer ». Faites OK. Vous republiez bien sûr, vous ouvrez à nouveau et là, maintenant, vous allez mettre « Dupont », « Didier ». « Homme » et vous n'avez plus qu' « Envoyer » qui apparaît là. Vous cliquez « Envoyer » et dans Documents vous trouvez bien, si vous faites F5, « Dupont - Didier » qui a été créé. Évidemment, vous pouvez accéder aux informations qui sont stockées. En ouvrant le Fichier vous retrouvez les informations en question. Pour résumer un peu ce que vous avez fait dans cet exercice, eh bien, vous avez appris à envoyer un formulaire rempli dans une Bibliothèque de Documents SharePoint grâce aux Options d'envoi. Vous avez aussi fait une règle pour calculer automatiquement le Nom du Fichier à partir des informations saisies. Et enfin, vous avez modifié le paramétrage du Menu pour ne faire apparaître finalement que les Options dont vous aviez besoin pour votre formulaire.

SharePoint 2016 : Les formulaires InfoPath

Créez des formulaires interactifs et dynamiques avec InfoPath. Découvrez les bonnes pratiques et les erreurs à éviter lors de l'utilisation et la création de formulaires.

2h32 (34 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 
Logiciel :
Spécial abonnés
Date de parution :2 mars 2017

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !